¿Qué y cuándo informar?
Los recientes cambios en la ley requieren que a partir del 1 de enero de 2015, todos los negocios de la construcción y los empleadores, en general, deben publicar y poner a disposición de todos los empleados la siguiente información:
- Muertes relacionadas con el trabajo dentro de las 8 horas.
- Hospitalizaciones relacionadas con el trabajo, amputaciones y todas las pérdidas de un ojo dentro de las 24 horas.
- Registre todas las lesiones por pinchazos de agujas y objetos cortantes.
- Registre todos los casos de pérdida de audición de cambio de umbral estándar (STS).
- Registre todos los MSD.
- Cualquier caso que requiera que un empleado sea médicamente removido bajo los requisitos de un estándar de salud de OSHA
- Registre todos los casos de transmisión de tuberculosis.
Entonces, ¿qué es exactamente el registro OSHA 300?
El registro OSHA 300 es un formulario utilizado por todos los empleadores, según corresponda, para mantener un registro que resuma las lesiones y enfermedades de los empleados. El documento debe estar ubicado en un lugar visible para todos los empleados y donde se realizan negocios u operaciones. El formulario tiene tres secciones principales: identificación, descripción y clasificación.
La primera parte contiene el nombre, el número de caso y el título del trabajo, la segunda columna proporciona una descripción de dónde ocurrió el incidente, junto con la fecha y la ubicación de la lesión, mientras que la tercera área contiene información sobre el tipo de lesión, días fuera del trabajo y cuantos días el trabajo será restringido
Consejos al mantener el registro
Es importante mantener el registro con información precisa y completa a tiempo. Siga estos consejos al completar su registro:
- El registro debe mantenerse de acuerdo con los años calendario no fiscales.
- La información se publicará dentro de los siete días posteriores a la presentación de un caso registrable.
- Mantenga y mantenga registros OSHA 300 durante cinco años. Elimine o agregue casos según sea necesario para mantener la información actualizada.
Los empleadores deben mantener registros de lesiones y enfermedades para cada establecimiento.
Cuando los empleados no se presentan a trabajar en el mismo lugar todos los días, los registros deben conservarse en el lugar desde el cual se les paga o en la base desde la que operan.
- Los formularios deben ser publicados y mantenidos por todos los empleadores incluso si no se registraron lesiones o enfermedades durante el año calendario
- Se deben usar formularios equivalentes proporcionados por la agencia de seguros, pero deben mantener la misma información requerida por el registro 300 de OSHA.
¿Qué formularios se requieren además del registro OSHA 300?
Los siguientes formularios se deben completar y mantener como parte del proceso de registro 300 de OSHA:
- OSHA Formulario 300 Registro de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo .
- OSHA Formulario 300A Resumen de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, y
- el Informe de Incidentes de Lesiones y Enfermedades (Formulario OSHA 301).
Beneficios de mantener registros
Estos registros serán beneficiosos para todos los negocios de construcción porque pueden ser utilizados para los siguientes propósitos:
- Las evaluaciones de seguridad en el lugar de trabajo pueden analizarse para determinar los problemas de seguridad
- El resumen de eventos puede usarse para identificar y prevenir riesgos repetidos
- Usó la información del año anterior para enfocar y mejorar las medidas de seguridad en torno a ciertas actividades que han sido parte de los incidentes de años anteriores
- El registro 300 de OSHA se puede usar para verificar registros durante investigaciones o reclamaciones en curso.
¿Cuándo debería publicar el resumen de registro?
El registro de la forma 300 A de OSHA debe publicarse todos los años antes del 1 de febrero del año siguiente, resumiendo todas las lesiones del año anterior. El registro debe estar visible desde el 1 de febrero hasta el 30 de abril.
Sin embargo, es importante entender que si un empleado solicita una copia para su informe de lesiones, se requiere que el empleador le proporcione una copia del registro OSHA 300 antes del final del día hábil siguiente a la solicitud. El registro también debe estar firmado por un ejecutivo de la compañía o un representante autorizado que indique que la información es verdadera y precisa.
Citación y sanciones por no mantener su registro OSHA 300
Durante una inspección de OSHA, el registro de 300 normalmente será el primer documento que se le pedirá que proporcione. Es un requisito presentar y mantener este registro. De lo contrario, puede recibir una multa de hasta $ 8,000 por cada año de la violación. Las empresas y las industrias de la construcción pueden enfrentar multas de $ 1,000 por cada año que fallen en mantener el formulario OSHA 300 log. También existe la probabilidad de que se pueda emitir una citación por separado para cada formulario de OSHA 301 que no se complete por completo o incorrectamente.
Lista de errores comunes al archivar el registro OSHA 300
Tenga cuidado al hacer las anotaciones en el registro y trate de evitar estos problemas comunes:
- Los empleadores pueden tergiversar lo que es un evento grabable de OSHA
- Pensando que el trabajo ligero no es una restricción de trabajo
- Ignorar la declaración del empleado no es precisa o no se puede usar como referencia
- Los empleadores no informaron la lesión porque el empleado afectado no la reportó a tiempo o de inmediato
- El tratamiento médico es grabable a menos que esté dentro de una excepción en los reglamentos, uno de los cuales es primeros auxilios.
- Olvidando hacer un seguimiento del día perdido durante eventos a largo plazo
¿Quién está exento de mantener el formulario?
En la primera sección de nuestro artículo, explicamos que no se requiere que todas las compañías mantengan el formulario OSHA 300 log. Hay algunos empleadores que están exentos del requisito federal, incluida la publicación de 300 A. La lista de industrias exentas se puede encontrar en el sitio web de OSHA. Recuerde que la Oficina de Estadísticas Laborales aún puede seleccionar empleadores exentos para participar en una encuesta estadística anual, y debe visitar el sitio web de OSHA para conocer las últimas regulaciones y requisitos relacionados con la guía de informes y registro.
Todos los formularios se pueden obtener del sitio web de OSHA, así como información sobre las últimas regulaciones.