Mantenga sus recibos organizados para impuestos, seguros e informes de gastos
¿Tiene un montón de recibos para organizar y manejar antes de que pueda siquiera pensar en que le reembolsen sus gastos? O tal vez los necesite para documentar sus gastos relacionados con impuestos o respaldar un reclamo de seguro. Aquí hay algunas excelentes opciones de software que pueden ayudarlo a organizar esos recibos usando un escáner de documentos si está buscando una forma más simple y más rápida.
NeatReceipts Mobile Scanner y sistema de archivo digital
El escáner móvil y el sistema de archivos digitales NeatReceipts constan de un escáner compacto y liviano, el software para organizar recibos y otras imágenes digitales, un cable USB y accesorios para viajes y almacenamiento de escritorio.
El software NeatReceipts organiza los recibos, la documentación relacionada con los impuestos, las tarjetas de visita y los documentos, y lo hace todo por separado, por lo que es fácil encontrarlos cuando los necesite. Los recibos pueden imprimirse, enviarse por correo electrónico o exportarse a una variedad de formatos, incluidos PDF, OFX y QIF.
02 - Shoeboxed
Escanee sus recibos y envíelos electrónicamente a Shoeboxed para organizarlos y almacenarlos en línea.
Shoeboxed puede integrarse con QuickBooks Online bajo ciertos planes, y los diagramas y gráficos de análisis de gastos también están disponibles en línea. También hay aplicaciones gratuitas para iPhone, iPad y Android que ofrecen funciones como la posibilidad de utilizar el GPS integrado de su teléfono para realizar un seguimiento preciso del kilometraje y capturar imágenes de recibos con la cámara de su teléfono inteligente.
Los "Sobres Mágicos" de Shoeboxed son sobres gratuitos que pueden llenarse con recibos, tarjetas de visita y otros elementos relacionados con el papel, y luego simplemente enviarlos por correo. Esto le ahorra tener que escanearlos. Shoeboxed lo hará por usted, escaneándolos en archivos digitales y devolviéndole las copias en papel de forma gratuita.
Los recibos también se pueden importar automáticamente de su correo electrónico si usa Google Gmail. De lo contrario, aún puede enviar sus recibos por correo electrónico a Shoeboxed para que puedan ser rastreados.
Shoeboxed puede exportar datos a Quicken, Excel y a formatos de archivo CSV o PDF.
Hay tres planes principales de Shoeboxed para elegir:
- Lite : hasta 50 documentos por mes para un usuario
- Clásico : Apropiado para propietarios de pequeñas empresas, 150 documentos por mes, Magic Envelopes prepagos (solo EE. UU.) Con devolución de documentos y integración de QuickBooks Online. Para hasta dos usuarios
- Negocio : las mismas ofertas que Classic, pero con 500 documentos por mes y hasta tres usuarios.
También hay un plan gratuito pero de muy pequeña escala con un límite de cinco documentos por mes, así como un gran plan de negocios para 1,000 documentos por mes. Cada plan ofrece un período de prueba gratuito.
Visioneer RoadWarrior
El Visioneer RoadWarrior es un software de organización de recibos empaquetado con un pequeño escáner móvil alimentado por USB que puede escanear una página en segundos. RoadWarrior utiliza la tecnología Kofax Virtual ReScan o VRS para mejorar el escaneo y el software organiza recibos y documentos escaneados. Las imágenes de recibo se pueden guardar en formato PDF con capacidad de búsqueda o como documentos de Word, Excel o WordPerfect. Las tarjetas de visita también se pueden escanear.
Rack2-Filer
El software Rack2-Filer se incluye con el Fujitsu ScanSnap S1300i y escanea recibos y otros documentos para almacenamiento digital en formatos como DOC y DOCX o Adobe PDF de Microsoft Word. Organice los recibos escaneados y los documentos en Rack2-Filer en archivadores virtuales y archivadores electrónicos, que se pueden examinar volteando páginas.
- Si está trabajando en carpetas electrónicas, simplemente resalte la información y agregue hojas divisoras, hipervínculos o notas adhesivas.
- La búsqueda de Rack2-Filer verifica cada documento, incluidas las notas adhesivas y los títulos de las carpetas, por palabra, frase o número.