Use estos cuatro consejos de expertos para mantener bajos los costos de tiempo extra
El rango de horas extra no solo es uno de los gastos corrientes más grandes para la mayoría de las empresas, sino que la gestión correcta o incorrecta de las horas extraordinarias puede significar la diferencia entre costosas demandas, baja moral y vulnerabilidad a los cambios en las regulaciones de horas extra.
Durante los últimos años de tiempos económicos difíciles, muchos empleados han estado ansiosos por demostrar que son trabajadores duros que no se quejan de trabajar un poco más de tiempo, sin incluir necesariamente parte o la totalidad en sus hojas de asistencia.
Muchos empleadores han respaldado tácitamente, o incluso explícitamente, esta actitud. Ashley Dinsdale, un comprador de Macy's que trabaja más de 50 horas por semana, dice: "Los despidos ocurrieron en la oficina de mi empleador anterior. Ahora, llego temprano y envío correos electrónicos para que sepan que estoy allí ".
Piensa proactivamente
Aunque las horas extraordinarias a menudo están plagadas de gastos y peligros, no tiene por qué ser así. Gestionar proactivamente las horas extraordinarias de sus empleados, evitar sorpresas y prepararse para el futuro puede reducir sus gastos, proteger a su empresa de acciones legales y mejorar la moral de toda la compañía.
Los siguientes cuatro consejos de expertos pueden ilustrar algunos de los problemas relacionados con las horas extraordinarias y ayudarlo a evitar grandes escollos y sorpresas cuando se trata de manejar cualquier posible problema.
1. Haga un seguimiento del tiempo de los empleados. El trabajador estadounidense promedio, de acuerdo con la Oficina de Estadísticas Laborales, trabaja un poco más de cuatro horas de tiempo extra por semana. Eso es 208 horas por año.
Estimando un salario promedio de $ 21 por hora de pago de hora y media, el total general es de $ 6,552 por empleado, por año. Con un personal de 20 empleados, eso es $ 131,040 solo en gastos de horas extras.
¿Qué puedes hacer para evitar sorpresas cuando se trata de horas extras? Uno de los mayores recursos disponibles es el seguimiento del tiempo móvil que incluye alertas para informar a los empleados y gerentes cuando los umbrales de horas extras están invadiendo.
El seguimiento del tiempo de los empleados también permite a los gerentes y propietarios de negocios ver y abordar los patrones en toda la empresa, y en el nivel individual de los empleados en lo que respecta a las horas extraordinarias. ¿Un empleado constantemente acumula horas extras cada semana?
¿Las horas extraordinarias provienen de la escasez de personal, las cargas de proyectos pesados, o un empleado que tiene tiempo extra en sus manos y quiere el pago extra? Con una visión general del tiempo que se pasa y cómo se asigna a los diferentes proyectos, los gerentes pueden tomar decisiones informadas con respecto a los recursos y las horas extraordinarias.
No rehúse las horas de seguimiento solo para empleados por hora. Saber exactamente cuántas horas todos contribuyen es fundamental para tomar decisiones inteligentes y manejar los posibles cambios futuros en la regulación de las horas federales.
El seguimiento del tiempo también evita el redondeo de la hoja de tiempo, lo que generalmente ocurre de manera inocente, pero generalmente cae en favor del empleado. La Asociación Americana de Nómina estima 10 minutos de redondeo por turno por empleado. Asegúrese de que el sistema que elija lo ayude con el cumplimiento de DCAA y DOL, para protegerse con registros fáciles de encontrar en caso de auditorías gubernamentales o disputas laborales.
2. Eche un vistazo a la clasificación de los empleados. Debe tener en cuenta que si su empleado es asalariado pero gana menos de $ 23,660 por año, igual se le exige que pague horas extras, y este umbral está a punto de aumentar drásticamente.
Sin mencionar que clasificar a un empleado como exento con un salario inferior a $ 23,660 por año o en una posición que no califica para el estado de exención simplemente para evitar tener que pagar horas extras no es una estrategia sólida. Una parte importante de las demandas laborales que han ido en aumento desde 2004 se derivan de clasificaciones erróneas y reparación de pagos atrasados debidos en horas extraordinarias por horas adicionales trabajadas sin pago.
A los efectos de la condena, no le importa a los tribunales si está clasificando intencionalmente erróneamente o clasificando inocentemente a los empleados; es su trabajo como empleador asegurarse de que la clasificación sea correcta para sus empleados y no manipulada en un intento de reducir costos. Las sanciones por clasificación errónea incluyen hasta dos años de pagos atrasados por horas extraordinarias adeudadas, y si se considera que ha clasificado erróneamente al empleado intencionalmente, tendrá que pagar tres años de salario retroactivo.
Para asegurarse de que sus clasificaciones estén a la altura, evalúe regularmente los deberes y la relación de sus empleados con la compañía, y consulte a un abogado en áreas grises. Puede costar un poco pagar la tarifa legal, pero es una pequeña pizca en comparación con las posibles consecuencias.
3. Comunique las expectativas. Una de las mejores formas de controlar las horas extraordinarias es mejorar la comunicación sobre el tema. Haga que las expectativas sean claras para los empleados, capacite explícitamente a los gerentes y empleados sobre las expectativas y elimine de raíz los hábitos de los empleados de no registrar horas extras "por la bondad de sus corazones".
Puede haber muchas reglas tácitas sobre cuándo registrar el trabajo para los empleados por hora que los gerentes o propietarios de negocios se dan cuenta, pero el trabajo sin pago sigue siendo motivo de acción legal, incluso si la aprobación es tácita. Y no importa cuán buenos sean los corazones de sus empleados, el trabajo sin paga eventualmente consume la moral y la transparencia dentro de la compañía.
Es especialmente importante aclarar sus expectativas con respecto a la tecnología. Revisar el correo electrónico y esperar que los empleados respondan fuera de horario puede parecer lo suficientemente inocuo, pero los minutos se suman. Muchas compañías esperan que los empleados estén disponibles fuera del horario de atención para comunicarse por correo electrónico, pero eso se ha confirmado en la corte como trabajo. Es posible que se sorprenda al descubrir cuántas "horas" sus empleados realmente están desconectando horas en esta única tarea.
Katharine C. Giovanni, presidenta de Triangle Concierge, dice: "Todo el mundo está tratando de pasar 36 horas en un día de 24 horas. En pocas palabras, la tecnología no ayuda porque puedes llevar tu oficina contigo. Por lo tanto, trabajamos todo el tiempo. "Aclare sus expectativas con respecto al correo electrónico y luego asegúrese de responsabilizar a todos, a los gerentes y a los empleados por igual, con los estándares que diseñe.
4. Haga énfasis en el Entrenamiento Cruzado. En algunas compañías, los gastos de horas extras se acumulan rápidamente para ciertas personas simplemente porque nadie más puede hacer su trabajo. No solo las horas extraordinarias se suman, sino que se desarrollan cuellos de botella, y el ancho de banda de algunos empleados termina maximizado mientras que otros terminan subutilizados.
Enfatice la capacitación cruzada tanto como sea posible para repartir la carga y permitir que los diferentes empleados intervienen en los proyectos a medida que aumenta la carga de trabajo o surgen situaciones de emergencia. Un entrenamiento cruzado efectivo también puede mejorar la moral, empoderar a más miembros del personal para que contribuyan en proyectos clave, y aliviar parte de la carga impuesta a otros miembros del personal.
El entrenamiento cruzado también puede permitirle ser más flexible con la programación. Con demasiada frecuencia, las empresas se ven obligadas a programar citas con personas con conocimientos especializados a expensas de importantes horas extraordinarias. Si bien no es posible, o ideal, realizar entrenamientos cruzados en todos los deberes o conjuntos de habilidades, identificar deberes que puedan ser fácilmente aprendidos por varios empleados puede reducir drásticamente las horas extraordinarias al tiempo que aumenta la productividad y la eficiencia.
Accion legal
Los empleados preocupados por su trabajo o desempeño pueden querer registrar horas sin cobrar el tiempo. Sin embargo, las empresas no deberían ver este tipo de comportamiento como algo bueno. Hacer la vista gorda o fomentar este tipo de comportamiento en la parte delantera puede tener repercusiones financieras desastrosas más adelante, en caso de que esos mismos empleados decidan iniciar acciones legales por clasificación errónea o por tiempo trabajado sin pago.
Según la Asociación Nacional de Abogados de Empleo, las disputas laborales y salariales han aumentado 77% desde 2004 y no es coincidencia, 2004 fue la última vez que el DOL revisó la Ley de Normas Laborales Justas. Con la discusión en curso de los cambios en las regulaciones de horas extra, los propietarios de negocios pueden esperar ver más olas de disputas laborales y salariales.
Solo en 2014, el Departamento de Trabajo ordenó a las empresas de todo el país pagar casi $ 241 millones en salarios atrasados debido a la clasificación errónea de empleados como un intento de evitar el pago de horas extras, pidiendo o alentando a los empleados a trabajar más de 40 horas por semana empleados para que respondan a correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas fuera del horario de trabajo sin pago. Desde empleados de EMS en Charleston hasta trabajadores de la salud en Santa Barbara y gerentes en tiendas de artículos deportivos, nuevas demandas siguen apareciendo a diario.
Acerca de Amy Bailey
Amy supervisa todas las operaciones financieras, de recursos humanos y de construcción en TSheets. Es una orgullosa Idaho Vandal que pasó ocho años en contabilidad pública en Coopers & Lybrand, y más de 20 años en empresas públicas y privadas de alto crecimiento como Extended Systems, ProClarity, Microsoft y Silverback. Ella tiene dos hijos y vive con su esposo y un mastín inglés llamado Scout.