Una política de muestra para usar como guía
También existe el riesgo de robo (intelectual o físico), sabotaje e incluso terrorismo. Si bien todas las organizaciones requieren algo diferente (una oficina de Fortune 50 HQ experimenta muchos más visitantes que una pequeña tienda de fabricación de productos electrónicos), la muestra a continuación cubre los puntos principales.
Las políticas de acceso de visitantes son desarrolladas por el departamento de recursos humanos y la mayoría de los profesionales de recursos humanos tienen una política o saben cómo escribir una. Si no, pueden obtener uno de una organización profesional como SHRM (Sociedad de Gestión de Recursos Humanos).
Una muestra de caso
Zipline International (una compañía ficticia) es exitosa porque contratan profesionales talentosos y fabrican productos líderes en su industria. Debido a que los visitantes no autorizados pueden robar propiedad intelectual , lesionarse en áreas de fabricación peligrosas o causar daños a los empleados, Zipline implementó una estricta política de acceso de visitantes. La política va más allá para salvaguardar los secretos comerciales y proteger a los visitantes y empleados.
Llegada y salida
Todos los visitantes deben estar registrados en el sistema de software de gestión de visitantes que opera la recepcionista de la entrada principal. El sistema registra el nombre y la afiliación de la empresa de cada visitante, así como el propósito y la duración de su visita.
Insignia de visitante
En el check-in, a cada visitante se le toma una foto y se le entrega una identificación con foto. Junto con su foto, la insignia muestra el nombre del visitante y la duración de su visita. La insignia del visitante debe ser usada todo el tiempo.
Los visitantes deben estar acompañados por un empleado patrocinador en todo momento
Todos los visitantes deben ir acompañados por el (los) empleado (s) que visitan durante la duración de su estadía.
Este requisito no se aplica a los visitantes de las sucursales de Zipline. Se pueden hacer arreglos especiales para acomodar a los contratistas contratados para asignaciones a largo plazo, pero estos arreglos deben ser aprobados con el Director de Seguridad.
Fotografías
No se pueden tomar fotografías sin la aprobación previa del departamento legal o del Director de Seguridad. Además, la fotografía que está permitida no se puede publicar sin la aprobación previa del Director de Marketing.
No divulgación
Todos los visitantes deben firmar un NDA (acuerdo de confidencialidad) al momento del check-in.
Acceso a la red de invitados
Los visitantes que requieren acceso a Internet cuentan con un nombre de usuario y una contraseña para la red inalámbrica de Zipline. En ningún momento un invitado puede acceder al programa de intranet de la compañía con su computadora portátil u otro dispositivo móvil.
El papel del piso Marshall
Cualquier empleado que advierta un visitante sin una insignia debe informarlo de inmediato al jefe de piso designado para su área. El jefe de piso tiene la responsabilidad de primera línea de hacer cumplir la política de gestión de visitantes. En el caso de una evacuación de emergencia, la recepcionista imprime una lista de todos los visitantes y entrega la lista al jefe de piso en el área de evacuación.
Los mariscales de piso son responsables de dar cuenta de todos los visitantes durante una evacuación.
Descargo de responsabilidad: esta es una política de muestra y no constituye asesoramiento legal. Solo pretende ser un punto de partida para crear una política adaptada a las necesidades específicas de su empresa. Zipline International es una empresa ficticia (según mi leal saber y entender) y el nombre solo se usó como ejemplo al escribir esta política.