ConventionPlanit.com es un directorio de búsqueda sin comisión disponible para profesionales de reuniones. A continuación se destacan algunos consejos ofrecidos por colegas en su profesión:
Reduce las tarifas de desgaste de habitaciones
Un día más o menos antes de su evento, averigüe si su hotel está reservado. Si es así, puede usar eso para que renuncie a los aranceles de desgaste que pueda haber incurrido. Esto funcionó maravillosamente para un evento en el conocido Bellagio. > Presentado por: Sandra Corzine, con ADP Insurance Services, Florham Park, Nueva Jersey.
Llegue una hora antes para una visita al sitio
Aparezca al menos una hora antes de la inspección programada del sitio y haga su visita sin previo aviso. Pase esa hora caminando e intente interactuar con los miembros del personal como si fuera un invitado y haga muchas preguntas. Pida indicaciones y haga "preguntas difíciles" como si fuera un viajero novato. Mire el restaurante y, si el tiempo lo permite, coma en uno.
Si encuentra que las cosas no están a la altura, se ahorrará (y al gerente de ventas) mucho tiempo y vergüenza. Con el tiempo que ahorró, suba al bastón y haga una inspección momentánea de otro hotel y reserve ese. > Enviado por: Robert Abbott Director-Corp. Marketing y comunicaciones, con Mueller Co., Decatur, Illinois.
Utilice un puntal de árbol para amarres
Como saben cualquier planificador o registrador, esas insignias de cuerdas y eslingas se pueden enredar fácilmente y desordenar el área de registro. Una solución simple es comprar un puntal de collar, ya sea en línea o en una tienda local. Algunos planificadores de eventos colocarán un letrero encima de ellos. > Presentado por: Christopher Gossett Coordinador de la conferencia, con Investment Company Institute, Washington, DC.
Reserve las últimas filas para llenar las filas delanteras
Nada se ve peor que las mesas vacías frente a un escenario (o área de ensayo) en la noche del banquete, especialmente cuando hay un orador invitado. Una solución es colocar letreros reservados en las dos últimas filas de mesas en el salón de baile, lo que obliga a las personas a estar más cerca del escenario. Una vez que se llenan las mesas delanteras, puede tirar de los letreros reservados y llenar las tablas en la parte posterior. > Presentado por: Dan Lough Coordinador del proyecto, con United Transportation Union, Cleveland, Ohio.
Utilice una caja de aparejos de pesca para un kit de suministros
Compre una caja de aparejos de pesca y coloque artículos diversos que pueda necesitar, tales como bolígrafos, engrapadoras, grapas, clips, un cortador de cajas, tijeras, velcro, baterías, un kit de costura y un botiquín de primeros auxilios. De esta forma, todo se organiza en un solo lugar y te ahorrará tiempo porque no estarás corriendo en diferentes direcciones buscando cosas.
Asegúrese de tener una lista de los contenidos de su caja de aparejos y reabastecerla tan pronto como regrese a casa para estar preparado para su próxima reunión. Enviado por: Julie Garrison con Association Management Ltd (ciudad y estado no incluidos).