Puede deducir algunos gastos relacionados con su trabajo
Es una deducción detallada
Los gastos relacionados con el trabajo entran en la categoría de deducciones misceláneas.
Esto significa que tiene que detallar en su declaración de impuestos para reclamarlos, por lo que tendrá que pasar por todos los registros, cálculos y otros tedio que conlleva la desglose. Le tomará más tiempo preparar su declaración de impuestos, y si contrata a alguien para que la prepare, es probable que le cueste más. Esto no tiene la intención de desanimarlo, pero asegúrese de tener suficientes gastos de los empleados no reembolsados, de los cuales aún saldrá ganando cuando comprenda lo que le costará en tiempo y dinero reclamarlos.
Desglosar también significa que no puede reclamar la deducción estándar para su estado civil. Si el total de todas sus deducciones detalladas no supera la deducción estándar a la que tiene derecho, generalmente no le conviene detallar: en realidad terminará pagando más en impuestos. Por lo tanto, si bien puede ser gratificante usar esos gastos para reducir el costo de su obligación tributaria, será mejor que le pida a su empleador que le reembolse lo que usted gastó en su lugar.
Elegibilidad para la Deducción del Gasto Empresarial del Empleado
"No reembolsado" es la palabra clave aquí. Asegúrese de que su empleador no le haya reembolsado por lo que gastó. Él no le dio un anticipo hacia estos costos o una asignación para pagarlos. Si se aplica alguna de estas circunstancias, no puede reclamar la deducción.
Si tuviera que darle una contabilidad a su empleador, explicando exactamente en qué se gastó el dinero, lo más probable es que sea un adelanto o un subsidio, especialmente si tiene que devolver el dinero que le sobró. No solo estos gastos no son deducibles, sino que el dinero que se le entregue puede aparecer en el recuadro 12 de su formulario W-2 como ingreso sobre el cual debe pagar impuestos. Sin embargo, se deben cumplir varios criterios antes de que se le cargue a usted este dinero como ingreso.
Otra regla establece que las cosas en las que gasta el dinero deben ser gastos comerciales ordinarios y necesarios para su empleador. "Ordinario" significa que la mayoría de las personas en su línea de trabajo, o sus empleadores, también gastan dinero en lo mismo. "Necesario" significa que la compra o el gasto fue más o menos integral para hacer negocios. Por ejemplo, no se consideraría normal o necesario que un intérprete de escenario comprara un juego de herramientas, mientras que un tramoyista podría necesitar uno para reparar los problemas en el conjunto.
Tipos de gastos comerciales de los empleados que pueden deducirse
Los empleados pueden incurrir en una amplia variedad de gastos relacionados con sus trabajos, pero a menudo se reclaman estas cinco amplias categorías de gastos de trabajo deducibles de impuestos:
- Gastos del vehículo: estos incluyen los costos asociados con el uso de su vehículo personal por motivos relacionados con el trabajo. Puede deducir una parte de sus gastos de manejo reales en función de su millaje relacionado con el trabajo, o puede usar la tasa de millaje estándar establecida por el IRS cada año. La tarifa es de 53.5 centavos por milla a partir de 2017. Las millas permitidas se limitan a ir de un lugar de trabajo a otro, visitar clientes o clientes, ir a una reunión de negocios fuera de su lugar de trabajo habitual o ir desde su casa a un lugar de trabajo temporal cuando tener uno o más lugares de trabajo regulares. Los desplazamientos no están incluidos. La Publicación 463 del IRS, capítulo 4 da una explicación detallada de estas reglas.
- Estacionamiento, peajes y gastos de transporte local: estos son independientes de los gastos de vehículos como combustible, petróleo, seguros y mantenimiento. Incluyen otros costos de viaje como estacionamiento, peajes, tarifa de autobús o tarifa de tren. Y nuevamente, ciertos gastos no son permitidos. Si tiene que pagar para estacionar su vehículo en su lugar de trabajo, esto no es deducible. Sin embargo, siempre que conduzca con fines comerciales y no para viajar diariamente, estos costos se pueden deducir.
- Gastos de viaje: estos incluyen el costo de los hoteles, tarifas aéreas, alquiler de automóviles y gastos similares si debe viajar lejos de su hogar al menos durante la noche.
- Comidas y gastos de entretenimiento: si tiene una comida entretenida con clientes, clientes, socios comerciales o empleados, estos costos son deducibles si están directamente relacionados y relacionados con la realización de negocios. "Relacionado directamente" significa que el propósito de la reunión era realizar negocios, que de hecho se dedicaba a negocios, y que usted, o más precisamente, su empleador, tenía todos los motivos para creer que el evento generaría ingresos. Normalmente, solo la mitad del costo de las comidas y el entretenimiento son deducibles de impuestos, pero existen algunas excepciones a esta regla. Puede encontrarlos en el Capítulo 2 de la Publicación 463.
- Otros gastos comerciales: incluyen los gastos que no están incluidos en las categorías anteriores, como el costo de tarjetas de presentación, suscripciones a publicaciones comerciales y comerciales, gastos de oficina en el hogar, obsequios empresariales y educación relacionada con el trabajo. También pueden incluir cualquier herramienta o equipo que pueda ser necesario para hacer su trabajo.
Cómo deducir los gastos comerciales de los empleados
Reclamar los gastos comerciales de los empleados comienza con completar el Formulario 2106 para calcular el monto total de la deducción a la que tiene derecho. Si desea deducir los gastos reales de su vehículo, puede calcular su deducción en función de las millas que manejó completando la página 2 de este formulario. El formulario 2106-EZ más corto se puede usar si desea reclamar la tarifa de millaje estándar en lugar de los gastos reales del vehículo.
Luego puede ingresar la deducción que ha calculado en la línea 21 del Anexo A, el formulario que debe usar para detallar las deducciones. Ingrese el total de todas sus deducciones detalladas, determinadas después de que haya completado el Anexo A, en la línea 40 de su Formulario 1040 en lugar de la deducción estándar a la que de otra manera tendría derecho.
Otras deducciones detalladas incluyen costos tales como gastos médicos y dentales no asegurados, primas de seguro médico en algunos casos, intereses hipotecarios y contribuciones caritativas. Nuevamente, cuando haya completado el Anexo A, el total de todas estas deducciones debe exceder el monto de la deducción estándar a la que tiene derecho.
La limitación de AGI
Todas las deducciones misceláneas se reducen en un 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado o AGI. Lo que sobra es la cantidad que puede reclamar como deducción e ingresar en el Anexo A. Por ejemplo, si su AGI es de $ 80,000, solo puede reclamar una deducción por el monto de sus gastos misceláneos totales que superen los $ 1,600 o el 2 por ciento de $ 80,000 . Si tiene $ 1,800 en gastos, obtendrá una deducción de $ 200. Si sus gastos varios no suman el 2 por ciento de su AGI, no califican para una deducción.
Mantenimiento de registros
Suponiendo que cumple con todas estas reglas y desea deducir sus gastos relacionados con el trabajo, el IRS puede esperar que pueda justificarlos. Necesitará un comprobante de cada gasto que reclame mostrando la descripción de en qué gastó el dinero, el monto, el propósito comercial y la relación, y la fecha y el lugar donde se incurrió en el gasto. Es posible que desee mantener un archivo en ejecución durante todo el año para guardar todos sus recibos, o que sea un punto para escanearlos en su teléfono inteligente o computadora portátil de forma regular. Esto no solo facilitará los cálculos en el momento de la declaración de impuestos, sino que tendrá la prueba al alcance de su mano si el IRS alguna vez le pide que la produzca.