Pautas de plantilla de factura para escritores independientes

Lo que debe saber sobre las facturas

Cuando contrato nuevos escritores ( que a veces hago para el trabajo de volumen ), a menudo tengo que explicarles lo simple que puede ser una factura. Es difícil leer el tono en algunos correos electrónicos, pero creo que algunos de ellos pueden entrar en pánico cuando digo que quiero una factura. ¡No hay necesidad de entrar en pánico!

¿Para qué necesitan eso?

Una factura sirve para varios propósitos. No es solo el catalizador el que te paga, aunque me atrevería a decir que ese es el papel # 1, ¿eh?

Pero esa factura a menudo es necesaria para el comprador por otros motivos. Ellos necesitan ese registro. Deben demostrar que le pagaron, a menudo para que puedan cancelar su pago . En mis años de escritura, solo tenía un cliente, una revista, que no necesitaba una factura. No estoy seguro de por qué o cómo lo lograron.

Tipos de facturas / software

En el artículo original que escribí sobre facturas, dije que simplemente me quedo con un documento de Word. Si tengo tiempo, lo cambiaré a PDF, pero eso no siempre sucede. Otra práctica común que he visto es el uso de una hoja de cálculo de Excel para generar la factura. Pero una consideración importante que no mencioné en aquel entonces es la plétora de software de contabilidad que hay. Debido a las opciones asequibles para pequeñas empresas, como Freshbooks o Quickbooks , es posible que nunca tenga que generar una factura usted mismo de todos modos. He escuchado cosas maravillosas sobre estas aplicaciones, pero aún no las he comprobado.

¿Pensamientos? Asegúrese de dejar pensamientos en mi blog sobre el tema.

Qué incluir

Desde ese artículo original, he aclarado algunas de las partes más importantes de una factura de escritura. Es, por supuesto, a través de prueba y error.

• Su nombre y dirección de correo deben estar en la parte superior para que el cheque pueda llegarle rápidamente y para que no envíe un correo electrónico dentro de una semana para solicitarlo.

• Incluya un logotipo para fines de marca (si tiene uno).
• ¡Fecha la maldita factura! Algunas compañías y editores tienen un período de espera obligatorio en su factura, 30 días, incluso 60 días, y usted desea la fecha correcta allí. Una vez más, se trata de evitar un retraso en el pago.
• Si haces varios proyectos para este cliente, ¡nombralos! Use un fraseo que denote este proyecto del anterior o posterior. Limitará las confusiones y (lo adivinaste) te pagará a tiempo.
• Haga las instrucciones de pago claras. Si desea un cheque en papel, ¿debería hacerlo usted o su empresa? Si desea un pago de Paypal, entonces, por supuesto, incluya la información relevante.
• Algunas compañías grandes y editores solo se referirán a su factura por un número de factura. A veces incluso dictan ese número o las convenciones de su número. Si no, simplemente uso la fecha: Factura n. ° 112811.
• Lo anterior representa un par de años de bailes de facturación. Asegúrese de leer los conceptos básicos de lo que debe incluir en su factura de escritura aquí.

Consejos para las facturas del escritor

He oído de algunos clientes que no necesariamente necesitan la larga enumeración que he incluido en las facturas anteriores. Al mismo tiempo, me he encontrado con clientes que me piden que descomponga mi factura en partes muy específicas.

Cuando se trata de generar facturas, es importante tener en cuenta que no está ganando dinero haciendo esto. Por lo tanto, mantenlo simple y rápido. Me gusta esta idea del jueves Bram en Women on Writing. Ella dice que hace las facturas en conjuntos, en un día de la semana. También puede crear una plantilla, guardarla y volver a utilizarla.

Aquí hay algunos consejos:

1. Quédate con lo que sabes No conozco a muchos escritores que no pueden usar Microsoft Word y / o Publisher mientras duermen, así que considere usar una de las plantillas provistas con estos sistemas de software para crear su factura.

2. Marcalo. Desea que este empleador lo recuerde en el futuro si tienen otros puestos disponibles. Si tiene un logotipo, o incluso cierta fuente, presupuesto o diseño exclusivo de su servicio en particular, considere usarlo en su factura. Como mínimo, debe incluir su nombre, dirección y otra información de identificación en el encabezado de su factura.

1. Proporciona los detalles. El cuerpo principal de la factura debe detallar el servicio que brindó. Si completó el servicio a través de una tarifa por hora, asegúrese de enumerar las horas trabajadas. Si completó un proyecto por página o por palabra, proporcione esos detalles también. Deberá detallar exactamente qué hizo, cómo y durante cuánto tiempo.

2. Sácalo. Incluya una columna por cargo que indique su tasa (es decir, centavos por palabra o dólares por hora), y luego extráigala a una columna de cargos totales. Esto no solo ayuda a eliminar los errores matemáticos o los errores tipográficos, sino que también proporciona al cliente una forma fácil de calcular el costo de contratarlo para el trabajo futuro.

3. Negrita el total. Haga que el gran total sea fácil de encontrar para el departamento de contabilidad; ¡quizás te paguen mucho más rápido!

4. Cite tus términos. Con suerte, esto no será una sorpresa para su cliente, ya que los términos generalmente se discuten antes de tiempo. Lo que sea que haya acordado, recuerde suavemente a su empleador agregando un anuncio de una y dos frases debajo del total debido. Ejemplo: Total neto vencido 10 días.

5. Corregir. ¡Y luego corregir de nuevo! Ahora no es el momento de espaciar y perder una posible cuenta en el futuro. Asegúrese de que su factura sea tan perfecta e impecable como su proyecto antes de entregarla.

6. Recibir el pago. ¡Celebra tu éxito!