Los errores de contabilidad ocurren de vez en cuando, pero se pueden evitar muchos errores contables comunes con una planificación y preparación adecuadas. Todos sabemos que generalmente lleva más tiempo corregir un error que hacerlo bien la primera vez. Curiosamente, también es más barato identificar y corregir errores al principio de un proyecto en lugar de esperar para corregir el problema más adelante.
Si trata su negocio como un proyecto a largo plazo, querrá ser proactivo al tomar conciencia de los errores comunes que otros cometen y corregirlos desde el principio, lo que no solo le ahorrará tiempo, dinero y dolores de cabeza a su empresa, sino que también darle una ventaja competitiva en el mercado con operaciones más optimizadas y una mejor satisfacción del cliente. Los siguientes son errores contables comunes que cada CPA ha tenido que ver con los propietarios de pequeñas empresas.
01 - No seguir los procedimientos contables
Un paso útil es desarrollar formularios estandarizados y listas de verificación para completar para asegurar consistencia y precisión. Por ejemplo, querrá documentar un proceso para configurar nuevos proveedores.
Necesitará el nombre, la dirección, el número de teléfono y el número de identificación del empleador (EIN) del proveedor, entre otros documentos, como certificados de seguro , cartas de recomendación o contratos firmados. Luego deberá ingresar esta información en su software de contabilidad para que pueda procesar los pagos.
Deberá tomarse el tiempo necesario para considerar la información que necesita recabar de sus proveedores, desarrollar un formulario estandarizado o una lista de verificación para asegurarse de obtener esa información, y luego tener una política escrita que sus empleados puedan seguir.
02 - Trabajar sin un presupuesto
Cree un presupuesto para que tenga una línea de base para juzgar los resultados operativos de su negocio. Los presupuestos no solo son útiles para reducir el gasto excesivo, sino que también se pueden usar para establecer objetivos financieros realistas y escritos. Los presupuestos siempre deben basarse en la realidad, pero ciertamente puede usar su presupuesto para establecer objetivos financieros razonables, ya sea aumentando los ingresos o reduciendo los gastos operativos.
03 - Hacer errores de entrada de datos
Los errores de entrada de datos ocurren de vez en cuando. Si bien no puede evitar todos los errores de ingreso de datos, puede tener una política para realizar varias conciliaciones de manera oportuna para garantizar que las entradas de datos se detecten rápidamente y puedan corregirse.
Por ejemplo, querrá realizar conciliaciones bancarias mensuales, así como conciliaciones de cuentas por cobrar y pagos. También puede ejecutar las desviaciones de presupuesto a real para identificar posibles errores al clasificar los ingresos o gastos o ejecutar los recibos de los clientes o los informes de pagos de los proveedores periódicamente para asegurarse de que todos los recibos y desembolsos parezcan razonables.
Se deben revisar las transacciones inusuales para garantizar que no se cometieron errores de ingreso de datos y que las transacciones son precisas.
04 - No se puede hacer una copia de seguridad del software de contabilidad
Debe realizar una copia de seguridad del software de contabilidad de su empresa y otros datos regularmente. Muchos programas de software de contabilidad para pequeñas empresas tienen una función que le permite configurar una copia de seguridad automática de su programa de contabilidad.
Úselo. También debe tomarse el tiempo para verificar sus archivos de respaldo, incluso yendo tan lejos como para usar el archivo de respaldo para ver si puede ejecutar su negocio como de costumbre con él.
A veces los archivos están corruptos; a veces no haces una copia de seguridad de todos los datos que necesitas. Una verificación rápida puede identificar problemas con su proceso de respaldo para que pueda asegurarse de tener todo lo que necesita para continuar operando su negocio si surge la necesidad.
05 - Haciendo demasiado usted mismo
La externalización de tareas administrativas que no agregan valor a su empresa puede ser una ventaja.
Por ejemplo, un contador fiscal probablemente esté más versado en derecho tributario que usted, por lo que subcontratar la planificación y preparación de impuestos a su contador le permitirá reducir su obligación tributaria, aumentar el cumplimiento tributario y dejarle más tiempo para dedicarse a generar ingresos. ocupaciones.
Muchos propietarios de pequeñas empresas no desean delegar la responsabilidad a otros profesionales capaces, pero la subcontratación de contabilidad, legal, informática y otras funciones administrativas pueden reducir los errores y aumentar la rentabilidad si utiliza el tiempo recién descubierto sabiamente.
06 - No categorizar correctamente los ingresos y los gastos
El método de contabilidad de la caja de zapatos probablemente no sea una buena opción para las pequeñas empresas con más de unas pocas transacciones por año. Todo el dinero que entra y sale de su negocio debe asignarse a la categoría apropiada.
Los dueños de negocios que se mantienen al tanto de sus registros contables no se equivocan. Sabrán a quién se le facturó, cuánto y si el cliente pagó o no.
También encontrará que su preparación de impuestos de fin de año será mucho más sencilla que tratar de volver a reunir los registros que necesita para preparar la declaración de impuestos de su negocio justo antes de la devolución.