Cómo aumentar la asistencia a seminarios y eventos comerciales

by Rob Hard

Consejos para aumentar su asistencia a eventos corporativos

El paso más importante para superar los temores sobre la falta de asistencia a un evento o para aumentar la lista de RSVP es reconocer que la gente realmente disfruta asistiendo a seminarios bien ejecutados y otros eventos. Al asistir a reuniones de negocios, el participante tiene la oportunidad de aprender nueva información e interactuar con sus compañeros y líderes en su campo. Pero las reuniones más exitosas van más allá de las presentaciones magistrales e inspiradoras; crean un ambiente cálido y amigable para todos, lo que los hace más agradables. A continuación, le mostramos cómo puede planificar un evento empresarial agradable que atraerá una gran participación.

01 - Crear una gran agenda

Una vez que los anfitriones entiendan que las personas disfrutan asistir a los eventos, es importante crear un programa que valga la pena asistir. La agenda debe centrarse en un tema único para no abrumar a los asistentes, pero debe tener suficiente variedad para mantener el interés de los asistentes. Por ejemplo, el siguiente horario de muestra del seminario de medio día considera las necesidades de los asistentes a la reunión, desde comida hasta descansos y presentaciones:

8:00 a.m. Llegadas y Desayuno
8:45 am Mensaje de bienvenida
9:00 a.m. orador principal
10:00 a.m.
10:15 a.m. Panel de discusión
11:30 a.m. Palabras de cierre

02 - Sé sensible al calendario y al reloj

A pesar de la mejor agenda, los asistentes al evento tienen preferencias sobre cuándo quieren asistir a dichos programas y cuándo no. En algunas industrias estacionales, a veces también es una cuestión de no poder. Considere lo siguiente cuando programe fechas y horas para su evento:

Los asistentes prefieren los horarios de la mañana para seminarios
Los asistentes prefieren eventos de apreciación inmediatamente después del trabajo
Los martes y jueves son días de reunión populares
Evite celebrar reuniones los viernes si es posible
Evite programar reuniones en días festivos y vísperas de vacaciones
Sea sensible a los requisitos de viaje de los asistentes para el evento

Igualmente importante es establecer una reputación para comenzar a tiempo y terminar a tiempo, especialmente para eventos anuales o repetidos.

03 - Identificar una ubicación única y conveniente

La mayoría de las reuniones de negocios se llevan a cabo en hoteles y ese tipo de lugar en sí mismo no es tan único. Puede optar por romper el molde y encontrar un excelente lugar fuera del hotel o puede reconocer que todos los hoteles no son iguales y encontrar un gran hotel. El punto principal aquí es seleccionar una ubicación a la que sus invitados querrán ir. Después de todo, harán un desvío de su rutina y quieren disfrutar del evento. Considere los siguientes factores:

Seleccione un lugar que esté cerca de la mayoría de los asistentes
Seleccione un lugar donde los asistentes se divertirían
Seleccione un lugar con experiencia en eventos similares

Para obtener más consejos sobre cómo elegir un lugar, asegúrese de consultar la Guía del planificador de eventos para la planificación del lugar .

04 - Compilar una lista de invitados adecuada

Las reuniones exitosas tienen un tema o mensaje específico y la audiencia objetivo para ese mensaje. Es valioso compilar una lista de invitados que incluya a los asistentes adecuados, incluso si están ordenados por orden de importancia. Con demasiada frecuencia, los anfitriones compilarán una lista maestra de posibles invitados solo para luego abrir la reunión a las masas. Esto funcionará solo si intentas llenar asientos según el juego de números.

Una reunión de negocios, conferencia o seminario no debe verse como un esfuerzo de correo directo con tasas de RSVP de 1-3%. Prefiero entrenar a los clientes para generar listas específicas de asistentes específicos, gente a la que realmente desean asistir con una tasa de RSVP del 50% o superior.

Una reflexión final sobre los asistentes: intente invitar a personas de rango y experiencia similares a la reunión.

05 - ¡Invita, invita, invita!

Una de las claves para lograr una gran asistencia a su evento es invitar a las personas temprano y dar seguimiento. Esto significa enviar recordatorios a aquellos que no han confirmado su asistencia y confirmaciones a aquellos que sí lo han hecho. Enviar un recordatorio de evento justo antes del evento a los invitados confirmados tampoco es una mala idea.

Es importante generar entusiasmo alrededor del evento. Las invitaciones tradicionales impresas son apropiadas, pero se está convirtiendo en la norma también para mirar el correo electrónico e incluso las redes sociales dependiendo de su audiencia. Pruebe este enfoque:

Mencione el evento a los invitados que usted o su equipo conocen personalmente antes de enviar invitaciones.
Envíe una fecha de guardado temprano en el proceso de planificación (papel o electrónico).
Envíe una invitación detallada, incluidos los aspectos más destacados de la agenda (impresa o electrónica) con una solicitud de RSVP.
Reenviar la invitación detallada de nuevo con una nota personalizada a amigos o conocidos personales (electrónicos). *
Haga un seguimiento con los huéspedes confirmados uno o dos días antes del evento programado (electrónico o por teléfono).

* También puede optar por llamar formalmente a los invitados y extender una invitación personal al evento.

06 - No subestime el poder de las invitaciones personales

Una invitación física , ya sea impresa o electrónica, es agradable, pero no debe verse como un sustituto de una invitación extendida a amigos, colegas o conocidos (a menos, por supuesto, que esté planeando un gran simposio o convención con 500 o más asistentes). Este es el paso que hace que muchos anfitriones se avergüencen ... no quieren levantar el teléfono, pero puede significar la diferencia entre las altas tasas de RSVP (con bajas tasas de no presentación) y un resultado menos que ideal.

Para algunos eventos, puede ser útil compartir esta responsabilidad. La lista de invitados de un evento a menudo se compila a partir de listas de contactos que son mantenidas por una variedad de individuos, y aquellos individuos con las relaciones más cercanas a los invitados deben extender una invitación directa a sus propios invitados.

07 - Establecer una reputación para ofrecer excelentes programas

Todos han asistido a buenas conferencias y malas conferencias. Lo mismo es cierto para seminarios y otros eventos de apreciación. Por suerte para los planificadores de eventos, la gente disfruta más a menudo de las reuniones a las que asisten.

La clave aquí es ayudar a su cliente a establecer una reputación para la entrega de excelentes programas comerciales. Por simple que parezca, si alguien disfruta de asistir a su último evento, es más probable que asista a programas futuros, y posiblemente incluso traiga a un amigo o colega.

08 - Enviar comunicaciones de seguimiento y agradecer a los asistentes

Debido a que las personas asisten a las reuniones para recopilar nueva información, muchos asistentes aprecian recibir folletos y materiales adicionales a los que los presentadores y otras personas de su organización pueden hacer referencia. El seguimiento es una excelente oportunidad para compartir esa información y extender mensajes de agradecimiento a quienes asistieron al evento.

La nota de agradecimiento y la comunicación de seguimiento es algo que muchas organizaciones a menudo pasan por alto, pero aquellos que no obtienen los beneficios.