Los desastres pueden afectar a todos los negocios.
Si crees que tu negocio es demasiado pequeño para estar en riesgo, piénsalo de nuevo. Si consideramos solo las interrupciones de seguridad cibernética, un sorprendente 43 por ciento de los ataques cibernéticos se dirigen específicamente a las pequeñas empresas. Y eso no tiene en cuenta todos los otros tipos de desastres que pueden detener su negocio en sus pistas. Sabiendo que más del 40 por ciento de las empresas nunca volverán a abrir después de que ocurra un desastre, es difícil discutir con la posición que usted necesita para planificar lo inimaginable. Como propietario de un negocio, necesita saber exactamente qué hacer para que su negocio vuelva a funcionar rápidamente si ocurre algo terrible. Aquí es donde entra en juego un plan de continuidad del negocio.
¿Qué es un plan de continuidad del negocio?
Un plan de continuidad comercial describe de forma proactiva los pasos que tomará en su negocio para recuperarse de (y en algunos casos evitar) los desastres que puedan ocurrir. El objetivo es analizar las posibles amenazas, identificar las áreas esenciales de la empresa que necesitan centrarse primero y describir claramente lo que debería suceder para evitar la pérdida de ingresos o la interrupción sostenida del negocio.
Un plan de continuidad empresarial efectivo debe incluir la siguiente información:
- Un resumen de los procesos y funciones comerciales más importantes.
- Un análisis exhaustivo de las amenazas potenciales que podrían interrumpir las operaciones comerciales.
- Una lista de información de contacto de emergencia tanto en el sitio como fuera del sitio.
- Estrategias de comunicación interna y externa.
- Identificación del equipo de recuperación y responsabilidades de cada persona
- Instrucciones claras para acceder y restaurar datos de recuperación fuera del sitio.
- Identificación de oficinas comerciales o ubicaciones temporales.
- Un registro de cambios que resume las actualizaciones realizadas al plan y cuándo se realizaron (para fines de control de la versión).
¿Quién lo necesita?
Todas las empresas, grandes y pequeñas, deben tomarse el tiempo para crear un plan de continuidad del negocio. La complejidad de su plan depende del tamaño, tipo y ubicación de su negocio, pero si está operando un negocio, necesita tener un plan que describa lo que hará si algo amenaza sus operaciones.
Un plan de continuidad empresarial bien desarrollado puede proteger todos los aspectos de su negocio: datos, ubicación de la empresa física y equipos, personal, inventario y capital intelectual. Si su negocio enfrenta una interrupción y no tiene un plan de continuidad del negocio para mitigar el daño, puede perder ingresos, personal esencial, competitividad en la industria e incluso su reputación pública positiva. La conclusión es que el plan de continuidad es tan importante como otros tipos de planes comerciales , por lo que debe tener uno para proteger a su empresa en caso de que la necesite.
7 consejos para crear y usar su plan de continuidad comercial
Ahora que hemos cubierto la importancia de un plan de continuidad del negocio, es hora de comenzar a crear uno.
Los consejos que figuran a continuación simplificarán el proceso y lo ayudarán a crear el plan de continuidad empresarial más efectivo posible:
- Use una plantilla : todos los planes de continuidad del negocio tienen información similar, por lo que puede ahorrarse una gran cantidad de tiempo descargando una plantilla de continuidad del negocio y luego personalizándola para su negocio. Regálese una ventaja al descargar y actualizar esta plantilla de FEMA, o esta en TechTarget.
- Facilite la ejecución: si el plan de continuidad de su negocio es desorganizado y confuso, la utilidad y la capacidad de ejecutar de manera oportuna serán limitadas. Lo hace fácil de entender y ejecutar al incluir instrucciones claras paso a paso o listas de verificación que describen exactamente lo que se debe hacer. También puede facilitar la ejecución mediante el uso de ayudas visuales como diagramas de flujo, gráficos y diagramas para demostrar las acciones que son necesarias.
- Rellene el tiempo de recuperación estimado: un plan de continuidad comercial implica hacer suposiciones y estimaciones sobre lo que podría suceder, lo que se debe hacer y cuánto tiempo llevará recuperarse. Una manera de asegurarse de tener suficiente tiempo para volver a encarrilar la empresa es agregando tiempo de recuperación adicional para volver a funcionar. Esto puede darle a su empresa un poco de espacio para respirar durante la fase de recuperación.
- Pruébelo a fondo: evite crear su plan de continuidad del negocio y solo espere lo mejor. Debe probarlo y planear varias revisiones para asegurarse de que todas las áreas comerciales más críticas estén incorporadas y planificadas adecuadamente.
- Actualice la información regularmente : no deje que su plan se siente y acumule polvo. Si invierte tiempo para crear un plan de continuidad del negocio, también debe dedicar el tiempo necesario para asegurarse de que sea exacto. Programe registros regulares (al menos cada seis meses) para revisar y actualizar toda la información incluida en el documento, incluido el personal, la información de contacto, las ubicaciones y las estrategias.
- Compártalo con personal clave: todos los que tienen responsabilidades en el plan de continuidad del negocio deben estar conscientes de ellos y tener una comprensión clara de los roles que desempeñarán en la ejecución del plan. En muchos casos, también tiene sentido mantener actualizado al resto del personal en un nivel más amplio para que puedan intervenir y ayudar si es necesario.
- Proporcione capacitación para respaldar el plan: la ejecución adecuada de un plan de continuidad del negocio puede requerir que algunos de sus empleados vayan más allá de sus responsabilidades cotidianas para completar tareas adicionales. Asegúrese de tomarse el tiempo para capacitar a cada uno de estos empleados sobre lo que deben hacer, de modo que no haya una brecha de conocimiento si el plan necesita ponerse en acción.
Una vez que se haya creado su plan de continuidad del negocio, también debe desarrollar un plan de recuperación de desastres que pueda ejecutar para que sus operaciones vuelvan a funcionar si ocurre un desastre.