Preparación de un presupuesto de gastos administrativos y de ventas

Desarrollando el presupuesto operativo

El presupuesto de gastos administrativos y de ventas forma parte del estado de pérdidas y ganancias proforma o presupuestado de una empresa. Esta porción del presupuesto incluye los gastos operativos planificados para el negocio, excluyendo sus costos directos de fabricación . Los costos de fabricación de la empresa se clasifican como "Costo de los bienes vendidos" y tienen su propia categoría en la declaración presupuestada de pérdidas y ganancias.

Costos administrativos y de venta, también conocidos como costos de venta, generales y administrativos (SG & A), incluidos los gastos asociados con la administración general del negocio, como los costos de mano de obra administrativa, alquiler, suministros de oficina y otros gastos generales .

El estado de pérdidas y ganancias presupuestarias principal de una empresa incluye estos gastos junto con los ingresos por ventas, el costo de los bienes vendidos y otros gastos, como los intereses y la depreciación.

¿Qué tipos de gastos califican?

Los gastos de venta y administrativos aparecen en el estado de resultados de una empresa, justo debajo del costo de los bienes vendidos. Los gastos típicos de la empresa de contabilidad, legal, ventas, marketing, instalaciones y otras actividades corporativas entran en esta categoría. Estos costos pueden ser fijos o variables; por ejemplo, las comisiones de ventas son un gasto de venta variable que depende del nivel de ventas que el personal de ventas obtiene. Sin embargo, la fuerza de ventas también recibe salarios base fijos, que permanecen iguales independientemente de cualquier cambio en el nivel de ventas. El edificio de oficinas o la renta del almacén es un gasto administrativo fijo, mientras que el costo de los suministros de oficina y los gastos de servicios públicos se contabilizan como gastos administrativos variables.

Para las partidas de gastos que no cambian con el tiempo, la presupuestación simplemente requiere determinar el monto anual, determinado a partir del año anterior y ajustado para cualquier cambio proyectado y luego dividido en trimestres o meses para completar el nuevo presupuesto.

Al elaborar un presupuesto para gastos variables, es importante utilizar un proceso que aborde los costos que podrían aumentar o disminuir según el nivel de ventas en un período de tiempo determinado.

Por ejemplo, el gasto de comisión de ventas varía cada mes según la cantidad de unidades vendidas. La compañía también puede tener más vendedores y vender más unidades durante una temporada determinada. Los gastos de viaje de los empleados, la publicidad y el marketing también pueden cambiar de un mes a otro debido a la estacionalidad, el lanzamiento de nuevos productos, el aumento de viajes de los empleados y otros eventos.

El proceso de preparación del presupuesto

Para preparar un presupuesto, una empresa primero debe decidir la unidad de tiempo para usar. Un presupuesto calculado mensualmente generalmente tiene un buen nivel de detalle, mientras que algunas empresas prefieren un presupuesto trimestral de más alto nivel. Debido a que algunos de los gastos de la compañía varían con las ventas, el número proyectado de unidades vendidas se convierte en el punto de partida del presupuesto. Los analistas recopilan información para estimar los costos variables aproximados por unidad vendida y la utilizan para calcular los gastos mensuales del presupuesto de costos variables. Para los gastos fijos, los costos se ingresan en el presupuesto por mes sin variación.

Ejemplo

ArtCraft Pottery Company produce reproducciones de cerámica famosa. Para desarrollar la porción de gastos administrativos y de venta (S & A) del presupuesto de ArtCraft Pottery, el cálculo comienza con una estimación de la cantidad de unidades de cerámica que la compañía proyecta que venderá en cada trimestre del próximo año.

La compañía sabe, de la historia anterior, que sus gastos variables de S & A promedian hasta $ 0.10 por unidad vendida. Los salarios fijos cuestan alrededor de $ 1,400 por trimestre. La compañía estima que los costos de publicidad para los trimestres 1 a 4 son de $ 100, $ 200, $ 800 y $ 500, respectivamente, en función de los gastos del año anterior.

ArtCraft Pottery Selling and Administrative Expense Budget
Trimestre 1 2 3 4 Año
Unidades para ser vendidas 1,000 1,200 1,500 2,000 5,700
Gastos variables de A & A por unidad x0.10 x0.10 x0.10 x0.10 x0.10
Total de gastos variables $ 100 $ 120 $ 150 $ 200 $ 570
Gastos de venta y administrativos fijos:
Salarios $ 1,400 $ 1,400 $ 1,400 $ 1,400 $ 5,680
Utilidades $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 200
Publicidad $ 100 $ 200 $ 800 $ 500 $ 1,600
Depreciación $ 150 $ 150 $ 150 $ 150 $ 600
Total de gastos fijos $ 1,720 $ 1,820 $ 2,420 $ 2,120 $ 8,080
Gastos totales de S & A $ 1,820 $ 1,940 $ 2,570 $ 2,320

$ 8,650