Los miembros de la junta no pueden permitir que sus intereses personales interfieran con las decisiones que toman como directores. Entonces, casi todas las corporaciones tienen políticas y declaraciones de conflicto de intereses que requieren que los directores firmen.
¿Qué es un conflicto de intereses?
Algunos ejemplos de situaciones que pueden causar un conflicto de interés para un miembro de la junta corporativa:
- Si el miembro de la junta tiene un interés comercial externo en una compañía que compite con la compañía donde él o ella es miembro de la junta
- Si el miembro de la junta tiene conocimiento de las decisiones de la junta que pueden afectar el precio de las acciones de la compañía
- Si el miembro de la junta tiene conocimiento sobre una próxima fusión, adquisición o venta de una compañía.
- Si un miembro de la junta está en una relación personal con un empleado de la compañía.
Tenga en cuenta que puede haber o no un delito involucrado. Por lo general, solo la apariencia de incorrección o conflicto de intereses causa problemas.
Cuándo preparar una política de conflicto de intereses
Una política de conflicto de intereses debe ser preparada por el abogado de su corporación y firmada por todos los miembros de la junta en la primera reunión de la junta (de la organización) o cuando se unen a la junta.
Ningún miembro de la junta debe poder servir sin haber firmado esta política.
Deberes de los miembros de la Junta
Una política de conflicto de intereses debe describir los deberes de los miembros de la junta directiva:
- Deberes fiduciarios, para asuntos financieros y legales. Los asuntos fiduciarios implican responsabilidades para cuidar los intereses comerciales. Esta responsabilidad fiduciaria incluye todas las demás responsabilidades de la junta.
- El deber de lealtad, poniendo las responsabilidades de la junta por encima de otros intereses externos
- Un deber de confidencialidad, mantener las relaciones e información privada de las reuniones de la junta y de la empresa.
Intereses externos
Las políticas de conflicto de intereses requieren que los miembros de la junta divulguen intereses externos que entren en conflicto con los intereses de la compañía. Estos posibles conflictos de interés incluyen relaciones o responsabilidades (personales, financieras y otras). La política permite a los miembros de la junta evitar que un director participe en una discusión, informe o votación sobre un problema. El miembro también puede recusarse (disculparse) de ese problema.
Conflicto de intereses continuo
Si un conflicto de intereses es significativo, continuo e irreconciliable, y si impide la capacidad del individuo para llevar a cabo las tareas del puesto, una política de conflicto de intereses le otorga a la organización el derecho de destituir a la persona del puesto.
Política típica de conflicto de interés
Una política de conflicto de intereses para una junta directiva puede incluir:
- Definiciones, como "persona interesada" e "interés financiero"
- Discusión del deber de revelar y determinar si existe un conflicto de intereses
- Procedimientos para abordar el conflicto de intereses, por el individuo o la junta
- Qué sucede si la junta determina o tiene motivos razonables para creer que se ha producido una violación de un conflicto de interés
- Discusión de la compensación del director de la organización y su efecto a bordo de la función
- Un requisito para la revisión anual de la política de conflicto de intereses, la divulgación de intereses externos y la renovación de la política.
Las políticas de conflicto de intereses firmadas para cada miembro de la junta son parte de los registros corporativos y deben mantenerse en el libro o archivo de registros corporativos .