Personalice las propuestas para reflejar los servicios y habilidades únicos
Saber cómo escribir una propuesta de servicio de planificación de eventos es una parte importante de la operación exitosa de un negocio de planificación de eventos. Cualquier empresa que venda un servicio deberá preparar algún tipo de propuesta comercial para presentar su empresa y servicios a un posible cliente. Pero los servicios de planificación de eventos son únicos y la propuesta que cree debe reflejar los servicios personalizados que proporcionará.
Aquí hay algunos consejos fáciles de seguir para escribir una propuesta de planificación de eventos efectiva.
Una propuesta de servicio de planificación de eventos
Una propuesta de servicio de planificación de eventos es una propuesta integral que describe el evento y los servicios que proporcionará. Esta propuesta es su oportunidad de vender su negocio, habilidades, ideas y visión del evento a un posible cliente. También está diseñado para presentarte como la mejor persona para ejecutar el evento, una en la que el cliente puede confiar. Las propuestas deben estar bien redactadas, investigadas exhaustivamente y proporcionar los detalles necesarios para que el cliente pueda imaginar lo que tiene en mente.
No tome el atajo
Las plantillas abundan para todo tipo de documentos comerciales, desde propuestas de servicios y facturas hasta registros contables e informes de gastos. Usar estas plantillas ciertamente puede ayudarlo a redactar una propuesta de manera rápida y eficiente. Pero resista la tentación de descargar una plantilla genérica, rellene los espacios en blanco y envíela como una representación de su negocio y servicios de planificación de eventos.
Su propuesta de evento es un reflejo de usted, su negocio de planificación de eventos y los servicios que brinda. Debido a que la planificación de un evento requiere personalizar ese evento para satisfacer las necesidades y el presupuesto de su cliente, su propuesta debe reflejar un evento personal y único. Puede utilizar una plantilla como guía general para comenzar a escribir su propuesta de evento, pero luego adaptarla e incluir los servicios individuales proporcionados para cada cliente.
Primer paso: la reunión
El primer paso es reunirse con su cliente potencial para discutir lo que tienen en mente para este evento, cuál es el propósito, el número de invitados y lo que esperan lograr. Además de la fecha, hora y ubicación deseada, tome nota de cualquier idea relacionada con el tema, la restauración, la estética general, los colores o el ambiente discutidos durante esta reunión.
Comenzando con la propuesta del evento
Así que tuvo una reunión inicial con su cliente y tiene una idea de lo que tienen en mente para su evento. Y descargó algunas plantillas generales para comenzar a escribir la propuesta. Ahora puede estar mirando una pantalla de computadora en blanco preguntándose qué incluir en su propuesta de planificación de eventos.
Cada propuesta debe escribirse con el cliente en mente. Pero no repita simplemente todas las ideas que compartieron con usted durante su reunión y simplemente agregue una etiqueta de precio para que sus servicios entreguen exactamente lo que acaban de describir. La planificación de eventos es un negocio de servicios y es ese servicio, toque personal y enfoque creativo lo que hace que un evento no solo sea exitoso sino memorable. Y los eventos que son memorables pueden ser de gran ayuda para generar nuevos clientes para su negocio.
Así que prepare su propuesta en un tono y estilo que lo refleje a usted y a su negocio.
Presente su idea del evento de tal manera que sea claro para su cliente que está incorporando sus pensamientos, esperanzas y preocupaciones en su enfoque de este evento. Comprender las necesidades de su cliente es muy importante y transmitir esto en su propuesta puede marcar la diferencia entre que usted o alguien más lo contrate. Esto es lo que debe incluir en una propuesta de servicio de planificación de eventos:
Introducción
Comience con una breve introducción a usted y su negocio de planificación de eventos. Incluya detalles tales como cuánto tiempo ha estado en el negocio y su experiencia profesional.
descripción del evento
La siguiente sección es un resumen del evento real. Esto debe incluir los detalles proporcionados durante sus reuniones, como el objetivo del evento, el calendario general, el número de invitados y posibles lugares.
Servicios prestados
Esta sección es particularmente importante.
El cliente deberá saber, específicamente, qué servicios proporcionará para este evento. Una lista de verificación con viñetas es una excelente manera de mostrar los diferentes servicios que se incluyen. Esto funciona bien para funciones más pequeñas, como las despedidas de soltera o las cenas de celebración, y es fácil para el cliente ver lo que hará y los proveedores que utilizará. Para eventos más grandes que tienen funciones múltiples, como una hora de cóctel o un almuerzo, puede crear secciones para cada aspecto del evento y luego enumerar los servicios provistos en cada sección.
Muestra tu trabajo
Si ha planificado eventos similares en el pasado, incluya fotos de estos eventos para mostrar su trabajo. Estas imágenes pueden literalmente ayudar al cliente a ver lo que puede hacer.
Dinero dinero dinero
Mientras que el cliente puede estar leyendo su propuesta teniendo en todos los detalles e imágenes del evento que imagina, esta forma de pensar generalmente cambia de opinión cuando se trata de la sección que habla de dinero. A menudo, es una parada abrupta. Para tratar de evitar esto, no cambie repentinamente el idioma o el tono de su propuesta a todos los negocios y hechos.
Titule esta sección "Costos propuestos" y continúe guiando al cliente a través de los aspectos de este evento al articular cuidadosamente los costos. Ayude a su cliente a ver su propuesta como una serie de pasos, cada uno con diferentes servicios y costos relacionados.
Proporcione un resumen detallado que enumere el precio de cada artículo y su propósito. Por ejemplo, si está alquilando mantelería, enumere eso como un costo separado. Si está contratando servidores, enumere la cantidad de servidores, el costo por hora y el costo total durante la duración del evento. Utilice este método para cada artículo de línea, describiendo cada uno de ellos para que el cliente pueda seguir visualizando el evento y comprender el costo relacionado.
Solo después de que estas secciones se detallen con sus costos, haga un recuento al final de su propuesta para enumerar el costo total del evento. Si ofrece descuentos por reserva anticipada, anótelos debajo de este número final.
Clausura
La última parte de su propuesta es un agradecimiento por su consideración. Proporcione información de contacto que incluya el sitio web, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono para que los clientes potenciales puedan ponerse en contacto con usted con cualquier pregunta o, mejor aún, para contratarlo para el trabajo.