Los pedidos pendientes son malos. He aquí cómo eliminarlos.
Si tiene pedidos atrasados, eso significa que sus clientes esperan que les envíe los pedidos. Otra forma de decirlo es: sus clientes esperan para pagarle dinero.
Conducir sus pedidos pendientes a cero es una gran manera de optimizar los ingresos. La buena noticia es que solo hay tres cosas que debes hacer para llevar tus pedidos pendientes a cero y mantenerlos allí.
- Gestión de demanda de clientes
- Gestión del rendimiento interno
- Gestión de tiempo de entrega del proveedor
Es bastante básico, de verdad. ¿Qué quieren los clientes, cuándo lo quieren y cuánto tiempo me lleva entregarlo?
Y si bien es posible que no tenga un control del cien por ciento sobre esos tres controladores, con suficiente práctica, puede comprenderlos lo suficiente como para evitar pedidos pendientes.
Gestión de demanda de clientes
A menos que sea Apple o la National Football League, probablemente no pueda decirle a sus clientes lo que les va a dar y cuándo lo va a dar. El resto de nosotros tiene que descubrir cómo entregar lo que nuestros clientes quieren, cuando nuestros clientes lo desean.
Sus clientes le envían muchas señales para que sepa lo que quiere y cuándo lo quiere. Una de esas señales es una orden. Esas son las mejores señales, porque eso le dice que su cliente está dispuesto a darle dinero a cambio de su producto.
Otras señales incluyen pronósticos (que generalmente no son vinculantes) y otra inteligencia comercial que se puede obtener de correos electrónicos, llamadas telefónicas y reuniones cara a cara.
También puede trabajar para predecir la demanda de sus clientes mediante el análisis de los envíos históricos reales, el panorama competitivo, la estacionalidad y las promociones de marketing o ventas que tendrán un impacto en la demanda.
Su cliente no siempre tiene la razón
En contraste con el viejo adagio sobre la infalibilidad de su cliente, su cliente no siempre tiene la razón. Y, en las circunstancias adecuadas, es probable que aprecien que se lo digas.
Si su cliente hace un pedido y quiere que envíe ese pedido en tres días, pero sabe que su tiempo de entrega es de tres semanas, esta es una oportunidad para informarles que han puesto la fecha de envío incorrecta en su pedido.
Si no trabaja con su cliente para que conozca sus tiempos de entrega, está solicitando pedidos pendientes. En el ejemplo anterior, si acepta el pedido de su cliente con la fecha de solicitud de "enviarlo en tres días" y sabe que no puede enviarlo durante tres semanas, ese pedido se convertirá en un pedido retrasado cuando ese tercer día ruede hasta lo envías
¿Y qué?
Si hubiera trabajado con su cliente para que entendieran sus plazos de entrega, es probable que su cliente haya realizado el pedido con el plazo de entrega de tres semanas. Habrían hecho eso de una de dos maneras, habrían aceptado su expulsión por tres semanas o habrían colocado su orden de compra dos semanas y cuatro días antes. Sus clientes desean comprender a sus proveedores y usted puede administrar sus expectativas ayudándolos a administrar su demanda .
Gestión del rendimiento interno
Sabes que Dave en tu departamento de recepción tiene una entrega de uno de tus proveedores. Y usted sabe que Wendy en el servicio al cliente tiene un pedido de un cliente que quiere lo que Dave acaba de recibir.
¿Sabes cuánto tiempo le llevará a Scott en el envío sacar ese producto y cumplir con el pedido de Wendy?
Lo mejor de la Gestión interna del rendimiento es que es el controlador de pedidos pendientes el que tiene más control.
Si no sabe cuánto le lleva a David poner esa entrega en inventario, para que Wendy pueda liberar el pedido de envío de Scott, entonces debería hacerlo.
Realice varios estudios de tiempo para medir su tiempo de rendimiento interno. Puede poner Post-It en la pared de su oficina o asignarlo en una pizarra, pero comprenda cada minuto, cada segundo, de su proceso.
Tener ese conocimiento al alcance de la mano ayuda a eliminar pedidos pendientes porque sabrá exactamente cuándo puede enviar un producto, incluso uno que se encuentre en uno de los estantes de su almacén.
No prometa enviar algo mañana si sabe que le lleva 48 horas enviar un pedido a la puerta.
Y, por supuesto, el próximo paso son los segundos de afeitado, luego los minutos, luego las horas y luego los días de inactividad del tiempo de procesamiento interno .
Gestión de tiempo de entrega del proveedor
Si su cliente le ordena el Producto A, pero usted no tiene el Producto A en stock, entonces sabe que necesita obtener un Producto A. Digamos que el Producto A proviene del Proveedor X. ¿Cuánto tarda en obtenerlo? A del proveedor X?
Ese es el tiempo de entrega de su proveedor. El Proveedor X podría decirle que su plazo de entrega es de seis semanas, pero que ha estado solicitando el Producto A por el tiempo suficiente para saber que el Producto A tarda realmente ocho semanas en aparecer.
Administrar ese tiempo de entrega es fundamental para eliminar los pedidos pendientes de los clientes. Si su cliente desea el Producto A en cinco semanas, pero sabe que le llevará ocho semanas obtenerlo, debe gestionar las expectativas de su cliente (y ayudarlo a hacer los pedidos a tiempo) y trabajar con el Proveedor X para mejorar ese tiempo de entrega. .
¿Por qué le toma ocho semanas recibir el Producto A?
- Una semana: el proveedor adquiere las materias primas
- Dos semanas: el proveedor hace el Producto A
- Una semana: el proveedor inspecciona el Producto A
- Una semana: el agente de carga prepara la documentación de envío / aduana
- Tres semanas: transite a su Dave, en su puerta
La reducción de pedidos pendientes de su cliente puede beneficiarse al conocer los procesos de su proveedor. ¿Sus clientes se beneficiarían de un plazo de seis semanas en lugar de un plazo de ocho semanas? ¿Esa reducción de dos semanas les ayudaría a administrar su inventario y hacer pedidos de una manera más oportuna?
¿Cómo puede reducir el tiempo de entrega de su proveedor en dos semanas? ¿Hay materias primas que puedan almacenar que les ahorrarían una semana? ¿De verdad toma una semana inspeccionar el Producto A o pasa la mayor parte del tiempo sentado en cola? ¿Puede hacer inspecciones en proceso que impulsarían las eficiencias de fabricación e inspección? ¿Puede el transitario preparar la documentación en paralelo con otras actividades de fabricación y envío?
A veces, todo lo que necesita es un ojo crítico para encontrar la fruta que cuelga más baja para eliminar los tiempos de entrega de su proveedor.
Y al optimizar sus propios plazos de entrega internos y trabajar con sus clientes según su demanda , puede trabajar para llevar sus pedidos pendientes a cero.
Recuerde, los pedidos pendientes son el resultado de pedidos que no se envían a tiempo, y los pedidos no se envían a tiempo cuando la demanda y los plazos de entrega no se gestionan correctamente.