¿Qué es un presupuesto basado en cero?
Comenzando desde una "base cero" (es decir, sin saldos ni gastos transferidos), cada período en el calendario de una compañía se presupuesta completamente en relación con las necesidades y costos de ese período. Ya sea un mes, un trimestre o anualmente, un período puede ser cualquier medida de tiempo que funcione mejor para su negocio.
Al comienzo de un nuevo período, los requisitos financieros y los gastos justificados son los principales insumos para el presupuesto de la empresa, independientemente de si el presupuesto fue mayor o menor que el período anterior. Cuando comience el próximo período, regresas a la base cero y repites el proceso.
¿Como funciona?
El presupuesto tradicional, o el presupuesto basado en los costos, implica la gestión de las operaciones de una empresa en función del presupuesto de períodos anteriores. Por ejemplo, si una empresa prevé un aumento del 5 por ciento en la producción gracias al desembarco de un nuevo cliente, simplemente agrega un 5 por ciento al presupuesto del período anterior.
La presupuestación basada en los costos asume que todos los gastos previos para la producción y las operaciones son necesarios, y avanza en el mantenimiento del presupuesto para esas funciones sin más análisis.
En la presupuestación basada en cero, cada gasto debe justificarse en cada período, por lo que los gastos recurrentes son revisados, luego aprobados, ajustados o descontinuados según la necesidad.
Y los nuevos gastos se analizan con la misma atención que en los presupuestos tradicionales, pero siempre con la comprensión de que los costos deben optimizarse para la eficiencia y el valor.
Por ejemplo, si es un solopreneur que dirige una empresa de artículos de papel creativos desde su hogar, puede decidir implementar un presupuesto de base cero para mejorar la eficiencia después de que haya decidido llevar su empresa a nivel internacional y enviarla al extranjero. Un área que esto puede afectar es el costo de impresión. Después de una revisión exhaustiva, se dio cuenta de que podía compensar las tarifas de envío adicionales y acortar el tiempo de respuesta mediante la compra de dos nuevas impresoras y aprovechar la compra masiva de tinta de la impresora gracias a una nueva asociación con un proveedor local. En cada período, revisaría todos o sus gastos para determinar si el costo está justificado en su presupuesto con un retorno valioso de su inversión .
¿Cómo empiezas?
Los pasos para iniciar un método de presupuestación basado en cero son sencillos:
- Identifica tu objetivo. ¿Espera aumentar los ingresos en un 10 por ciento? ¿Desea reducir los costos en un 2 por ciento? Su objetivo debe ser mensurable y alcanzable dentro del marco de tiempo que ha seleccionado.
- Considera cómo puedes lograr este objetivo. ¿Qué tienes en tu arsenal que pueda usarse para ajustar los costos, la eficiencia o los recursos para alcanzar tu objetivo?
- Revise sus opciones desde el paso 2. ¿La implementación de una tarea lo ayudaría a lograr su objetivo? ¿O necesita implementar varios cursos de acción? Y si es así, ¿los distribuyes individualmente con el tiempo o todos a la vez?
- Dé prioridad a sus nuevas tareas y documente los costos necesarios para la implementación.
- Evalúe todos los costos y gastos necesarios para ese próximo período en cada aspecto de su negocio (o del departamento que planea adaptar para alcanzar su objetivo). Incluya los costos necesarios para la (s) nueva (s) tarea (s) que documentó en el paso 4.
- Si la evaluación cumple con su aprobación y todos los gastos están justificados, participe en la implementación y cumpla con su presupuesto.
- Al final del período, examine sus medidas y determine si ha cumplido su objetivo. ¿La implementación fue sin problemas? Si se cometieron errores, ¿desea ajustar y avanzar con el proceso en el próximo período? ¿O suspender la (s) tarea (s) por completo?
- Comience de nuevo en el paso 1 al comienzo de un nuevo período.
¿Por qué puede ser adecuado para usted?
Debido a su estructura detallada, el presupuesto basado en cero permite a los propietarios de negocios incorporar nuevas estrategias durante un período de tiempo sin temor a perder la sostenibilidad. A menudo establecido de forma continua, el proceso ofrece a los propietarios de negocios la oportunidad de profundizar en sus planes de implementación y evitar aumentos de presupuesto a la carta blanca que pueden no mostrar un retorno de la inversión por largos períodos de tiempo.
Otra ventaja de este método de gestión empresarial es que puede reducir de forma efectiva los costes de las operaciones diarias. Los recursos se asignan solo cuando son necesarios, lo que reduce el desperdicio y la redundancia, al tiempo que aumenta la comunicación entre los departamentos que requieren una mejor coordinación para mantenerse dentro del presupuesto.
¿Por qué no puede ser adecuado para usted?
Es cierto que el método puede llevar a costos de operación más bajos para las grandes empresas, pero esto a menudo significa que los departamentos que no generan ingresos pueden quedar cortos o tener fondos insuficientes. Cuando algunas áreas de su presupuesto, como la producción o las ventas, justifiquen sus gastos fácilmente, otras funcionalidades necesarias, como el servicio al cliente o la investigación y el desarrollo, pueden tener más dificultades para justificar sus gastos más allá del mínimo indispensable.
Otra desventaja de la presupuestación basada en cero es que puede llevar mucho tiempo en comparación con la presupuestación basada en los costos o la presupuestación basada en actividades. Esto es especialmente cierto para las empresas más grandes, pero también es cierto para los propietarios de pequeñas empresas. Revisar cada elemento de línea cada período justificando su necesidad puede requerir mucho trabajo y un uso ineficiente de su tiempo.
¿A dónde te puede llevar?
Independientemente del tamaño de su compañía, la presupuestación basada en cero requiere que observe de cerca qué es lo que impulsa el valor en su proceso. Aunque consume mucho tiempo, es un método, cuando se utiliza correctamente, que puede conducir a una mayor sostenibilidad y un crecimiento equilibrado.
En última instancia, cada empresario que opte por utilizar el presupuesto basado en cero para sus operaciones sin duda aprenderá la importancia de invertir tiempo y recursos para orientar la eficiencia y el valor de su negocio.