Cómo su firma de abogados puede contabilizar retenedores de clientes en QuickBooks

Consejos Prácticos de Software de Contabilidad para Practicar Abogados

Las buenas prácticas contables son una de las tareas administrativas más importantes que enfrentan los abogados en ejercicio en el manejo de sus prácticas legales. Si usted es un médico único, posee una pequeña práctica legal o un socio en una gran empresa, usted tiene las mismas responsabilidades contables que todos los demás abogados. Si bien la complejidad de sus tareas de contabilidad y contabilidad puede cambiar con el tamaño de su práctica, los principios básicos de contabilidad seguirán siendo los mismos.

De hecho, se le pedirá que siga las reglas y regulaciones de su estado con respecto a la contabilidad de los fondos del cliente. Dado que estas reglas varían de un estado a otro, debe asegurarse de familiarizarse con las regulaciones de su estado en esta área. Sin embargo, si usted o su bufete de abogados utiliza QuickBooks en su práctica, el siguiente consejo puede ayudarlo a rastrear los pagos anticipados o los retenedores que recibe de sus clientes.

Cómo configurar la cuenta de retención de cliente

Algunos estados pueden permitir que los retenedores del cliente se contabilicen por separado en los registros contables, pero para que los fondos se depositen en la cuenta bancaria operativa de la firma de abogados. Otros estados requieren el uso de cuentas fiduciarias, donde los retenedores del cliente no solo se contabilizan por separado sino que se mantienen en una cuenta bancaria separada de la cuenta operativa de su empresa utilizada para los gastos comerciales diarios. Algunos abogados han hecho las reglas de la American Bar Association.

Los siguientes pasos se pueden usar cuando sus clientes pagan tarifas por adelantado, y cuando su estado le permite depositar los fondos en la cuenta de cheques de su bufete de abogados.

1. Ve al menú de la lista .
2. Seleccione el plan de cuentas .
3. Haga clic en el botón Cuenta .
4. Seleccione Nuevo .
5. Seleccione otros tipos de cuenta .
6. Seleccione Otra responsabilidad actual .

1. Haga clic en Continuar .
2. Aparecerá la ventana Agregar nueva cuenta .
3. En el campo Nombre de la cuenta , ingrese Retenedores del cliente .
4. Haga clic en Guardar y cerrar para completar el proceso.

Como los retenedores no son ganados, usted registrará un pasivo por estos adelantos; no debe registrarlo como ingreso cuando obtiene un retenedor. El retenedor se reconocerá como ingreso cuando se cobre la tarifa cuando a su cliente se le proporcionen servicios legales.

Cómo aplicar un retenedor a una factura

Cuando haya proporcionado a su cliente servicios legales, puede crear una factura y aplicar el monto del anticipo a la factura. El retenedor se restará de la cantidad que el cliente le debe, y el retenedor se moverá de la cuenta de pasivo y se reconocerá como ingreso en ese momento.

1. Ir a la página de inicio .
2. Haga clic en el icono Crear facturas .
3. Seleccione la factura personalizada de su despacho de la lista.
4. Haga clic en la flecha desplegable Cliente: Trabajo y seleccione un cliente de la lista.
5. Haga clic en la primera línea en la columna Artículo .
6. Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un elemento.
7. Ingrese la información de facturación.
8. Al final de los ítems de la factura, ingrese el ítem Retenedor (Nota: use una Cantidad de -1 y una Tasa igual al monto del retenedor que está aplicando a la factura).

1. Haga clic en Guardar y cerrar para crear la factura.

Consejo practico

Como se mencionó, los bufetes de abogados están sujetos a estrictos requisitos de contabilidad para los fondos de los clientes. Estos requisitos varían de estado a estado. Si bien todos los estados requieren que los abogados usen cuentas de fideicomiso para retener los fondos de los clientes en ciertas circunstancias, deberá familiarizarse con los requisitos específicos de su estado. Es posible que deba retener sus retenedores en la cuenta fiduciaria de su empresa, o que solo se le solicite que contabilice los retenedores por separado en los registros contables de su empresa. La diferencia es que con las cuentas de fideicomiso, debe establecer una conducta ética separada para manejar los fondos de los clientes. El incumplimiento de esas reglas y prácticas podría resultar en sanciones administrativas, civiles o penales.