Cómo configurar un comité de host para sus eventos sin fines de lucro

Los eventos de una organización sin fines de lucro son un componente crítico de la recaudación de fondos y el alcance. La mayoría de los eventos son un asunto de "manos a la obra" que requiere que todos, dentro de una organización sin fines de lucro, trabajen juntos. Algunas organizaciones sin fines de lucro incluso tienen un comité de planificación de eventos o voluntarios dedicados que ayudan a planificar y prepararse para el evento.

Sin embargo, aunque la planificación de eventos es crítica si desea que el evento transcurra sin problemas, también desea obtener resultados de todos sus esfuerzos.

Es por eso que su organización debe reclutar un "comité anfitrión".

¿Qué es un Comité Anfitrión?

Un "comité de anfitrión" es diferente de un comité de planificación de eventos tradicional. En lugar de personas que planifican, programan o configuran activamente para los eventos del día o de la tarde, el comité anfitrión es un equipo que usa sus redes para asegurarse de que el evento sea un éxito. Algunos miembros del comité anfitrión pueden elegir:

Por supuesto, hay innumerables formas en que un comité de host puede hacer que sus eventos caritativos sean mejores que nunca . Piense en un comité de anfitrión como el anfitrión real de una fiesta; alguien que invite a los mejores huéspedes, sepa a quién llamar para la comida o la decoración y pueda conectarlo con personas que hacen que el evento sea un éxito total.

Debido a que un comité anfitrión puede aumentar los fondos recibidos en un evento u obtener más atención de los medios, encontrar y reclutar a las personas adecuadas es vital.

A quién elegir para su Comité Anfitrión

Un comité anfitrión genuinamente útil no incluirá vendedores pagados o planificadores de eventos. En su lugar, deben ser miembros altamente comprometidos de su equipo existente, base de donantes o voluntarios con conexiones y la voluntad de comunicarse.

Su comité de host puede variar desde unas pocas personas hasta docenas.

Cuanta más gente en su comité, más impacto pueden tener colectivamente en el éxito de su evento.

Puede encontrar miembros del comité de host en casi cualquier lugar, incluyendo:

Una vez que haya localizado a las personas, le gustaría unirse a su comité de host; es hora de reclutarlos.

Cómo reclutar un comité anfitrión

Busque y conéctese con personas que serían excelentes miembros del comité anfitrión. Sin embargo, no solo pida a alguien que participe en un comité de host. Una invitación formal es la mejor manera de reclutar miembros del comité.

En una invitación del comité de host, es importante incluir:

Asegúrese de que los miembros potenciales sepan que su participación será reconocida y apreciada, y que pueden tener un impacto significativo si se unen.

Si se pregunta cómo redactar la carta de invitación del comité anfitrión, hay muchos ejemplos en otros sitios web sin fines de lucro. Si está buscando una plantilla fácil de usar, copie y pegue la plantilla a continuación e inserte su información en cada uno de los corchetes.

[Fecha]

Estimado [Insertar nombre]:

Le escribo para informarle acerca de un evento emocionante de que [Su nombre de organización] está planificando para [Mes] en [Insertar ciudad].

En [Mes + Año (si es diferente de la actual)], [Organización] está trayendo el [Nombre del evento] a [Ciudad] para aumentar la conciencia sobre [causa / problema social / problema que aborda su organización] y para generar apoyo para [ programas / iniciativas / esfuerzos].

[Agregar información relevante sobre el evento / meta / tema].

El evento se llevará a cabo en [Ciudad] en [Lugar del evento (si lo tiene)] el [fecha y hora].

[Nombre], nos encantaría su ayuda para que este evento, y otros simplemente, sea un éxito. Si desea ser parte de este evento, así como de eventos futuros, le estaríamos muy agradecidos si aceptara esta invitación formal para formar parte de nuestro comité anfitrión.

Hay algunas formas simples de involucrarse:

  1. Comparta su nombre, o el nombre de su organización, como miembro de nuestro comité anfitrión
  2. Invita a tus colegas, amigos y vecinos a comprar una [mesa / boleto] a nuestro evento (s)
  3. Únete a nosotros para el evento
  4. [Insertar una solicitud específica según la posición de la persona, las conexiones.]

También nos encantaría si consideraras organizar tu propia mesa e invitar a amigos y colegas a una noche de diversión. Su apoyo generoso nos ayudará a difundir la palabra sobre [causa] y realmente tendrá un impacto.

Un miembro de [Organización] se pondrá en contacto con usted dentro del [Insertar cronograma] para analizar los detalles de nuestro comité anfitrión y para analizar su participación, en caso de que le interese.

¡Esperamos con interés trabajar con usted para hacer que [Event Name] y futuros eventos sean un éxito! Gracias por su generosa consideración y apoyo.

Sinceramente,

[Tu nombre]

[Posición en la organización]

[Nombre de la Organización]

[Número de contacto]

Después de haber reclutado a su Comité Anfitrión

Una vez que haya invitado a los miembros de su comité seleccionado, recibirá algunas cartas de aceptación o llamadas. Sin embargo, antes de entrar en los detalles del evento o lo que le gustaría que hicieran, programe una reunión breve con el comité. Sin pedirles nada, déjalos:

Desde allí, puede informarles sobre sus objetivos de recaudación de fondos y sobre cómo le gustaría que trabajen juntos (invitar a contactos o buscar artículos en una subasta). También pueden dividirse en "subcomités" si tiene un grupo grande

Por supuesto, no es solo el trabajo del comité anfitrión planear y ejecutar su evento. Un comité anfitrión debe trabajar con sus voluntarios o el comité de planificación de eventos para vender boletos, asegurarse de que se reclamen nuevos patrocinios de eventos , que los artículos de la subasta sean abundantes y que la noche sea un éxito para los asistentes.

Reconociendo los esfuerzos de su Comité Anfitrión

Cuando termine el evento, los miembros del comité anfitrión deben ser algunas de las primeras personas a las que agradece, tanto en el evento como con un agradecimiento por escrito al día siguiente. Cuanto más involucre a su comité de host, más estarán dispuestos a acoger en el futuro.

Encuentra las personas dentro de tu organización o comunidad que podrían ayudarte a organizar tu próximo evento. Podrían hacer una gran diferencia en la cantidad de dinero que recauda y en los programas que puede apoyar.