Los pros y los contras de reducir las posiciones de personal remunerado
El uso de voluntarios para realizar tareas o trabajos que de otra manera podrían ser realizados por personal remunerado (a menudo llamado sustitución laboral) solo debería ser parte de una estrategia general para reducir los costos en tiempos difíciles. Aquí hay algunos consejos para hacerlo bien:
No descarte a nadie con la intención de sustituir a un voluntario por personal remunerado. Tal acción seguramente causará que otros empleados pagados teman por sus puestos y se resientan y se resistan a trabajar con voluntarios, por temor a que tomen sus trabajos. Sin embargo, cuando hay una deserción natural o una reorganización general, aproveche esa oportunidad para reconsiderar cómo está configurada su organización y cómo puede reconfigurar los trabajos para que los voluntarios puedan hacer algunas tareas.
Por ejemplo, acaba de promocionar a su recepcionista a un puesto de asistente administrativo trabajando con el director de desarrollo. Esto deja el trabajo de recepcionista abierto. ¿Podría esa posición ser ocupada por voluntarios ? Una organización que visité recientemente limita las horas abiertas al público a cinco por día (10 a.m. -3 p.m.) y utiliza voluntarios para la recepción. Hay un voluntario diferente cada día. Ese voluntario responde el teléfono, saluda a los visitantes y realiza una variedad de deberes administrativos bien definidos y documentados.
Al final del día, el voluntario usa un formulario para resumir las cosas importantes que ocurrieron ese día y cualquier problema que pueda necesitar ser resuelto por el voluntario del día siguiente.
Esta organización tiene la mayoría de los errores resueltos, y los voluntarios son felices y leales. Ahora hay suficientes voluntarios capacitados para tener un par de voluntarios adicionales en la oficina que se encargan de otras tareas de oficina, lo que ayuda a la organización aún más.
No use solo voluntarios para las tareas más rutinarias
Muchos voluntarios están felices de hacer trabajos de oficina o recibir correos por la puerta o hacer mandados, pero cada vez que hay una tarea que a su personal realmente le gustaría hacer pero no hay tiempo, piense en usar un voluntario. Un voluntario puede ser un coordinador de voluntarios, ayudar a escribir subvenciones o recursos de becas de investigación, ser responsable de un boletín informativo, capacitar a otros voluntarios o incluso al personal, planificar e implementar eventos especiales u otras muchas cosas más. Piense creativamente y busque voluntarios que tengan talentos o experiencias especiales.
Considere encontrar y usar voluntarios "calificados"
Los voluntarios calificados por lo general son especialistas en esas áreas que una organización no lucrativa no es, como las finanzas, los recursos humanos o el marketing. A menudo son empleados de corporaciones, parte del programa de responsabilidad social corporativa de su empleador. Sus empresas les dan tiempo para pasar tiempo trabajando con organizaciones sin fines de lucro. Durante esta recesión, también hay voluntarios capacitados entre puestos de trabajo que podrían estar muy interesados en mantener sus habilidades nítidas y agregar sus curriculums.
Los voluntarios calificados no pueden reemplazar al personal, pero pueden reemplazar el costoso outsourcing y los consultores externos.
Pueden ayudarlo a reorganizarse, realizar una auditoría organizacional, desarrollar los datos necesarios para ayudar a la junta a tomar decisiones organizacionales, encontrar formas de ahorrar dinero en servicios esenciales o ayudar al personal a concentrarse en lo que es más importante en sus trabajos.
La investigación ha demostrado que las organizaciones sin fines de lucro no utilizan voluntarios calificados (también llamados trabajo pro bono) tan a menudo como deberían. Pregúntele a sus fundaciones corporativas locales si tienen un programa de voluntariado calificado o solicite una subvención gratuita a través de Taproot Foundation.
La Corporación para el Servicio Nacional y Comunitario tiene un conjunto de herramientas para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a prepararse para utilizar voluntarios con habilidades. También puede publicar sus vacantes para voluntarios con habilidades profesionales en Catchafire, un servicio de búsqueda en línea.
No tolere un sistema de casta en su oficina
He visto oficinas donde los gerentes remunerados salían a almorzar todos los días, generalmente juntos, mientras el personal administrativo y los voluntarios comían sándwiches de ensalada de huevo en la sala de descanso, mientras tanto mantenían el fuerte hasta que los gerentes regresaban.
Qué manera de hacer que el personal de oficina y los voluntarios se sientan ciudadanos de segunda clase. Encuentre maneras de ser inclusivo y hacer que todos sientan que son vitales para algo muy importante.
Actuar rápidamente cuando los voluntarios muestran interés
Los voluntarios tienen muchas oportunidades en muchas organizaciones. Actúe rápidamente cuando muestren interés en el suyo, o irán a otro lugar. Es común que los voluntarios potenciales reciban una evaluación deficiente por parte de organizaciones sin fines de lucro. O bien el gerente voluntario no le hace caso a lo que dice el voluntario sobre la cantidad de tiempo disponible (sentirse abrumado es una razón tan frecuente para el vuelo voluntario como sentirse infrautilizado); o el voluntario recibe una entrevista superficial que no descubre las habilidades y experiencias que podrían ser pistas para ubicar al voluntario en una situación gratificante.
Mantenga una mente abierta sobre qué tipo de trabajos podrían llenar los voluntarios
Sí, es posible que tenga una lista de roles básicos que siempre está buscando, pero cuando su entrevista revela otras posibilidades, no se sienta obligado por los precedentes y las reglas. No dude en crear un trabajo voluntario que se adapte a esa persona en particular, sus talentos e intereses. Es posible que pueda relevar a un miembro del personal pago de alguna tarea y cambiarla a un voluntario. Eso debería permitirle a su personal remunerado el tiempo para dedicar tiempo a otras tareas urgentes. Sin embargo, nunca debe exponer a un empleado pago a la posible pérdida de trabajo.
En resumidas cuentas, no beneficia a nadie reducir los costos recortando deliberadamente al personal y reemplazándolo con voluntarios, pero puede haber formas creativas de permitir que los voluntarios llenen algunos roles si lo hace con prudencia.