El envío de correos electrónicos comerciales profesionales se reduce a crear hábitos que se centren en una comunicación clara, sucinta y apropiada.
1. Use una dirección de correo electrónico comercial
Cuando sea propietario de un negocio y realice negocios en nombre de su empresa, asegúrese de estar utilizando una dirección de correo electrónico comercial. Idealmente, eso significa que tiene una dirección comercial (es decir, yourname@yourbusiness.com) que utiliza para todas las comunicaciones comerciales.
Si eso no es posible, puede crear una dirección de correo electrónico gratuita que incluya el nombre de su empresa (es decir, yourbusinessname@gmail.com). Usar una dirección de correo electrónico personal que claramente no esté relacionada con su negocio puede, en el peor de los casos, dañar su profesionalismo y, en muchos casos, es posible que no lo tomen en serio.
2. Mantenga mensajes cortos y dulces
No hay nada de malo en explicar las cosas con gran detalle; puede proporcionar claridad y reducir malentendidos. Pero cuando un mensaje de correo electrónico comienza a parecerse a una novela, puede perder rápidamente la atención del destinatario y confundir el problema con información irrelevante. Para evitar esto, siga con un tema por correo electrónico, y cuando necesite incluir más información, use subtítulos en negrita para que los detalles más importantes estén claros.
3. Usar líneas de asunto descriptivas
¿Alguna vez ha abierto un mensaje de correo electrónico basado en el tema, y terminó completamente confundido y un poco molesto cuando se trataba de algo completamente diferente? Dado que ya está manteniendo cada correo electrónico que escribe limitado a un tema según el consejo anterior, también debe asegurarse de que el asunto refleje ese tema y nada más.
Esto no solo ayudará al destinatario, sino que también ayudará a que sea más fácil para usted administrar su propia bandeja de entrada de correo electrónico .
4. Tono abajo
Es fácil dejar volar las cosas cuando envía un correo electrónico porque puede sentir que está protegido por la pantalla de su computadora, pero algunas conversaciones pueden malinterpretarse fácilmente en el correo electrónico. De hecho, sin señales de comunicación verbal para atemperar el mensaje que está enviando, cualquier correo electrónico puede tomarse de la manera incorrecta. Si está enviando un mensaje que puede ser cuestionable, vuelva a leerlo antes de enviarlo y, si aún no está seguro, probablemente sea mejor que descuelgue el teléfono.
5. Haga que su firma de correo electrónico sea útil
Las cotizaciones, promociones y suscripciones a boletines informativos en una firma de correo electrónico pueden ser efectivas en algunas situaciones, pero esos artículos nunca deben prevalecer utilizando su firma de correo electrónico para lo que debe ser utilizado, proporcionando su información de contacto. Su correo electrónico o respuesta inicial debe incluir una firma de correo electrónico con su nombre completo, compañía y URL como mínimo. Tampoco duele un número de teléfono, un título y volver a escribir su dirección de correo electrónico.
6. Verifique su ortografía y corrección
La revisión ortográfica es fácil. Establezca una configuración predeterminada en su cliente de correo electrónico para verificar todos los mensajes antes de enviarlos.
El correo electrónico es más informal y hay un poco de indulgencia con la ortografía y los errores gramaticales, pero parece horrible enviar un mensaje plagado de errores. Lo último que desea es causar una mala impresión porque se apresuró a enviar un correo electrónico y omitió verificar su ortografía y gramática.
El correo electrónico es un método de comunicación importante en los negocios, incluso si no es su primera preferencia. Seguir estas mejores prácticas de correo electrónico empresarial lo ayudará a mantener su comunicación por correo electrónico profesional y productiva , y puede estar seguro de que la impresión que está generando es buena.