01 - ¿Es Evernote la herramienta correcta para CRM?
Comencemos con el hecho de que Evernote no fue creado para la administración de contactos o prospectos, y las personas de Evernote no intentan comercializarlo para estas tareas. No está diseñado ni comercializado como una solución CRM, Customer Relationship Management . Sin embargo, una vez que comience a mover la mayor parte de las tareas de recopilación de información y administración de su empresa a Evernote, es un próximo paso natural usarlo para administrar prospectos de bienes raíces, contactos y clientes.
Debido a que no se trata de una base de datos diseñada para estos trabajos, el usuario debe adaptarse a algunas limitaciones y deberá tener una visión realista de lo que espera de una herramienta para administrar la información del cliente. Lo primero que debemos acordar es que CRM, Customer Relationship Management , se trata de registrar información sobre nuestros contactos y clientes, capturar nuestras interacciones con ellos y acceder fácilmente a esa información más adelante para marketing y servicio al cliente.
02 - Lo que quiero de Evernote y CRM
El enfoque Minimalist Real Estate CRM
Tomo un enfoque minimalista para CRM inmobiliario. No quiero pasar mucho tiempo capturando cada bocado de información sobre mis contactos que estén dispuestos a compartir. No hago saludos de cumpleaños, no necesito estar al día con los nombres y calificaciones de los niños en la escuela, ni me importa qué tipo de auto conducen o sus restaurantes favoritos. Si lo haces, no estoy diciendo que Evernote no funcionará, porque lo hará. Pero, creo que el tiempo y el esfuerzo que implica tratar de capturar y archivar esta información es mucho más opresivo que el valor que recibo y la impresión que tengo de las personas que desean enviar un correo electrónico por correo electrónico.
Lo que quiero de una herramienta de CRM
Existe, por supuesto, cierta cantidad de información personal que debemos mantener para comunicarnos con nuestros clientes y clientes, así como para proporcionar un servicio al cliente de primer nivel, que incluye:
- Todos los nombres de los que toman las decisiones
- Direcciones, casa y trabajo
- Números de teléfono, casa, trabajo, celular
- Tipo de contacto / prospecto; comprador, vendedor, vendedor, contratista, compañía de títulos, tasador, inspector, etc.
- Para compradores, información sobre lo que quieren
- Para vendedores, información sobre su propiedad
- Registro de correos electrónicos y conversaciones telefónicas
- Adjunte documentos relevantes para contacto / transacción
- Referencias que nos envían para agradecimiento
Puede tener más elementos de información, y eso está bien, pero estos son mis requisitos mínimos. Entonces, ¿por qué molestarse con Evernote cuando hay soluciones de CRM específicamente diseñadas para esta tarea? Para mí, es simplemente el hecho de que he reunido casi todos los aspectos de mi gestión empresarial en Evernote, así que ¿por qué hacer de esto una herramienta separada? Ya estoy usando Evernote y herramientas de terceros para capturar documentos, interacciones con clientes, fotos y mucho más, por lo que es una extensión natural no tener información en más de un lugar.
03 - Contactos de negocios Información básica Entrada
Ya he escrito sobre KustomNote, y eso es lo que uso para hacer CRM en un instante con Evernote. La imagen muestra una parte del área de entrada para un nuevo contacto comercial en mi formulario. Puede ver que he creado un formulario separado para contactos comerciales con tipos. No se usa para prospectos y clientes, pero te lo mostraré a continuación. Quiero información algo diferente para los dos tipos de contacto diferentes, y es más eficiente tener diferentes formas de entrada en lugar de una que sea mucho más larga.
Diseña tu formulario como quieras, pero puedes ver en la imagen que el mío obtiene la información de contacto básica para nombre, dirección, empresa, teléfonos, correos electrónicos y el tipo de contacto; tasador, compañía de títulos, inspector, etc. Para actualizar su memoria en KustomNote, una vez que envía el formulario, crea la nota automáticamente en Evernote.
04 - Formulario de entrada de información prospectiva / cliente / cliente
Esta es una forma (ver imagen) para el mismo tipo de información básica, pero en este caso para alguien con quien esperamos hacer una transacción de comprador o vendedor. De esta forma, tengo campos para el tipo de cliente / cliente potencial, como comprador, vendedor, inversor, etc. Esta es la información básica que se aplicaría a cualquier cliente potencial o cliente.
05 - Evernote Ordenando y Encontrando estas Formas Nuevamente
Recuerde que cuando las notas se muestran en Evernote, ya sea que estemos mirando el contenido de un bloc de notas, todas las notas o los resultados de una búsqueda, vemos las notas que se muestran con las más recientes en la parte superior que retroceden en el tiempo. Ahora tenemos un dilema, ya que la información más importante y más utilizada es en esta publicación de información de CRM, que será la primera o la primera nota que presentemos para cada contacto. Esto significa que se mostraría en la parte inferior de la lista de notas.
Lo que hago con KustomNote es configurar un prefijo para cada título de nota para permitirme extraer esta nota en particular por sí mismo o en la parte superior de una lista breve. Al usar prefijos con KustomNote puedo obtener resultados limitados que satisfacen mis necesidades específicas de información. Las etiquetas también funcionarían, y puede configurarlas en KustomNote, pero requiere más tipeo para limitar los resultados de búsqueda.
Ahora, al agregar todo tipo de información nueva, notas, documentos adjuntos, correos electrónicos y registros de conversaciones, se acumularán en la parte superior, pero siempre puedo extraer la información básica fácilmente. Todo siempre será clave para los nombres del contacto. Esta es la forma en que debería ser, ya que siempre quiere ver las cosas más nuevas en la parte superior cuando hace una búsqueda de contactos. Usaremos este prefijo para otros formularios también, como veremos en la Parte 2 de la serie de partes de Prospect y Contact Management 3.