A veces puede parecer que la parte más difícil de administrar una pequeña empresa es seleccionar el software adecuado para ocuparse de los detalles más tediosos para usted. Claro, su abuelo acaba de afilar su lápiz cuando llegó el momento de encargarse de los libros, pero este ya no es el clima de negocios de su abuelo. En estos días, hay muchos productos disponibles para simplificar el proceso para usted, para que pueda concentrarse en cosas más importantes ... como ganar dinero.
Decidir cuál es el mejor producto para usted es una cuestión de concentrarse en las necesidades únicas de su negocio y quizás identificar para qué tareas comerciales tiene tolerancia cero. Luego puede seleccionar el software para aligerar su carga. ¿Quieres algo de ayuda? Siga leyendo para ver qué programas se ajustan mejor a sus necesidades.
Mejor en general: QuickBooks Pro 2017
QuickBooks es ofrecido por Intuit, un gigante en la industria de finanzas personales. También amplió su alcance para abordar las necesidades de las pequeñas empresas, y es una opción extremadamente popular.
QuickBooks ofrece literalmente cientos de plantillas para casi cualquier informe que pueda necesitar. ¿Facturación? Lo tienes. ¿Cuentas por pagar? No es un problema. ¿Inventario? Comprobar. ¿Seguimiento de tiempo? Sí. QuickBooks administrará sus contactos y manejará los problemas impositivos, formularios y devoluciones. Creará un presupuesto para usted y realizará su nómina, aunque la función de nómina es un complemento que cuesta un poco más. QuickBooks hace prácticamente todo, excepto que te lleva al trabajo.
Una desventaja y una queja común de los usuarios es que sus numerosas características lo convierten en un programa complicado de dominar. Esto no sería tan malo si ofrece una sólida asistencia al cliente, pero ese no es el caso aquí. La asistencia telefónica está disponible, pero no es gratis.
Puedes comprar el disco QuickBooks por un costo "único" o descargar la versión súper duper para obtener más dinero, pero probablemente terminarás pagando la factura de las actualizaciones en los próximos años (y las actualizaciones cuestan casi tanto como el software original). Y algunas de las características e informes del software simplemente no son necesarias para las pequeñas empresas, por lo que podría terminar con muchas cosas que no puede usar. QuickBooks Pro tiene capacidad para hasta tres usuarios, pero los otros dos también le costarán más. Solo es compatible con Windows.
02 - Mejor software para compartir documentos: Microsoft Office 2016
Microsoft es otro nombre de "no se puede ir mal" en el software. Office 2016 es una actualización de Office 2013, que ofrece algunas funciones administrativas más, pero la interfaz es en gran medida similar, por lo que no hay una curva de aprendizaje pronunciada si ya ha estado usando Office 2013.
Muchas de las características de Office 2016 son las mismas que las ofrecidas por otro software, pero Microsoft se destaca por encima del resto en un área: intercambio de documentos. Si también se inscribe en Office 365 de Microsoft, un servicio de suscripción, puede almacenar documentos en la nube e invitar a otros a acceder a ellos. Pueden verlos, agregarlos o editarlos en tiempo real, siempre que estén equipados con Office 2010 o una versión posterior. Literalmente puede tener una reunión de negocios con personas ubicadas en todo el mundo.
La versión de Microsoft Office Home and Business tiene Outlook, Word y el Excel indispensable. Su versión de Excel ofrece un enlace "Dígame qué hacer" en el que puede hacer clic para obtener ayuda cuando no esté seguro de cómo proceder con una determinada tarea. Una desventaja: "Dime" no te dirá cómo puedes encontrar el comando aplicable recomendado.
El mejor software de contabilidad impositiva: TurboTax autoempleado
TurboTax es el abuelo del software de impuestos, ya que ganó numerosos premios y recibió excelentes críticas. Recientemente ha actualizado su versión Home & Business, renombrándola "Self-Employed". No hace todo lo que QuickBooks hace, pero puede ser excepcionalmente útil si al preparar las declaraciones de impuestos de su negocio está su talón de Aquiles.
De todas formas, obtendrá algunas otras funciones, como el seguimiento de gastos y la función "Es deducible", que pueden ayudarlo durante todo el año, lo que hace que el tiempo tributario sea mucho más fácil. Y la función "SmartLook" le permite hablar con un experto en impuestos en tiempo real si se encuentra con un problema. Cuando le concede acceso a expertos, puede ver exactamente lo que ve en su monitor para poder brindarle orientación.
Puede descargar el programa por una tarifa o comprar el disco con un ligero descuento. El software es compatible tanto con Windows como con Mac.
04 - El mejor software para asistencia de marketing: Infusionsoft Complete
Infusionsoft es una creación del autor / empresario Clate Mask y sobresale en sus herramientas de marketing.
Infusionsoft Complete puede rastrear hasta 10,000 contactos para usted, pero Infusionsoft también ofrece programas menos complejos que acomodan menos si no necesita esta capacidad. Puede grabar interacciones en tiempo real con clientes o clientes e incorporar comentarios o detalles sobre cuán "calientes" son, así como sus preferencias o caprichos. Usted o un empleado pueden llamar el archivo antes de reunirse con alguien y obtener un resumen rápido de lo que puede esperar.
Infusionsoft Complete administra las campañas de correo electrónico con una función de "Creador de campaña personalizado" que puede orientar a los destinatarios en función de su lista de contactos. Supervisará su sitio web, registrará el número de visitantes, las ventas y cuánto tiempo permaneció cada visitante, una cantidad inestimable de información si su negocio está basado en Internet. Y si aún no está basado en Internet pero desea hacerlo, el software puede ayudarlo a diseñar una página de destino.
El único inconveniente real del software es su complejidad. Infusionsoft requiere que se inscriba en un programa de capacitación cuando compra el software, y este es un cargo adicional. Y si busca muchas características de contabilidad, no las encontrará aquí, aunque el software creará y enviará facturas por usted.
05 - El mejor software para Mac: Xero
Una gran cantidad de software es compatible con Windows, pero los usuarios de Mac a veces se quedan afuera en el frío. Xero es un excelente software basado en la nube que es compatible tanto con Mac como con Windows. Lo que lo diferencia es que a los usuarios de Mac no se les cambian las características, como a veces sucede con otro software. Xero no es una opción de Mac "básica".
El enfoque aquí es en contabilidad y el programa puede integrarse con más de 500 aplicaciones de terceros. El soporte de Xero es razonablemente fuerte. Puede obtener ayuda por correo electrónico o chat en vivo, o solicitar que alguien lo llame, aunque no se aceptan llamadas entrantes. Las llamadas telefónicas no tienen un costo adicional.
Una suscripción a Xero runs varía según el plan que elija. Xero manejará cinco facturas por usted, pagará cinco facturas y conciliará hasta 20 transacciones por mes con la versión inicial. Obtiene reconciliaciones, facturas y facturas ilimitadas con los planes Estándar o Premium, y el plan Premium también manejará la nómina por usted. No está encerrado en el plan que elige, puede cambiar en cualquier momento.
06 - El mejor software para negocios muy pequeños: Zoho Books
Este es particularmente útil para propietarios únicos, autónomos y microempresas. Si simplemente no necesita todas esas características mega que ofrece una gran cantidad de otro software, ¿por qué pagar por ellos? Pero tampoco quieres las características dummied-down.
Zoho Books es un software de contabilidad basado en suscripción con características suficientes para satisfacer todas las necesidades de su pequeña empresa sin la etiqueta de precio considerable. Se puede sincronizar con sus cuentas bancarias y ayudarlo a crear y enviar facturas. Las funciones de seguimiento de tiempo y gasto son de primera categoría. El plan básico hará un seguimiento de sus horas facturables y acomoda hasta 50 contactos. El plan estándar admite dos usuarios y acomoda hasta 500 contactos. Puede realizar un seguimiento del inventario si se actualiza al plan profesional. El plan profesional admite hasta 10 usuarios y tiene contactos ilimitados.
07 - Mejor software libre: Wave Accounting
Este software de contabilidad basado en la nube no le costará nada, pero eso no quiere decir que no obtendrá un programa completamente funcional. Wave Accounting está completamente cargado con todas las características y herramientas contables necesarias. Le permite sincronizar con sus bancos y compañías de tarjetas de crédito, y puede manejar informes de impuestos sobre las ventas, balances y estados de pérdidas y ganancias.
Al igual que Zoho Books, Wave Accounting está orientado a empresas más pequeñas, aquellas con no más de 10 empleados. El cliente promedio de Zoho Books emplea de tres a cinco trabajadores. También es más apropiado para las empresas de servicios que para las empresas minoristas. No se puede manejar mucho en cuanto a inventario, y tendría que actualizar para poder procesar los pagos con tarjeta de crédito. Lo mismo ocurre con las funciones adicionales de nómina. Esta versión mejorada no es gratuita, pero el costo es nominal.
Incluso el servicio al cliente de Wave es gratuito, pero encontrará su parte justa de anuncios cuando use el programa. Crear una cuenta y comenzar es muy sencillo, e incluso puede personalizar su tablero de instrumentos, sí, de forma gratuita.
08 - El mejor software para contabilidad en marcha: FreshBooks
Dirigir algunas pequeñas empresas significa que estás atado a un escritorio o anclado a una caja registradora. Otros negocios requieren que estés constantemente en la carretera y mientras te desplazas. Aquí es donde FreshBooks puede ayudar, y ha sido calificado como el software más fácil de usar disponible.
FreshBooks también está basado en la nube y se integra muy bien con teléfonos y tabletas iOS y Android. Aún no obtiene todas sus características clave cuando no está en su escritorio, incluida la capacidad de rastrear su tiempo por proyecto, facturar clientes o clientes y administrar los gastos. Las facturas están diseñadas a medida y FreshBooks incluso le permitirá aceptar pagos con tarjeta de crédito en línea. Se dice que el soporte al cliente es de primera categoría.
Puede probar FreshBooks gratis durante los primeros 30 días, luego el costo varía según la cantidad de clientes activos que tenga. Las empresas muy pequeñas con solo cinco clientes o menos pagan solo $ 15. El plan Plus acomoda hasta 50 clientes por $ 25 al mes. El plan Premium tiene capacidad para hasta 500 clientes.