¿Qué es malversación de fondos?
La malversación de fondos es robo o malversación (malas acciones) por parte de los empleados u otras personas de confianza en un negocio.
La mayoría de la malversación implica el robo o la desviación de los fondos de la empresa para el empleado.
El fraude de los empleados es un drenaje comercial importante
Según un informe de 2012 de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), "la empresa estadounidense típica pierde el 7% de sus ingresos anuales por fraude de empleados" y las pequeñas empresas tienen la mayoría de los casos y las mayores pérdidas.
Detección de fraude y malversación de empleados
ACFE dice que la mayoría de los empleados que cometen fraude o malversación muestran signos reveladores como vivir por encima de sus posibilidades, tener dificultades financieras, tener relaciones inusualmente cercanas con los proveedores y tener problemas de control excesivo. Si está alerta y alerta, es posible que pueda detectar y prevenir estas pérdidas comerciales. Esta es una solución de dos partes:
Sé vigilante: busca estas señales de advertencia
Mantenga los ojos abiertos por estas señales de advertencia de fraude o malversación de empleados:
- Un empleado que se rehúsa a tomar vacaciones (teme que el robo sea detectado por un reemplazo)
- Un empleado que continuamente trabaja horas extras
- Un empleado que quiere llevar el trabajo a casa
- Gasto personal excesivo (automóviles nuevos, viajes) por un empleado cuyos ingresos no pueden soportar estas extravagancias. El empleado puede volver a vender artículos o simplemente disfrutar de "la buena vida" a su cargo
- Caja chica desapareciendo demasiado rápido
- Gastos extravagantes para viajes de empleados
- Empleados que tienen una relación cercana con los vendedores. Esté atento a los empleados que suelen almorzar con proveedores o que están relacionados con contratistas independientes que trabajan para su negocio.
- Suministros de oficina en rápida desaparición. Si parece que gasta más y más en artículos de oficina, es posible que se vayan a casa con los empleados.
Estar al tanto de los signos puede ayudarte a saber dónde enfocar tus investigaciones.
Prevenir el robo y la malversación de empleados
Conocer las señales de las pérdidas de los empleados no es suficiente. Debe poder averiguar específicamente si los empleados lo están haciendo. Aquí hay algunos controles internos (técnicas de gestión contable) que puede implementar para averiguar qué está sucediendo:
- Deposite diariamente y concilie mensualmente . Dejar dinero en efectivo sentado es demasiado tentador para algunos empleados, y reconciliar el extracto bancario cada mes ayuda a detectar irregularidades más temprano que tarde.
- Deberes financieros separados de los empleados. Por ejemplo, el empleado que escribe los cheques no debe ser el empleado que concilia el extracto bancario.
- Mantenga un registro de caja chica . El dinero en un cajón de efectivo puede resultar demasiado tentador para algunos empleados. Requerir que todas las transacciones de caja chica tengan un recibo de caja chica o un registro para respaldarlos, y que requieran dos firmas en cheques de recarga de caja chica.
- MBWA (Administrar caminando). Hágales saber a los empleados que está vigilando las cosas de la empresa. No se meta en los casilleros, escritorios o artículos personales de los empleados, solo esté atento a cambios o actividad inusual. Es sorprendente cómo las personas van por la línea cuando saben que a alguien le importa lo suficiente como para mirar.
- Verifique que los gastos de viaje estén respaldados por la documentación correspondiente y que estén en línea. Por ejemplo, revise las facturas del hotel para asegurarse de que no está pagando por películas o masajes.
Comunique su mensaje sobre la honestidad de los empleados
Desde el primer día de trabajo, los empleados deben saber que los necesita, para ser honesto. Un nuevo empleado olvidará convenientemente lo que le diga, pero si debe leer y firmar un manual del empleado o un manual de políticas y procedimientos, no tiene la excusa de no saber lo que se requiere.
Mantenga actualizado su manual para empleados e incluya información sobre sus expectativas y lo que sucederá si no son honestos.
Procesar prontamente
Los tipos de agentes de la ley le dirán que el mayor impedimento para el crimen es la probabilidad de ser atrapado y enjuiciado. Atrapar empleados que roban o malversan no es suficiente; debes estar preparado para procesar. Ser indulgente porque un empleado "solo lo hizo porque ella necesitaba el dinero" no evitará que ella u otras personas roben su negocio.
Consulte a un Abogado de Empleo
Antes de que ocurra algo, dedique un tiempo a hablar con un abogado de empleo, alguien que esté familiarizado con las leyes laborales y cómo lidiar con los problemas de los empleados. Averigüe sus derechos como empleador, cómo lidiar con supuestos robos o malversaciones, cómo comunicarse sobre este tema con la prensa y otros empleados, y cómo enjuiciar a un empleado.
Si sospecha que un empleado le está robando o malversando, su primera llamada debe ser a un abogado, pero es mucho mejor si tiene una relación con alguien y conoce los lineamientos generales de cómo lidiar con el robo y la malversación de empleados.
Descargo de responsabilidad La información en este artículo y en este sitio de guía es para fines de información general y no pretende ser legal o asesoramiento fiscal. Cada situación es diferente; Antes de tomar cualquier medida contra un empleado, consulte a un abogado.