Artículos de informe de no conformidad
Se debe usar un Informe de No Conformidad preparado y debe incluir como mínimo la siguiente información:
- ¿Cuál es la razón principal o qué es lo que está mal?
- Por qué el trabajo no cumple con las especificaciones
- Qué se puede hacer para evitar que vuelva a suceder
- Se toma acción correctiva explicativa
- Jugadores clave involucrados en el NCR y especificaciones afectadas por el NCR
Cuándo emitir un informe de incumplimiento
La industria de la construcción utiliza regularmente el NCR como una forma de registrar y realizar un seguimiento del trabajo que se realiza que no cumple con los estándares o especificaciones. Los siguientes escenarios son las situaciones más comunes que requerirán la emisión de un NCR:
- El trabajo que no fue construido como se indica en el aprobado emitido para los planos de construcción
- Trabajo que no cumple con las tolerancias especificadas según lo establecido en las especificaciones del proyecto.
- El trabajo que se realiza utilizando métodos o estándares no aprobados
- Cuando el plan de prueba e inspección no se sigue según lo acordado
- Cuando los resultados de las pruebas demuestran que el producto no cumple con los estándares establecidos y aprobados
- Cuando se utiliza un material y no ha sido aprobado como sustituto (igual o similar)
- Cuando el diseño no es preciso y no representa las condiciones reales del campo
- Cuando no se siguió el procedimiento aprobado, el equipo del proyecto identificó los defectos de calidad.
¿Quién es responsable de emitir el informe de incumplimiento?
El Informe de no conformidad, dependiendo de la situación, puede ser emitido por cualquiera de los miembros del equipo del proyecto.
Deberá presentar un hecho no debatible, claro y con suficiente información de respaldo que respalde el reclamo. Es importante establecer desde el primer día, qué condiciones se cumplirán para emitir el NCR. Una vez que se establezcan las reglas y se hayan establecido los límites, entonces es seguro emitir NCR, pero lo más importante es mantener el seguimiento y poder cerrar el NCR. Los informes de no conformidad se utilizarán como herramientas de aprendizaje y capacitación para evitar que esas situaciones vuelvan a ocurrir.
Consecuencias del informe de no conformidad
Aunque es muy importante y saludable emitir NCR en el momento correcto, también es prudente decir que los NCR también pueden traer otros problemas al contrato. A veces, las instituciones financieras pueden ver las NCR como señales de alerta o el contratista puede identificarlas como una situación de bajo rendimiento, por lo que podría tener implicaciones financieras en proyectos futuros. En algunas situaciones, NCR puede abrir la puerta a reclamos e incluso a un proceso de arbitraje adicional. Los NCR también pueden ocasionar retrasos en el proceso de construcción cuando se necesitan recursos adicionales para corregir las situaciones o áreas afectadas por el informe de No Conformidad. Hay una gran cantidad de papeleo e investigación asociados con un NCR ya que, el que emite el informe necesita recopilar información, especificaciones, normas y procedimientos de lista que se vieron afectados por la situación.
¿Qué hacer cuando recibe un NCR?
Si es el destinatario de NCR, debe actuar con prontitud y, como mínimo, siga estos pasos para obtener una resolución rápida:
- Reúnase con la persona que emite el NCR
- Implemente la acción correctiva y asegúrese de que a través de un proceso de inspección el problema se haya resuelto de manera adecuada.
- Responda a través de una carta formal o documente el proceso sobre cuál fue la acción que desencadenó el NCR, documente la acción para resolver el problema, explique los pasos que se tomaron para evitar que esto ocurra y, por último, asegúrese de que su contraparte acepte y firme apagado en su plan de acción.