Organizarse implica mucho más que limpiar pilas de papeles y desempolvar el desorden que tiene en su escritorio. La organización implica la creación de sistemas y procedimientos para todas las diferentes partes de su negocio; esto tiene el potencial de ayudarlo a ser más productivo y rentable. Las siguientes ideas incluyen algunas de las mejores maneras en que puede organizarse mejor en su pequeña empresa. Pruebe solo una para la mejora lenta y sostenida o haga un plan para incorporar un nuevo proceso organizacional cada mes en su negocio este año.
01 - Tomar control de documentos y documentos
Ahora que tiene una mejor idea sobre el tipo de documentos con los que está trabajando, es hora de crear o mejorar su sistema de archivo de oficina. Susan Ward elaboró una guía útil para crear un sistema de administración de documentos que puede ayudarlo a crear o ajustar su proceso en papel y organizarlo.
Si decide que es hora de comenzar a avanzar hacia una oficina sin papel ( lea primero estos pros y contras ), puede comenzar escaneando y digitalizando sus recibos, utilizando facturación en línea y servicios de pago como FreshBooks, pasando a un programa de firma digital como DocuSign. y usar la nube para hacer copias de seguridad y archivar datos. Si colecciona tarjetas de presentación en eventos durante el año, también puede ser una buena idea invertir en un escáner de tarjetas de visita para que pueda digitalizar la información de contacto inmediatamente y deshacerse de las tarjetas de papel.
02 - Usa las herramientas de productividad adecuadas
- Gestión de contactos. Desde hacer un seguimiento de sus clientes hasta recordar a las personas que conoce mientras trabajan en red, todos los propietarios de pequeñas empresas necesitan un sistema para administrar la información de contacto. Puede optar por un sistema integral de administración de relaciones con el cliente (CRM) como Salesforce, o para la administración a menor escala, puede configurar su aplicación Contactos existente para que funcione en su empresa.
- Reuniones y comunicación. Ya sea que realice reuniones cara a cara, por teléfono o a través de servicios de video chat, hay una manera de organizar el proceso. Puede utilizar un servicio como Do para organizar sus reuniones con mayor detalle, antes, durante y después.
- Contabilidad y contabilidad. Organice y simplifique la forma de facturar, realizar pagos y administrar el flujo de efectivo con herramientas como Quickbooks Online, Xero y Wave.
- Seguimiento de viajes y gastos. Puede usar aplicaciones como Expedia y TripAdvisor para facilitar los planes de viaje. Luego, una vez en la carretera, las aplicaciones como Expensify lo ayudan a hacer un seguimiento de los gastos y hacer que los informes lleguen a casa mucho más organizados.
- Gestión de redes sociales. Todos sabemos cuánto tiempo se puede desperdiciar en las redes sociales si no se está abordando de una manera sistemática y organizada. Esta es la razón por la que herramientas como Hootsuite y Buffer pueden ser invaluables para los propietarios de pequeñas empresas.
- Gestión de correo electrónico Si usa Gmail en su pequeña empresa, tiene acceso a bastantes extensiones de Google que pueden organizar rápidamente su bandeja de entrada. Si está utilizando otra aplicación de correo electrónico, pruebe SaneBox para el filtrado automático, recordatorios y más.
- Gestión de proyectos. Una buena aplicación de administración de proyectos lo ayudará a rastrear tareas, compartir archivos y colaborar con sus compañeros de equipo, todo en un solo lugar, y puede ser una de las mejores herramientas que puede utilizar para organizar su trabajo. Pruebe Basecamp o Asana para una solución de gestión de proyectos todo en uno.
La productividad es un proceso muy personal y las aplicaciones que necesita serán específicas para usted, el trabajo que hace y la manera en que tiende a trabajar. Tómese el tiempo para explorar cuáles son sus necesidades antes de incorporar una nueva herramienta en su proceso. Es posible que no necesites todos los que piensas. Para obtener más inspiración sobre la herramienta de productividad, lea este artículo con 101 aplicaciones de productividad para pequeñas empresas y explore estas 27 aplicaciones para ahorrar tiempo .
03 - Organice su computadora
Aquí hay una lista de cosas que puede hacer ahora mismo para organizar su computadora y volver a su forma funcional:
- Limpia tu escritorio. Hay un par de maneras en que puede ir aquí, y todo depende de su estilo de trabajo y de cómo usa su computadora. Puede deshacerse de todo desde su escritorio, excepto su papelera (recuerde que los iconos de la aplicación en su escritorio son solo accesos directos; todas sus aplicaciones reales generalmente viven en su carpeta Aplicaciones). O puede agregar algunos accesos directos a sus aplicaciones y archivos más utilizados. Tiendo a equivocarme hacia la primera opción, yendo lo más eficiente posible, pero a menudo usando mi escritorio para acceder fácilmente a los archivos en los que estoy trabajando. Luego los muevo a su hogar permanente una vez que haya terminado.
- Configure un sistema de archivo digital. Hablando de dar a sus documentos un hogar permanente, aquí es donde se crea un sistema de archivo que tiene mucho sentido para usted, de modo que pueda encontrar los documentos que necesita cuando los necesita. Esta guía de organización de archivos y carpetas proporciona una serie de excelentes consejos para ayudarlo a comenzar.
- Actualiza el software. Si su computadora está configurada para instalar automáticamente las aplicaciones y las actualizaciones del sistema operativo, genial. Si se trata de un proceso manual para usted, debe buscar actualizaciones al menos cada dos meses, ya que muchas incluyen parches de seguridad. Luego, una vez al año, revise las versiones actuales del software que está utilizando y tome la decisión si es momento de actualizar.
- Busque virus y problemas de rendimiento. Independientemente del tipo de computadora que tenga, todos pueden tener virus o malware (¡sí, incluso Mac!). Si tiene una computadora con Windows, estos consejos de mantenimiento para PC de PCWorld lo ayudarán a mantener su computadora en buen estado y funcionando sin problemas.
- Verifique la integridad de su copia de seguridad de datos. Estás haciendo una copia de seguridad de tus datos, ¿verdad? Si no, omita todo lo demás por el momento y hazlo primero. Puede usar un servicio de copia de seguridad de datos basado en la nube como Carbonite, Backblaze o CrashPlan o puede usar un disco duro externo que conecte a su computadora (hago ambas cosas). Con cualquiera de las opciones, configure el servicio o la unidad para realizar respaldos automáticos continuos para que no tenga que hacer nada manualmente. Luego, una o dos veces al año, acceda a su servicio de respaldo o maneje e inspeccione para asegurarse de que todo esté disponible y accesible en caso de que necesite sacar copias a su computadora local.
- Regatea tu bandeja de entrada. Muchos propietarios de pequeñas empresas tienen una relación de amor-odio con su bandeja de entrada de correo electrónico. Les encanta porque es una herramienta de comunicación altamente productiva y eficiente; sin embargo, lo odian porque puede perder el control rápidamente y causar estrés innecesario . Hay cosas que puede hacer para mantener su bandeja de entrada en línea, como usar la automatización, agilizar lo que recibe a diario y limitar la frecuencia con que visita el correo electrónico durante el día. Lea este artículo para obtener sugerencias de administración de correo electrónico que harán de su bandeja de entrada una poderosa herramienta de productividad y no una gran pérdida de tiempo.
Los consejos anteriores le ayudarán a organizar su negocio más de manera inmediata, pero recuerde cuán rápido las cosas pueden salir de control. Combine estas actividades con una resolución para realizar una revisión rápida y fácil de sus documentos, herramientas de productividad y estado de la computadora varias veces al mes para que pueda mantenerse organizado y evitar que las cosas lleguen a niveles abrumadores de desorganización.