Hacer que su espacio de oficina en el hogar sea funcional y eficiente
Trabajar desde casa ofrece muchas ventajas, desde la flexibilidad de establecer su propio horario hasta el ahorro de tiempo y el dinero del combustible al prácticamente eliminar su viaje diario al trabajo. Sin embargo, tener éxito en una oficina en casa requiere crear un espacio de oficina que promueva la eficiencia en un entorno de trabajo no tradicional. Considere los siguientes consejos para ayudar a definir un espacio de trabajo profesional para su nuevo negocio.
01 - Haga una lista de las necesidades críticas de su hogar
02 - Elija un área dedicada para su espacio de oficina doméstica
Una vez que haya hecho su lista de necesidades críticas, tendrá una mejor idea de cuánto espacio necesita realmente para una oficina. Con eso en mente, ahora puede elegir un área dedicada de su hogar para el espacio de la oficina. Idealmente, la oficina debe estar en un área tranquila con cierto nivel de privacidad. Esto es especialmente importante si comparte la casa con un cónyuge, hijos o incluso con un compañero de cuarto. Por ejemplo, una habitación libre con una puerta puede ser mejor porque puede ayudar a filtrar el ruido del resto de la casa. O bien, si va a reunirse con clientes en la oficina de su hogar, puede ser más eficiente elegir una habitación cerca de la entrada principal de la casa.
03 - Sea creativo: equilibre el espacio de trabajo y los requisitos de almacenamiento
A menudo, una oficina en el hogar tiene una cantidad limitada de espacio y puede sentirse abarrotada incluso con solo una silla y un escritorio en la habitación. Sin embargo, mantener una oficina profesional depende de una buena organización. Eso significa planificar un espacio que tenga mucho espacio para el almacenamiento (archivos, suministros, etc.) y un área amplia para extenderse y funcionar. Es posible que deba ser creativo. Por ejemplo, construya su propio escritorio que use archivadores como base con madera o una encimera laminada para la parte superior. También puede tener que almacenar archivos en otra habitación. Tenga en cuenta que la regla general es que los archivos o suministros que usa con frecuencia deben ser de fácil acceso. Una vez más, el objetivo es crear un espacio de oficina organizado que satisfaga todas sus necesidades básicas.
04 - Ilumine su oficina doméstica con una iluminación adecuada
Cuando sea posible, elija un espacio para su oficina que permita mucha luz natural. Esto proporciona una buena base para un espacio de trabajo brillante que luego se puede mejorar con una iluminación más directa. Si su oficina deja pasar poca o ninguna luz exterior, la iluminación de acceso se vuelve aún más importante. Comience por proporcionar luces generales generales que llenen la mayor parte del área de trabajo. A continuación, considere agregar iluminación para tareas, o lámparas de escritorio y lámparas de piso que puedan proporcionar iluminación concentrada a su área de trabajo específica. Finalmente, independientemente del tipo de iluminación disponible, asegúrese de que la pantalla de su computadora esté colocada de manera que evite que se produzca un deslumbramiento. El objetivo es crear una iluminación equilibrada que minimice la fatiga ocular.
05 - Use un teléfono dedicado para su negocio en el hogar
Uno de los muchos beneficios de trabajar desde casa es reducir los gastos generales. Sin embargo, los ahorros iniciales de compartir una línea telefónica con su hogar y negocio pueden, en última instancia, costarle. Un teléfono residencial es menos profesional y puede permitir que los clientes cuestionen la legitimidad del negocio. Uno de los inconvenientes comunes de usar un teléfono residencial es tener que compartir el correo de voz que usa un mensaje de la familia y el negocio. Confunde a los clientes. Del mismo modo, cuando comparte un teléfono, corre el riesgo de que un niño u otro miembro de la familia responda el teléfono, dando la impresión de que no tiene un negocio real. Lo mejor es usar una línea telefónica dedicada para su oficina en el hogar. Por supuesto, esto puede incluir el uso de un teléfono celular o un teléfono VoIP (basado en Internet).
06 - Invertir en el equipo adecuado para el hogar
Es esencial comenzar en la oficina de su casa utilizando el equipo adecuado, y los teléfonos no son los únicos equipos imprescindibles. Desafortunadamente, puede ser tentador escatimar en equipos clave y derrochar en artículos innecesarios, como decoración de oficina. El dinero se debe gastar en un buen escritorio con espacio de trabajo adecuado, una silla cómoda que pueda brindar respaldo, computadoras con memoria y rendimiento eficientes, una conexión a Internet rápida y cualquier otro equipo, herramienta o software especializado que sea clave para el desempeño en su área de especialización.
07 - Separar al profesional de lo personal
Al trabajar desde casa, es importante evitar que su vida personal se extienda a su vida empresarial (y viceversa). Configurar una cuenta bancaria comercial es el primer paso para evitar mezclar gastos personales con los gastos de su negocio. Para reducir aún más la confusión, intente guardar los cheques personales, los registros e incluso el correo en una habitación separada de su oficina. Segmentar completamente estas dos partes de sus vidas también puede ayudar en el momento de los impuestos. Las deducciones fiscales relacionadas con las oficinas en el hogar son cada vez más escrutadas, y cuanto más pueda demostrar que la oficina es un área completamente separada y dedicada, mejor será en términos de cumplir con las definiciones del IRS de una oficina en el hogar .
08 - Utilizar procesos y procedimientos formales en su oficina en el hogar
No es necesario escribir un manual formal del empleado o publicar una lista de reglas de la oficina, pero es útil determinar un sistema formal de operaciones para su oficina en el hogar. Esto incluye todo, desde estandarizar el mantenimiento de registros y el pago de facturas hasta el tiempo de registro con los clientes y el millaje para los viajes de negocios. Mantener unos pocos procedimientos formales para las funciones comerciales estándar garantizará que su oficina se mantenga organizada, y esa información estará disponible donde y cuando más la necesite.
09 - Establecer horas de oficina
La flexibilidad es un beneficio clave de trabajar para usted en una oficina en el hogar. Sin embargo, todavía requiere que dediques una buena cantidad de tiempo. Establecer un horario típico para trabajar en su oficina lo ayudará a mantenerse enfocado. Quizás aún más importante, mantener el horario de oficina estándar (en su mayor parte) también ayuda a sus clientes a saber cuándo está disponible y se puede comunicar con ellos. Después de todo, es posible que realice gran parte de su trabajo creativo a la mitad de la noche, pero es más probable que sus clientes conserven horas más tradicionales y necesiten acceso dentro de ese plazo. Establecer horas de oficina también puede ayudar a minimizar las distracciones y las llamadas no anunciadas o visitas de amigos y familiares con buenas intenciones.
10 - Keep Time: cuelga un reloj en tu Home Office
Una vez que haya configurado las horas de oficina, no se olvide de colgar un reloj en la pared o colocar uno en su escritorio, en cualquier lugar donde sea claramente visible. Si bien esto puede parecer ridículo (u obvio), la verdad es que cuando se trabaja desde casa, es fácil olvidarse del tiempo. Antes de que te des cuenta, has trabajado un día de 14 horas por tercer día consecutivo. A pesar de que su trabajo está en casa, todavía llega un momento en que lo tiene que llamar un día y cerrar la puerta de la oficina.