Solicite un número de identificación de empleador (EIN)
Su EIN es un número único asignado específicamente a su negocio para fines del IRS. Este número identifica su negocio cuando informa información sobre sus empleados a agencias gubernamentales federales y estatales. Ejemplos de esta información incluyen los ingresos totales y los impuestos pagados en su nombre. Es posible que escuche el EIN denominado formulario SS-4 o identificación fiscal: estos son los mismos que los del EIN.
Solicite su EIN a través del IRS directamente. La forma más conveniente de completar esta transacción es a través de una aplicación en línea. Sin embargo, las solicitudes también se aceptan por fax y correo.
Verifique las regulaciones estatales y locales para conocer los requisitos adicionales del EIN
Aunque muchos estados y localidades aceptan su EIN federal para la identificación, algunos requieren números separados para fines impositivos. Los ejemplos incluyen Nueva York, Massachusetts y Carolina del Sur. Puede determinar las regulaciones de su ciudad y / o estado visitando el sitio web de pequeñas empresas del estado correspondiente.
Comprender la diferencia entre el contratista independiente y el empleado
Ya sea que contrate a contratistas o empleados independientes , tiene un impacto significativo en cómo se pagan los impuestos a los ingresos, a Medicare, a la Seguridad Social y al desempleo, por lo que es fundamental entender la distinción entre los dos.
La prueba básica se reduce a las siguientes tres preguntas:
- ¿El empleador controla cuándo, dónde y cómo se completa el trabajo? Si es así, el trabajador probablemente sea un empleado.
- ¿El empleador controla los aspectos financieros del trabajo? Por ejemplo, ¿se reembolsan los gastos? ¿Proporciona el empleador herramientas relacionadas con el trabajo, como computadoras? Si es así, el trabajador probablemente sea un empleado.
- ¿La relación está en curso, o el trabajador está empleado para un proyecto específico sin expectativa de empleo continuo? ¿El empleador ofrece beneficios, como seguro de salud y tiempo libre remunerado, al trabajador? Si la relación continúa y / o si se ofrecen beneficios, el trabajador probablemente sea un empleado.
Obtener formularios requeridos del empleado
Una vez que sus propios documentos estén en orden, está listo para contratar a sus empleados. Asegúrese de reunir información sobre impuestos y nómina durante los primeros días de empleo para asegurarse de que reciban su primer cheque de manera oportuna. Es posible que desee alentar el uso de depósito directo por parte de los empleados para pagos más rápidos.
Cada empleado debe completar un Formulario de retención de impuestos federales W-4, que le permite calcular la retención impositiva correcta. Los empleados también deben completar un formulario I-9 para verificar que estén legalmente autorizados a trabajar en los Estados Unidos.
Elija su período de pago
Cuantos menos períodos de pago tenga, más fácil será completar su nómina. Sin embargo, algunos estados requieren que a los empleados se les pague según un cronograma determinado, por ejemplo, semanal o quincenalmente. Si desea ejecutar la nómina con una frecuencia inferior a una vez a la semana, comuníquese con el Departamento de Trabajo de su estado para determinar si su período de pago propuesto cumple con las regulaciones estatales.
Crear procesos relacionados con la nómina
Antes de poder emitir cheques de pago precisos, necesitará un método de seguimiento de horas de los empleados. Hay muchas herramientas disponibles para este propósito, desde hojas de inicio de sesión básicas hasta plataformas que realizan un seguimiento de la actividad de los empleados en teléfonos o computadoras. También es importante establecer políticas para el tiempo libre remunerado si planea ofrecerlo, pago de horas extras y cualquier otro beneficio.
Por otro lado, debe tener un proceso establecido para garantizar que las deducciones por beneficios, impuestos y similares se paguen a los proveedores y agencias correspondientes en nombre de sus empleados.
Seleccione una plataforma de nómina
Si planea manejar la nómina interna, asegúrese de que usted o su contable estén a gusto con los matices de esta tarea. Hay varias plataformas de nómina de alta calidad disponibles para facilitar las cosas. Sin embargo, la mayoría de las pequeñas empresas prefieren los servicios de controlador subcontratados, ya que estos profesionales tienen el conocimiento y la experiencia para producir la nómina de forma precisa y puntual.
Produzca su nómina
Una vez que usted o su controlador hayan ingresado la información personal de los empleados en su sistema de nómina, usted está listo para producir su primera ejecución de nómina. Utilizando las herramientas de medición del tiempo que tiene vigentes para los trabajadores por hora (no exentos), ingrese o informe el número de horas para cada uno. Los trabajadores asalariados (exentos) no tienen que informar sus horas. Se les paga la misma cantidad cada semana.
Nota: Si está haciendo un cálculo del costo del trabajo en su contabilidad, aún querrá que los empleados asalariados realicen un seguimiento de sus horas. No tendrá en cuenta su pago semanal, pero querrá poder asignar tiempo con precisión a los trabajos para comprender los costos. Considere usar un programa de seguimiento del tiempo que se sincronice con su software de contabilidad del libro mayor para producir estos informes. Muchos también se sincronizarán con su nómina para que pueda usarlos tanto para empleados asalariados como para empleados por hora.
Conservar registros requeridos
Ciertos registros relacionados con la nómina deben conservarse para fines del IRS. Como regla general, debe conservar todos los registros de las personas que trabajan activamente, independientemente de la duración de su mandato. Muchos registros deben conservarse durante un cierto período una vez finalizado el empleo. Por ejemplo, los registros de impuestos laborales deben conservarse durante al menos cuatro años. Las instrucciones específicas están disponibles a través del IRS.
Calcule y pague impuestos federales y estatales sobre nómina
Finalmente, usted como empleador es responsable de realizar pagos de impuestos sobre nómina y producir ciertos informes. En general, los informes deben presentarse trimestralmente o anualmente. Utilice los recursos disponibles a través del IRS y la oficina de impuestos de su estado para asegurarse de que todos los impuestos y los informes se manejen de manera adecuada.
La nómina precisa y puntual es una de las responsabilidades más importantes de su negocio. En primer lugar, los errores de nómina son una forma infalible de molestar a los empleados. En segundo lugar, los errores impositivos pueden generar multas y sanciones significativas. Considere cuidadosamente cómo se manejará su nómina de sueldos para garantizar que evite las trampas más comunes.