Seguimiento de todos los flujos de salida de efectivo
Su tenedor de libros o contador registrará todas estas transacciones en el diario de desembolsos en efectivo antes de publicarlas en el libro mayor, en el libro mayor de cuentas por pagar , etc.
Esto generalmente se hace mensualmente. En algunas empresas, el diario de desembolso en efectivo se combina con el diario de recibos de efectivo y se conoce como el libro de caja.
El diario de desembolsos de efectivo es una herramienta importante en la administración de efectivo: los dueños de negocios pueden usar esto para ver cuánto efectivo se ha desembolsado y dónde fue, calculando el porcentaje que se destinó al inventario en comparación con el pago de otras facturas. El diario de desembolso en efectivo incluye los números de cheque de cheques que se escribieron, razón por la cual muchos paquetes de software de contabilidad se refieren a la revista como un registro de cheques. Estos paquetes tienen formularios preestablecidos para el diario de desembolsos de efectivo o formularios fácilmente personalizables para satisfacer sus necesidades.
Configuración del diario de desembolsos en efectivo
Las columnas se configuran para cada transacción de la siguiente manera:
- Fecha
- Verifique el número
- Explicación
- Crédito en efectivo
- Otro crédito
- Cuenta cargada
- Cuentas por pagar
- Otro débito.
Las columnas del tipo de pago en efectivo pueden ser más específicas para la naturaleza del negocio. Por ejemplo, algunas empresas solo pueden necesitar una columna para registrar el monto en efectivo, mientras que otras necesitan columnas adicionales para las cuentas por pagar, descuentos recibidos en efectivo, etc. Siempre debe haber una "otra" columna para registrar cantidades que no encajan en ninguna de las principales categorías.
Actualización de otros libros
Regularmente, a veces diariamente, las partidas en el diario de desembolso en efectivo se utilizan para actualizar los libros subsidiarios, aquellos diseñados para registrar tipos específicos de transacciones contables. Si la mayoría de los pagos en efectivo son para proveedores de compras de crédito, entonces el libro auxiliar actualizado es el libro contable por pagar.
Las cuentas del libro mayor se actualizan mensualmente utilizando los totales del diario de desembolsos en efectivo. Si la empresa está utilizando cuentas de control subsidiarias para sustentar las cuentas del libro mayor, las contabilizaciones son parte del sistema de contabilidad de doble entrada .
Descuentos de publicación
El diario de desembolso en efectivo incluirá una columna de descuentos recibidos si hay pagos en efectivo a proveedores que pueden disfrutar de un descuento, quizás para el pago anticipado. Por lo tanto, se registra el monto de la factura, junto con el descuento recibido y el pago en efectivo. Solo el total de la columna de descuentos recibidos se contabiliza en el libro mayor.
2 pruebas de publicación
Contabilidad y contabilidad pueden hacer uso de dos procedimientos al final de un período contable para demostrar que la información en el diario de desembolso en efectivo se ha transferido correctamente a los libros subsidiarios.
- El total de todos los saldos del libro auxiliar (si la mayoría de los pagos son para proveedores, nos referimos a los saldos de las cuentas del proveedor en el libro contable) debe ser igual al saldo en la cuenta de control del libro auxiliar en el libro mayor.
- El libro mayor debe estar en equilibrio, es decir, los débitos totales en el libro mayor general deben ser iguales al total de créditos.