Errores de la cuenta fiduciaria del abogado que los abogados no deberían tomar
Si bien hay muchas formas en que las cuentas fiduciarias se manejan mal, hay tres errores comunes que los abogados cometen al administrar sus cuentas IOLTA.
"Préstamo" de dinero de la cuenta fiduciaria
No hay una forma legítima de pedir prestado de una cuenta de fideicomiso. En ocasiones, los abogados usan los fondos de la cuenta fiduciaria antes de tener derecho a hacerlo, mientras que en otras situaciones utilizan fondos que nunca adquirirían el derecho de usar. Cualquiera de estos enfoques abre la puerta para que el abogado se meta en serios problemas.
Hay tres formas en que se produce un préstamo incorrecto de la cuenta de fideicomiso:
El abogado toma dinero de la cuenta fiduciaria antes de que se gane
Esto sucede a menudo cuando un abogado tiene problemas de flujo de caja. En esta situación, el abogado ha recibido una retención que (afortunadamente) ha colocado en la cuenta del fideicomiso, y el abogado tendrá derecho a pagar ese dinero a sí mismo a medida que se complete el trabajo. Sin embargo, el abogado no completará el trabajo antes de que se pague algún gasto inminente: nómina, alquiler de oficinas, costos adelantados en un caso de cuota contingente, etc.
Entonces, el abogado sigue adelante y aprovecha más de la confianza de lo que realmente tiene derecho a tomar de la cuenta de fideicomiso en ese momento del caso.
El abogado toma prestado dinero de los fondos del cliente con la intención de devolverlo
Cuando los problemas de flujo de efectivo se convierten en problemas financieros más severos, y el abogado tiene miles de dólares en fondos de clientes sentados en una cuenta fiduciaria, algunos pueden sucumbir a la tentación de pedir prestado dinero de la cuenta fiduciaria para mantenerse a flote.
El abogado puede racionalizarlo pensando que si no puede pagar las facturas de la oficina, entonces no puede permanecer en el negocio, y si no puede continuar en el negocio, no puede ocuparse de sus clientes. Así que toma un poco de dinero de la cuenta de fideicomiso solo para retenerlo hasta que mejore su flujo de efectivo. Es posible que el abogado tenga toda la intención de reemplazar los fondos lo antes posible, pero este tipo de situación por lo general se agrava y termina muy mal para el abogado, así como para el cliente.
Robo de cuenta fiduciaria
Esta situación realmente no se puede llamar endeudamiento, y no se refiere a las estafas perpetradas en las firmas de abogados. En la situación interna de robo de la cuenta de fideicomiso, o el abogado o alguien con acceso a la cuenta de fideicomiso ha llegado al punto de avaricia o desesperación por el hecho de que simplemente deciden tomar dinero que no es suyo. Los abogados con problemas de abuso de sustancias o adicciones al juego pueden ser particularmente vulnerables a este error, pero otras veces sucede por razones que no parecen claras. Si es cometido por un abogado, este error en la cuenta de fideicomiso es el más probable para terminar una carrera legal. Pero incluso si es cometido por un asistente legal o un tenedor de libros, el abogado sigue siendo el que está en el gancho para pagar los fondos.
Combinación de fondos de abogados con dinero del cliente
Un segundo error importante en la administración de cuentas de fideicomiso de abogados implica mezclar fondos de abogados con dinero de clientes. Esto a menudo surge de la falta de comprensión de cómo se supone que funciona una cuenta de fideicomiso.
Laura A. Calloway, consultora de gestión de práctica legal en Alabama State Bar, dijo: "Muchos abogados no entienden lo que pasa y lo que no en la cuenta de fideicomiso. Algunos administran todo, incluso los honorarios ganados, a través de la cuenta de fideicomiso, utilizando es como un diario general único para sus empresas. Otros toman 'criados' sin entender que, al menos en algunas jurisdicciones como Alabama, no existe un retenedor no reembolsable. Por lo tanto, no colocan un depósito contra el futuro trabaje en la confianza como deberían, particularmente si lo necesitan ahora para mantener las luces encendidas ".
Algunas de las formas comunes en que los abogados combinan su dinero con los fondos de los clientes incluyen:
Un cheque para dos propósitos
Un abogado le dice al cliente que los honorarios legales serán de $ 1,000 y la tarifa de presentación del tribunal será de $ 200, por lo que el cliente le escribe al abogado un cheque por $ 1,200. Algunos abogados pondrán el cheque completo en la cuenta comercial porque de todos modos la mayor parte del dinero irá al abogado. Sin embargo, las reglas de la asociación de abogados requieren que el cheque vaya a la cuenta del fideicomiso, incluso si el abogado tiene derecho a la tarifa completa del abogado de inmediato porque la porción de la tarifa de presentación de ese cheque debe mantenerse en fideicomiso.
Fondos personales conservados en fideicomiso con los fondos del cliente
Algunas asociaciones de abogados estatales prohíben a los abogados tener fondos personales en una cuenta de fideicomiso, mientras que otros permiten que los abogados mantengan una pequeña cantidad en la cuenta para cubrir los gastos relacionados con la operación de la cuenta (aunque la práctica recomendada es descontar de todas las cuentas de fideicomiso la cuenta comercial). Pero en ninguna parte se permite que un abogado use una cuenta de fideicomiso como una cuenta de operación, una cuenta de ahorros o un lugar para ocultar activos.
En ocasiones, los abogados simplemente no comprenden que no pueden pagar facturas, como los gastos generales de su oficina, directamente de la cuenta del fideicomiso, incluso cuando los cheques están siendo retirados de los fondos que ya se han ganado. Otras veces los abogados abusan intencionalmente de la cuenta de fideicomiso como una forma de ocultar activos. Por ejemplo, Calloway dice que ha visto a abogados poner fondos personales en la cuenta del fideicomiso para evitar un impuesto del IRS por impuestos atrasados. Es una violación ética obvia.
No eliminar comisiones o reembolsos ganados de la cuenta fiduciaria
Calloway dice que ha visto a algunos abogados que usaron su cuenta de fideicomiso como una cuenta de ahorro para el día lluvioso. En lugar de eliminar todas las tarifas una vez que se han ganado, el abogado retrasa la eliminación del dinero del fideicomiso para reducir el riesgo de gastarlo. Calloway dice que esto es tanto una mala práctica comercial como una violación a la ética. Si bien el fondo estatal IOLTA puede beneficiarse de las ganancias de intereses adicionales, el abogado debe mover ese dinero a la cuenta operativa comercial o algún tipo de fondo de ahorro.
Error al realizar un seguimiento adecuado de los fondos del cliente
La tercera forma importante en que los abogados arruinan sus cuentas de fideicomiso es al no mantener registros detallados de las transacciones de la cuenta fiduciaria de cada cliente. Hay varias formas en que los abogados cometen este error.
No poner el nombre del cliente en los cheques de cuentas fiduciarias
Si bien la mayoría de los abogados son buenos para conservar copias de los cheques de su cuenta fiduciaria, no todos recuerdan que deben anotar el nombre del cliente o el número de archivo en cada cheque cuando se emite. Si bien puede ser fácil recordar por qué se escribió un cheque hace un mes, puede ser difícil recordar por qué fue escrito dentro de un año.
Los abogados que piensan que nunca tendrán problemas para averiguar qué hay en sus cuentas de fideicomiso deberían considerar el impacto de eventos catastróficos o desastres naturales. Si bien no sucede tan a menudo, a veces las oficinas de abogados y todos sus registros se destruyen. Un incendio puede incinerar esos archivos de papel con bastante rapidez, así como destruir el disco duro de la computadora. Un huracán o un tornado pueden dispersar los registros de facturación por millas. Estas cosas le pasan a los abogados. Si un abogado necesita reconstruir los registros de la cuenta fiduciaria de una empresa utilizando estados de cuenta bancarios y copias de cheques viejos solicitados al banco, la tarea será virtualmente imposible a menos que esos cheques indiquen de quién dinero se estaba utilizando en la transacción.
No mantener un libro mayor individual para cada cliente
A veces, los abogados creen que pueden hacer un seguimiento del saldo de la cuenta de cada cliente en sus cabezas. En algún momento, no pueden. E incluso si pueden, ¿qué sucede con esas cuentas de clientes si algo le sucede al abogado?
Calloway describió una situación que encontró cuando un abogado tenía dos cuentas de fideicomiso. Usaría una cuenta de fideicomiso por un mes y cambiaría a la otra cuenta de fideicomiso el próximo mes. Su creencia era que al permitir que cada cuenta alcanzara un saldo cero durante el mes en que se usó, no tendría que mantener registros de confianza individuales sobre el dinero que permanecía en la cuenta. Él estaba equivocado. Las reglas de ética requieren mantener un balance general de cada cliente para poder identificar los fondos específicos del cliente.
Para cumplir con los requisitos de la asociación de abogados, los abogados deben mantener registros que muestren cuánto dinero tiene cada cliente en fideicomiso en un momento dado. Los depósitos y desembolsos deben rastrearse claramente de alguna manera que facilite determinar el saldo de la cuenta fiduciaria de cada cliente. De lo contrario, sería bastante fácil que el dinero de un cliente se gaste en el caso de otro cliente.
No equilibrar los saldos de clientes individuales contra la cuenta general
Los abogados no solo deben asegurarse de que su cuenta global de fideicomiso esté equilibrada a fin de mes, ni deben asegurarse solo de que cada cuenta de cliente individual esté balanceada. Compara los dos juntos y equilibradlos uno contra el otro. La comparación de los saldos globales a veces revelará un error contable en una cuenta individual, donde se pasó por alto un cheque o un depósito. Este simple paso algunas veces detectará errores que podrían haber resultado en una verificación de cuenta de fideicomiso rebotada.
Obteniendo ayuda
Algunos abogados se dan cuenta de que sus cuentas de fideicomiso están arruinadas, pero no saben cómo solucionar el problema. Una solución es ponerse en contacto con un asesor de gestión de prácticas jurídicas. Muchos colegios de abogados del estado ahora ofrecen asesoramiento de gestión de la práctica jurídica gratuita a sus miembros de la asociación de abogados, y varios asesores de gestión de práctica de derecho privado también ofrecen sus servicios por una tarifa.
Algunos abogados pueden tener miedo de discutir la situación de su cuenta de fideicomiso con cualquier abogado, especialmente con un abogado que trabaje para la asociación de abogados del estado, debido a los requisitos de informes obligatorios para las violaciones de ética. Sin embargo, en muchos estados, las reglas de conducta profesional ahora excluyen específicamente a sus asesores de gestión de práctica legal de informar tales problemas a su junta de ética. Nerino J. Petro, Asesor en Gestión de Prácticas del programa Law Office Management Assistance del State Bar of Wisconsin, señala que si bien las normas varían de un estado a otro, algunos estados como Wisconsin han implementado reglas que otorgan confidencialidad a los abogados que buscan ayuda del programa de asistencia administrativa de la oficina de abogados (LOMAP).
La administración adecuada de una cuenta de fideicomiso puede ser una molestia, pero perder una licencia de ley por mantener registros descuidados sería aún peor. Los abogados que tienen problemas para administrar sus cuentas de fideicomiso deben abordar el problema de inmediato con la ayuda de un contador calificado o de un consultor de gestión de práctica legal.