Cosas que debe incluir cuando escribe una factura para sus ventas de comercio electrónico
Uno de los documentos contables más comunes es la factura. En la mayoría de los casos, especialmente cuando el comprador quiere reclamar algún tipo de deducción, los clientes en su sitio web de comercio electrónico requerirán una factura. Eso, junto con el hecho de que los impuestos son siempre específicos del territorio, hace que sea importante que la factura de sus ventas de comercio electrónico incluya un cierto nivel mínimo de información.
Cuando diseña una factura para su negocio de comercio electrónico , aquí hay algunos datos que debe considerar, como por ejemplo :
01 - La palabra "Factura"
- Nota de entrega
- Nota de débito
- Detalles de mensajería
02 - Número de serie de factura única
Como se trata de un documento fiscal oficial, debe seguir cierta lógica para asignar un número de serie a cada factura. En la forma más simple, el número de serie es solo un número mayor que el número de serie anterior. En un sistema algo más complejo, puede inicializar el número de serie cada año fiscal. En sistemas aún más complejos, es posible que desee tener una numeración de serie alfanumérica. En este sistema, la carta podría indicar el cliente específico o categoría de producto.
03 - Su nombre comercial oficial y cualquier nombre secundario
Su factura debe incluir su nombre comercial oficial. Si hay otros nombres asociados, también deben mencionarse. Un ejemplo podría ser "Quality Merchants" como nombre de la empresa y "una franquicia de XYZ Online Markets" como indicador secundario.
04 - Información de contacto
En el mínimo absoluto, se debe mencionar su ciudad y país. En ausencia de esta información, la ubicación de los impuestos no sería clara. Por supuesto, si recibiera una factura que simplemente menciona la ciudad y el país, me preocuparía la autenticidad de la empresa comercial de comercio electrónico. Es una buena idea incluir su dirección completa, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
La información de contacto adicional también podría tener sentido en los casos que se presenten. Alguna información adicional de este tipo podría ser:
- Dirección de la sucursal
- Lista separada de direcciones de correo electrónico para un departamento diferente, como servicio al cliente, facturación, soporte de ventas ...
05 - Taxation and Other Business Códigos de registro
Si agrega un impuesto en forma de impuesto de servicio, IVA, GST o cualquier otro tipo en el que el cliente pueda disponer de un descuento, es necesario que incluya sus códigos de registro para ese tipo de impuesto específico. Además, dependiendo de su ubicación, podría ser necesario incluir su identificación de registro comercial en la factura.
06 - Detalles del cliente
Una factura no es un instrumento al portador. Significa que una factura no es propiedad de la persona que la posee. En cambio, la factura tiene que estar dirigida a una entidad específica. Entonces, debes listar al comprador. Por lo general, el nombre completo oficial es adecuado. Sin embargo, la mayoría de los comerciantes de comercio electrónico también prefieren incluir la dirección postal y la dirección de correo electrónico.
07 - Descripción del artículo
El nombre, el tamaño (si corresponde), el tipo (si corresponde), la cantidad, el precio unitario y el precio total deben mencionarse para cada uno de los artículos que el cliente compra.
08 - Adiciones y deducciones a los costos
Las adiciones podrían incluir franqueo, manejo de envío, impuestos, cuotas pendientes anteriores. Las restas pueden incluir descuentos, créditos, cupones y similares.
09 - Detalles y modos de pago
Debería mencionarse los diversos métodos por los cuales el cliente puede pagar. Puede incluir detalles sobre el nombre en el que se debe extraer el cheque, o la identificación de PayPal a la que se debe remitir el importe, o los datos bancarios. En la mayoría del comercio electrónico B2C, la factura se genera realmente después de que se ha recibido el pago. En ese caso, se deben mencionar los detalles del pago recibido.
10 - Términos y condiciones
Los términos y condiciones relacionados con la venta deben mencionarse. Cuando las empresas utilizan formularios de factura preimpresos, estos términos y condiciones suelen estar preimpresos en el propio material de escritorio. Los términos y condiciones comunes incluyen detalles sobre reembolsos, devoluciones , reparaciones, garantías y garantías. Además, dado que estamos hablando de comercio electrónico, podría tener sentido incluir su política de privacidad aquí.