En los últimos años, muchas empresas han pasado por la experiencia de obtener la certificación ISO 9000. A veces, este puede ser un proceso largo y costoso, pero las empresas están dispuestas a obtener la certificación de los beneficios que aporta. Sin embargo, cada compañía es única y la gerencia debe considerar cuidadosamente las razones por las que desea obtener la certificación ISO 9000 y cuáles serán los beneficios para la empresa.
La certificación ISO 9000 se publicó por primera vez en 1987 con base en la serie BS 5750 de normas introducidas por el Instituto Británico de Estándares (BSI) en los años setenta. A partir de 2009, la organización de ISO estima que más de un millón de empresas han sido certificadas ISO 9000, con una cuarta parte de China.
En la década de 1990, las empresas llevaron a cabo certificaciones ISO 9000 por razones que pueden no haber beneficiado a su negocio. La prisa por obtener la certificación ISO 9000 se debió en algunos aspectos al no querer ser la única empresa que no estaba certificada. Las empresas estaban llevando a cabo la certificación porque sus competidores eran y no porque su negocio mejoraría. En el clima económico actual, las compañías están considerando cuidadosamente si la certificación ISO 9000 es algo de lo que se beneficiarán. Las razones de la certificación deben sopesarse con los beneficios que la certificación traerá.
La razón principal por la que una empresa consideraría la certificación ISO 9000 es que es un requisito de uno de sus clientes o clientes potenciales .
Si el principal cliente de una empresa requiriera que todos sus proveedores obtuvieran la certificación, obviamente, lo mejor para una empresa sería obtener la certificación ISO 9000. Este también sería el caso si un cliente potencial tuviese el mismo requisito.
Otra razón importante por la que una empresa debería considerar la certificación ISO 9000 es que puede mejorar la eficiencia de la empresa.
La certificación ISO 9000 puede ayudar a una empresa a optimizar y ordenar sus procesos, lo que hará que la empresa sea más eficiente.
Para que una empresa obtenga la certificación ISO 9000, hay una serie de actividades que se deben realizar independientemente del tamaño o tipo de empresa. La primera y más importante de estas actividades es tener un compromiso de la alta dirección . Sin que los gerentes superiores manejen el proceso, la certificación ISO 9000 es difícil de lograr. Este compromiso no solo debe estar presente al comienzo del proceso de certificación, sino en cada paso, brindando orientación y apoyo en la forma de un comité directivo. Muchas empresas han fallado en el proceso de certificación debido a la falta de apoyo de la alta dirección.
Cuando la administración se ha comprometido con el proceso de certificación, es de vital importancia capacitar al personal de la compañía en el proceso ISO 9000. A partir de allí, el personal clave puede ser seleccionado y capacitado para ser el auditor interno de la compañía para el proceso de certificación.
El siguiente paso es preparar un manual de políticas de calidad para la empresa. Este manual debe reflejar los elementos de los requisitos de ISO 9000 que se aplican a la empresa. Es importante asegurarse de que los requisitos se entiendan por completo antes de desarrollar el manual de políticas de calidad.
El manual de política de calidad debe incluir procedimientos operativos que identifiquen las funciones dentro de la empresa y el personal responsable de esas funciones. El manual de política de calidad es revisado por los auditores internos asignados de la compañía para cumplir con las regulaciones ISO 9000. Si la auditoría encuentra algún problema, entonces la acción correctiva se puede programar y las enmiendas a los procedimientos. Una vez que una auditoría interna ha encontrado que ya no se requieren acciones correctivas, la compañía puede seleccionar un registrador ISO o un organismo de certificación. La selección de un registrador es fundamental para reducir el costo de las auditorías de certificación externa ISO 9000. Los registradores tienen costos diferentes y es prudente que una empresa seleccione un registrador según las necesidades de la compañía. A veces no es necesario contratar el registrador más grande o más caro cuando un registrador local sería suficiente.
Cuando una compañía contrata a un registrador, por lo general incluirá la auditoría de registro y las auditorías de vigilancia. La auditoría de registro es la auditoría inicial que se realizará para ver si una empresa logrará el registro. Una empresa acordará el proceso de auditoría con el registrador. Se realiza una auditoría de preevaluación y se toman medidas correctivas. Una vez que no haya más acciones correctivas, se puede realizar la auditoría de registro. Si la auditoría de registro no marca ninguna acción correctiva, el registro ISO está completo. Una vez que una compañía tiene su registro, el registrador regresará aproximadamente cada seis meses o un año para ver si la empresa mantiene su sistema y continúa cumpliendo con los requisitos de la norma.