Sé el jefe
La mayoría de los eventos son un esfuerzo conjunto entre varios departamentos diferentes, pero al final del día, debe haber un líder para supervisar toda la producción. Cada persona en el equipo debe enfocarse en su especialidad y comprender la importancia de sus límites. Identifíquese como el planificador principal desde el comienzo del proyecto. Explique a sus compañeros de trabajo la importancia del flujo de información e ilustre qué sucede cuando se ignoran los protocolos. Como nadie quiere ser responsable de crear un problema, explica las reglas del diálogo interno desde el primer día.
Organizar comités
El objetivo aquí es emparejar a los trabajadores cuyas responsabilidades van a cruzarse de alguna manera. Por ejemplo, el departamento de marketing debe estar en el mismo comité que el equipo audiovisual para garantizar que todos los gráficos y logotipos se muestren correctamente. Crear equipos que naturalmente necesiten trabajar juntos eliminará muchos de los correos electrónicos redundantes que tienden a perderse en la confusión.
Elija un contacto de cada comité para informarle sobre desarrollos recientes.
Plazos
Publicar los plazos con mucha anticipación reducirá los niveles de estrés para todos los involucrados. Puede reforzar el valor de sus plazos creando un diagrama de flujo que ilustre cómo se usará el trabajo de cada comité para reunir todo.
Los empleados generalmente responden mejor cuando saben que otro departamento está esperando su respuesta. Compartir esta información mantiene el proceso transparente y enfatiza la responsabilidad sin usar acciones negativas.
Mantenga informados a los ejecutivos
Uno de los mayores errores que puede cometer es trabajar entre bastidores hasta que esté listo para presentar ideas a sus líderes ejecutivos. En raras ocasiones, si es que lo hace, ingresará a su oficina y se irá sin tener que cambiar algún aspecto de su evento. Ahórrese esta frustración reuniéndose proactivamente con ellos a intervalos regulares durante el proceso de planificación. Es mucho más fácil hacer cambios en el medio de su proyecto en lugar de volver al final.
Contacte a sus proveedores
Otro error aparentemente inocente que puede ocurrir es la comunicación secundaria con los proveedores . Sucede cuando un compañero de trabajo toma la iniciativa de ponerse en contacto con un proveedor directamente para compartir detalles de planificación de los que usted no tiene conocimiento. El resultado de estas conversaciones paralelas puede tener un gran impacto en la forma en que el evento se une. La única forma de evitar esto es restringir que su proveedor acepte pedidos de otros empleados. Puede pensar que suena duro al principio, pero dormirá mucho más fácilmente sabiendo que toda la información fluye a través de usted.
Actualizaciones proactivas
Ser el planificador principal de un evento requiere que compartas toda la información que recibes. Mantenga un documento maestro de planificación que describa los detalles del evento y envíe actualizaciones semanales a todos los miembros de su comité. Mantenga sus comunicaciones cortas y al grano. Desea que todos lean las notas en sus actualizaciones semanales por correo electrónico, pero si divaga incesantemente, rápidamente perderá su atención.
Administrar el flujo de información de sus eventos requiere los mismos procedimientos que las comunicaciones interdepartamentales. Mantenga a todos conscientes de sus responsabilidades y comparta actualizaciones importantes con todas las partes involucradas. La diferencia fundamental es que usted es el CEO del proyecto. Su función es administrar todos los detalles que entran y traducirlos a una visión compartida que satisfaga las necesidades de cada departamento.
La base del éxito es asegurarse de que toda la información fluya en la misma dirección.