Qué hacer antes de irse de vacaciones
Preparar su oficina antes de cerrar durante las vacaciones requiere una preparación cuidadosa. La mensajería adecuada garantizará que sus clientes, proveedores y empleados puedan planificar el cierre, y eso significa que no tendrá que lidiar con muchas quejas enojadas antes y después del descanso. Eso debería hacer que unas vacaciones sin preocupaciones y un merecido descanso.
Aquí hay una lista de verificación sencilla de los pasos, desde configurar los mensajes que se terminaron para el día de fiesta hasta restablecer los termostatos, que harán que sus vacaciones se cierren sin problemas y sean rentables.
01 - Notificar a los empleados, clientes y vendedores
Puede notificar a los clientes a través de su sitio web y el mensaje de asistente automático en su sistema telefónico.
Los vendedores (especialmente aquellos con horarios de entrega recurrentes) deben ser notificados por correo electrónico, teléfono o correo postal regular.
02 - Notificar al personal de seguridad o a los servicios
Notifique a su personal de seguridad o servicio de seguridad acerca de las próximas fechas de cierre. Asegúrese de que sus proveedores de seguridad tengan una lista de contactos de emergencia actualizada que contenga la información de contacto, incluidos los números de teléfono, para usted y sus empleados clave. Deben saber a quién contactar en caso de un problema de seguridad, incluso cuando la oficina está cerrada por negocios, y quién está autorizado para estar en el edificio durante el cierre.
03 - Cambiar el saludo del operador automatizado
Una o dos semanas antes del cierre, registre un saludo de asistente automático en su sistema telefónico que explique que la oficina estará cerrada por un período prolongado. Incluya la fecha en que cerrará y cuándo espera reabrir. Justo antes de irse, grabe un segundo saludo automatizado que enfatiza cuándo volverá y, cuando corresponda, a quién debe dirigir las consultas en su ausencia.
Si proporciona servicios de emergencia, como calefacción y aire acondicionado, plomería u otros servicios esenciales para el cliente, asegúrese de informarles a sus interlocutores cómo comunicarse con su servicio de contestador o con su teléfono celular en caso de una emergencia.
04 - Notificar a su servicio de contestador
Notifique a su servicio de respuesta de las fechas en que se cerrará la oficina y actualice su lista de contactos con los números de teléfono de los empleados que estarán de guardia. Asegúrese de que sepan a quién contactar en situaciones específicas; no quiere que se avise a los gerentes de alto nivel en caso de un problema de entrega, por ejemplo.
05 - Cambiar saludos de correo de voz
Si el sistema de su teléfono permite que los empleados reciban llamadas externas en sus escritorios, indíqueles que graben un mensaje de "cerrado por vacaciones" o un saludo de correo de voz "fuera de la oficina" que brinde a los llamantes detalles esenciales sobre el cierre. Los empleados deben informar a las personas que llaman cuándo regresarán a la oficina y qué hacer si necesitan asistencia inmediata mientras la oficina está cerrada. En la mayoría de los casos, no desea que los empleados proporcionen información de contacto personal.
06 - Reduzca los termostatos, apague el equipo de oficina
Ahorre energía y dinero configurando o reprogramando los termostatos de su oficina durante el apagado. Se sorprenderá de los ahorros de costos que puede acumular, y puede ser una buena oportunidad de relaciones públicas; demuestre que su empresa está comprometida a preservar los recursos.
También puede ahorrar energía y dinero apagando todos los equipos de oficina no esenciales, incluidas las luces de escritorio, las copiadoras, las impresoras y las computadoras.
07 - Servidores de respaldo
Si tiene computadoras y servidores, asegúrese de que el ciclo de copia de seguridad se ejecute correctamente antes y después del apagado. Reduzca su exposición a un desastre programando su copia de seguridad externa para un retiro anticipado, en lugar de esperar a que la empresa vuelva a abrir. Esta es un área en la que desea tener instrucciones claras sobre a quién contactar en caso de un problema, por lo que debe asegurarse de que su servicio de respuesta esté correctamente informado.
08 - NO apague
Hay algunos equipos de oficina que no debe apagar, incluidos:
- Máquinas de fax
- Sistema telefónico
- Servidores y sistemas de respaldo
- Unidades de refrigeración
- Sistemas de seguridad