Cómo mejorar su proceso de solicitud de información (RFI)

Obtenga información sobre esta etapa preliminar en la construcción

¿Estás haciendo la solicitud de información? ¿O es alguien más solicitando información de usted? El término "solicitud de información" (RFI) puede aplicarse de cualquier manera, pero existen algunas diferencias básicas en el proceso en cada caso. Averigüe a continuación cómo mejorar su proceso de RFI, ya sea que solicite o solicite información.

Parte A. Se le pide información

Las solicitudes de información son una etapa preliminar frecuente en la definición y realización del trabajo de construcción.

A menudo se trata de una cuestión de tamaño: los proyectos más grandes tienen más variables y más incógnitas que deben resolverse o al menos reducirse antes de solicitar propuestas formales, por lo que una RFI puede ayudar.

1. Su proceso debe ser lo suficientemente rápido para comprender y responder sin demoras innecesarias. Una RFI de un cliente potencial es una oportunidad para que usted llegue temprano. Eso, a su vez, significa estar lo suficientemente bien organizado para responder rápida y correctamente.

2. Si la RFI indica trabajo que prefiere no llevar a cabo, o que podría generar conflictos de recursos con los proyectos de otros clientes, puede rechazar educadamente. Una respuesta negativa pero puntual aún puede dejar una buena impresión y una posibilidad de ser contactado para otros proyectos más adelante.

3. Asegúrese de que la RFI tenga suficientes detalles para que pueda hacer una buena respuesta. Como mínimo, verifique que tenga suficiente información para responder lo siguiente:

   1. ¿Puedes competir? ¿Tiene las habilidades y los recursos para proporcionar una buena solución?

   2. ¿Puedes ganar tal proyecto? ¿Eres mejor que la competencia para este trabajo de construcción?

   3. ¿Quieres ganar un proyecto así? Verifique el historial del cliente para el pago a tiempo, antes de responder esta pregunta.

1. Si el RFI sigue siendo poco claro, su proceso puede definir las siguientes opciones.

   1. Puedes declinar y buscar otros proyectos.

   2. Puede ayudar al cliente a definir mejor las necesidades de construcción.

   3. Puede ofrecer servicios de consultoría pagados para armar un nuevo RFI.

Cada opción tiene sus pros y sus contras. Su decisión sobre qué opción elegir dependerá del proyecto y del cliente en cuestión.

Parte B. Usted es el que está pidiendo información

Una vez que se ha iniciado un proyecto de construcción, no es inusual que un contratista o subcontratista requiera información adicional para asegurarse de que el trabajo se realice correctamente.

1. Comience su proceso RFI si hay una necesidad de:

   • Modificación de la especificación del proyecto, por ejemplo, para sustituir un material de construcción por otro (quizás imposible de obtener).

   • Aclaración de una tarea o forma en la que un determinado material debe ser utilizado, conformado, aplicado, etc.

   • Resolución de una 'Deficiencia de construcción' en la que parte del proyecto no se ha realizado de acuerdo con las especificaciones del proyecto.

   • Corrección de especificaciones si hay buenas razones para cuestionar una omisión, una mala aplicación o falta de calidad con respecto a los materiales o tareas especificadas.

2. Compruebe si el cliente o el contratista general tiene un formulario de RFI estándar que se va a utilizar. Los buenos formularios y plantillas le ayudan a incluir la información correcta para obtener respuestas razonables y útiles a su RFI. Grabe su RFI recién abierta, por ejemplo, en una aplicación de software centralizada para administrar RFI.

3. Escudriñe la respuesta que recibe para asegurarse de que sea clara y realista. Confirme o aclare cualquier efecto sobre el presupuesto y el cronograma del proyecto. Actualice su propia planificación de proyectos de forma adecuada.

1. Marque su RFI como cerrada o resuelta, si la respuesta que obtiene lo justifica. Verifique su lista de cualquier RFI sin resolver. Persigue a las partes interesadas por las respuestas!