De hecho, se le puede preguntar si es un planificador de fiestas o un planificador de reuniones. En la profesión de planificación de eventos, los títulos de los trabajos son tan diversos y numerosos como los servicios ofrecidos y, a menudo, puede ser difícil describir y diferenciar uno de otro.
Puede ser desafiante cuando se prepara una cartera de planificación de eventos, se busca trabajo o se trabaja con un cliente que no comprende correctamente las funciones y responsabilidades de su trabajo.
Gestión de eventos vs. planificación de eventos
Si bien están estrechamente relacionados, la gestión de eventos y la planificación de eventos son dos funciones muy diferentes. La diferencia clave radica en estas dos palabras: gestión y planificación. En términos muy simples, los administradores de eventos administran el evento y los planificadores de eventos planifican el evento.
Dicho esto, los administradores de eventos también pueden planificar aspectos de eventos y los planificadores de eventos pueden administrar ciertos componentes del proceso de planificación del evento. Los gerentes de eventos y los planificadores de eventos trabajan codo a codo, y sus responsabilidades pueden superponerse.
Para complicar aún más las cosas, los planificadores de eventos individuales a menudo ofrecen servicios de gestión de eventos, y los administradores de eventos también pueden ofrecer servicios de planificación de eventos. Si todo esto te hace rascar la cabeza, entonces comencemos por mirar de cerca la administración de eventos.
La gestión de eventos incluye la gestión de proyectos
La gestión de eventos implica crear y desarrollar eventos a gran escala que pueden incluir conferencias, convenciones, conciertos, ferias comerciales, festivales y ceremonias. La gestión de eventos implica identificar al público objetivo, formular el concepto del evento, planificar la logística general del evento y llevar a cabo la gestión del proyecto en su conjunto, incluida la gestión de los equipos de personas responsables de cada función, el presupuesto y la supervisión de la ejecución del evento.
Los administradores de eventos también supervisan los servicios de todos los vendedores y profesionales externos, que incluyen planificadores de eventos.
Las responsabilidades específicas de un administrador de eventos pueden incluir:
- Seleccionar y reservar lugares
- Coordinación de proveedores externos
- Engaging altavoces o entretenimiento
- Organización de transporte y estacionamiento
- Obtener los permisos necesarios y el seguro apropiado
- Responsabilidad por el cumplimiento de las normas de salud y seguridad
- Desarrollar planes de contingencia de emergencia
- Crisis y manejo de situaciones en el evento
- Diseñando un plan de seguridad
- Monitoreo del evento
Esta lista no esta de ninguna manera completa. Dependiendo del alcance del evento y de los otros profesionales contratados, las responsabilidades del trabajo pueden variar.
El papel de los servicios de gestión de eventos
Las empresas de gestión de eventos se contratan con frecuencia para planificar y ejecutar reuniones de empresas a gran escala y eventos especiales. Si bien las bodas y los conciertos son eventos comunes para un profesional de la gestión de eventos, los eventos deportivos, las reuniones y las fiestas grandes también son ocasiones que pueden beneficiarse de la gestión de eventos.
Las entidades gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, asociaciones y corporaciones utilizan empresas de gestión de eventos para coordinar eventos y reuniones importantes. La función de gestión de eventos a menudo se puede encontrar dentro de un departamento corporativo de marketing o relaciones públicas o como parte de su personal de eventos especiales.
Habilidades para triunfar
Al igual que con la mayoría de las funciones de planificación de eventos, la gestión de eventos requiere excelentes habilidades de organización para tener éxito. La capacidad de realizar múltiples tareas y hacer malabarismos con muchas partes móviles es esencial y, junto con esa organización de primer nivel, surge la necesidad de contar con habilidades eficientes de administración del tiempo.
Ser capaz de priorizar y mantenerse en la tarea es lo que conduce a un evento exitoso. La gestión de eventos comienza con el proceso de crear una visión para el evento y luego llevarlo a la ejecución, lo que requiere creatividad y flexibilidad.
Debido a que la gestión de proyectos es un elemento clave e implica la gestión no solo de funciones sino también de equipos de personas, las habilidades interpersonales también son importantes. La interacción con individuos en todos los niveles de una organización es parte del trabajo y tener habilidades de comunicación estelar y ser cómodo y agradable irá muy lejos en el desarrollo de esas relaciones.