Las cartas de cobro deben hacer dos cosas: retener la buena voluntad del cliente y ayudarlo a pagar. Usted sabe que una carta funciona cuando envía un lote de cartas y su teléfono suena o los pagos comienzan a llegar por correo.
Si envía un lote de cartas y no hay respuesta, es hora de nuevas cartas de cobro.
Para comprender las mejores prácticas de creación de cartas, a continuación, se encuentra disponible una carta de colección de muestras.
Un ejemplo de cuándo usar una carta de colección
Las ventas no han sido lo que fueron el año pasado en este momento. Frank negó con la cabeza mientras estudiaba detenidamente el antiguo balance de prueba, sabía que se enfrentaba a un trabajo incómodo que ahora era una necesidad si quería seguir en el negocio.
Con la colección de cartas escritas por un experto que lo guiaba, sabía exactamente qué hacer. "Enviar más temprano que tarde", había ordenado el experto. Frank tomó su montón de facturas vencidas y comenzó a ingresar la información del cliente en las plantillas de cartas de cobranza. Mientras Frank se abría paso entre la pila, su confianza creció con la idea de que le pagaran ese dinero que se le debía.
Carta de colección de muestra
8 de enero de 2018 Fontanería Franks Número de cuenta o Factura: 123 Saldo adeudado o vencido: $ 100.00 Querido Jim, Este es un recordatorio de que el saldo de su cuenta de $ 100.00 estaba vencido a partir del 28 de noviembre de 2008. Pague este monto hoy, he adjuntado un sobre de pago sellado para su conveniencia. Gracias por tu pago. Sinceramente, Frank Smith Fontanería Franks |
Consejos para la colección de cartas
Como puede ver en la carta de recolección de muestras anterior, las letras de colección más efectivas son cortas, directas y fáciles de leer. Trate de evitar palabras y oraciones largas o confusas. La letra más directa conduce a menos malentendidos. Su carta de recolección debe:
- Indique el motivo de su carta en la primera oración
- Explica más sobre la primera oración en tu segunda oración
- Sugerir una solución
- Gracias al destinatario
Su carta de recolección es un reflejo de su negocio, así que manténgala profesional y asegúrese de firmar cada carta personalmente. Recuerde que su carta es para persuadir a alguien a que le envíe dinero. Su redacción y tono son fundamentales, especialmente si este es un cliente con el que desea continuar haciendo negocios. Siempre suponga que el cliente pagará.
Adjuntar un sobre para el pago también es una buena idea. Si puede incluir franqueo en el sobre de pago, eso es mejor. Cuanto más fácil le resulte al cliente realizar el pago, mayores serán sus posibilidades de que le paguen.
Michelle Dunn ayuda a las compañías que quieren tener clientes que pagan puntualmente o temprano, ella trabaja con compañías que están luchando con clientes que pagan tarde o no pagan. Michelle tiene más de 21 años de experiencia en créditos y cobro de deudas, es autora de "Become the Squeaky Wheel, una guía de crédito y cobranza para todos" y muchos otros libros y posee un profundo conocimiento y un conjunto completo de herramientas de productos y servicios que puede marcar una gran diferencia para su empresa.
Editado por Alyssa Gregory