Se Flexible
No te encierres en fechas específicas. Esté dispuesto a mover las llegadas y / o salidas a días o períodos de ocupación más bajos para producir una mejor tarifa.
Haz tu investigación
Si se prevé que se produzca otro gran evento durante las fechas, es probable que el inventario de habitaciones sea bajo y las tarifas sean altas.
Pensar en el futuro
Comience las conversaciones contractuales con la mayor anticipación posible. Es un mercado de planificadores (por ahora) y los hoteles están ansiosos por asegurar sus negocios futuros. Pero, manténgase atento a las previsiones del hotel. A medida que los niveles de negocio se estabilizan y aumentan, también lo harán las tarifas de las habitaciones. Además, asegúrese de tener flexibilidad para ajustar los contratos a largo plazo para dar cuenta de las nuevas tendencias de asistencia / reserva.
O vivir en el momento
Las reservas a corto plazo también pueden generar ahorros significativos. En esta economía, algunos hoteles ofrecen descuentos a los planificadores dispuestos a organizar eventos dentro de un estrecho margen de tiempo.
Hazlo facil
Sea claro sobre su valor y lo que quiere a cambio. Proporcione un RFP detallado (Solicitud de Propuesta) que cite lo que necesita (alojamiento, espacio para reuniones y rango de precios), lo que le gustaría (concesiones) y cuál es su cronograma para obtener una respuesta.
Hazles saber quién eres
No asuma que los hoteles lo saben. Proporcione detalles sobre su empresa y sus asistentes para mostrar por qué usted (y ellos) valen la pena, especialmente el alojamiento y el gasto de datos de años anteriores.
La consistencia cuenta
¿Has sido un cliente leal durante años? No tenga miedo de recordarle a los hoteles sobre su dedicación actual (y futura).
Pero no permita que esa devoción le impida comprar para asegurarse de obtener el mejor precio por su dinero.
Buscar concesiones
El hotel no cambiará de tarifa? Quizás puedan ayudar de otras maneras. Pida beneficios como mejoras en la habitación, tarifas reducidas de resort, gimnasio gratis o acceso WiFi o incluso recepciones de cortesía. No sabrá lo que puede obtener si nunca pregunta. Sin embargo, tenga cuidado al solicitar más de lo que tiene sentido para el tamaño de su grupo y no permita que la disputa por concesiones se interponga en una buena relación.
Preste atención a la letra pequeña
Cláusulas de desgaste, multas, cancelación o rescisión: asegúrese de revisar cuidadosamente la letra pequeña. ¿Se pueden renunciar, posponer o negociar multas? ¿Se pueden revender las habitaciones sin una penalización?
Ser proactivo
Solicite el derecho a una auditoría para que pueda comparar la lista de invitados del hotel con su lista de asistentes. ¿Puede obtener créditos por inscripciones tardías, salidas anticipadas o asistentes que reserven fuera del bloque? Incluso podría ser posible recibir crédito para los asistentes a la convención que son "caminados" a otros hoteles (cuando los huéspedes son enviados a otras propiedades debido a una venta excesiva por parte del hotel anfitrión) o por no presentarse.