Una lista de pasos en la preparación del extracto de flujo de efectivo
Tres documentos fundamentales de cualquier negocio son el estado de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo . De los tres, el Estado de flujos de efectivo puede ser el más importante porque es el único documento que le informa si tendrá o no el dinero que necesita para administrar su negocio. Describe el flujo de fondos (que es su capital de trabajo) dentro y fuera de su negocio en el período contable dado y le muestra dónde está el negocio: qué está funcionando bien y dónde se necesitan mejoras.
La diferencia entre el balance y el estado de flujos de efectivo
A veces, los empresarios al comienzo de sus carreras encuentran un poco confusas las diferencias entre estos documentos, especialmente el balance frente al estado de flujos de efectivo.
Básicamente, el balance es un documento estático. Le da una instantánea de la empresa en un momento determinado: sus activos, pasivos y capital propio. No dice nada acerca de la tendencia del negocio, solo que aquí es donde se encuentra en este momento particular.
La declaración de flujos de efectivo, por otro lado, es dinámica, más parecida a un video que muestra cómo cambia el negocio a lo largo del tiempo. Esta es información esencial porque le muestra qué aspectos del negocio están mejorando -por ejemplo, los ingresos pueden estar en tendencia ascendente- y cuáles no, los salarios o los costos de los materiales, por ejemplo, también tienden a subir. Esto le indica lo que debe hacer a continuación para garantizar el éxito continuo del negocio.
Cómo desarrollar un estado de flujo de efectivo
Otra pregunta frecuente es la frecuencia con la que necesita desarrollar un estado de flujo de efectivo. En algunos casos, los profesionales de la contabilidad recomiendan que prepare un estado de flujo de efectivo cada mes porque, para muchas empresas, las facturaciones mensuales son habituales y los gastos operativos, como el alquiler y los salarios, a menudo se pagan mensualmente. En algunas circunstancias, los estados de flujo de efectivo trimestrales pueden funcionar. Como mínimo, el estado de flujos de efectivo debe prepararse anualmente, pero para llevar un registro de sus tendencias esenciales, es posible que desee preparar el estado de flujo de efectivo con mayor frecuencia.
Sin embargo, antes de que pueda preparar un estado de flujos de efectivo, deberá preparar otros dos documentos contables, la declaración de ingresos y el balance general .
01 - El estado de resultados
Para un período contable específico, el estado de resultados muestra cuánto dinero recibió, sus ingresos, y cuáles fueron sus gastos. La diferencia entre los dos es su ganancia bruta . El estado de resultados debe prepararse con la frecuencia que necesite la información. Algunas empresas -los casinos son un ejemplo extremo- pueden necesitar preparar un estado de ingresos diariamente. La mayoría de las empresas son mucho menos volátiles y realizar un seguimiento del negocio requiere un estado de ingresos semanal o mensual.
A continuación, se detalla el estado de ingresos mensual de un DJ:
Estado de ingresos de GrandMaster Local Guy's
para el mes que finaliza el 31 de agosto de 2016
Ingresos
Ventas de CD $ 470.00
Ingresos de los clubes $ 7,030.00
Ingresos totales $ 7,500.00
Gastos
Costo de CD vendidos $ 150.00
Costos de viaje $ 700.00
Alquiler de equipos $ 2,500.00
Reparaciones del equipo $ 900.00
Total de gastos $ 4,250
Ingresos netos $ 3,250
02 - El Balance
El siguiente documento que deberá preparar es el balance general. Una vez más, el nombre del documento le da una idea de lo que muestra un balance: el saldo entre sus activos y pasivos. El balance, al establecer la diferencia entre todos los activos de la compañía y todos los pasivos de la compañía, le brinda una instantánea del valor del negocio en una fecha determinada.
Aquí hay un ejemplo simple que muestra la esencia del documento del Balance:
GrandMaster Local Guy
Hoja de balance
al 31 de agosto de 2016
Activos corrientes Pasivos corrientes
Efectivo $ 17,500 Notas por pagar $ 5,000
Cuentas por cobrar $ 3,000 Cuentas por pagar $ 1,200
Inventario de CD $ 900
Total de Activos $ 21,400 Total de Pasivos $ 6,200
Patrimonio $ 15,200
Total pasivos y capital $ 21,400
03 - Desarrollo de hojas de balance comparativas
En este punto, está casi listo para preparar el estado de flujos de efectivo. Sin embargo, antes de poder hacer eso, necesitará no solo un balance general, sino dos: uno para el período contable anterior y el otro para el período actual que acaba de preparar.
¿Por qué? Esto se debe a que está buscando cambios de un período contable a otro. ¿Los ingresos suben o bajan? ¿Qué pasa con los gastos? ¿Cómo afecta eso el valor neto de su empresa? La comparación del Balance anterior con el balance posterior le indica cómo se dirige su negocio.
El estado de flujo de efectivo tiene que ver con los cambios en la posición de efectivo de la compañía, como se muestra mediante la comparación de los balances de los dos años.
La preparación de dos balances (o balances comparativos) se conecta directamente con el siguiente paso: el desarrollo del estado de flujos de efectivo.
04 - El estado de flujos de efectivo
Ahora está listo para preparar el estado de flujos de efectivo . Los pasos básicos que tomará incluyen:
- Estableciendo su ingreso neto para el período
- Contabilización de sus gastos no monetarios
- Hacer ajustes apropiados por ganancias (o pérdidas) en ventas de activos
- Observando los cambios en todos los activos actuales (es decir, la diferencia entre las entradas del balance anterior y posterior)
- Contabilización de los cambios en los pasivos (la diferencia entre las entradas del balance anterior y posterior.