¿Debería darle a un empleado un automóvil de la empresa?

Consideraciones gravables

Darle a un empleado el uso de un automóvil de la compañía suena como una buena idea. Pero, como siempre, es más complicado de lo que parece, especialmente en relación con los impuestos.

Este artículo lo lleva a través de algunos de los problemas relacionados con los conductores de los empleados de los automóviles de la empresa.

Solo el uso comercial es deducible

No importa quién conduzca un automóvil o quién sea dueño de un automóvil, solo el uso comercial de ese automóvil es deducible como gasto comercial. Quien maneje el automóvil debe mantener buenos registros de manejo para el uso comercial a la vez.

El evento comercial debe registrarse el día en que ocurrió, y debe incluir los detalles del propósito, la fecha y la ubicación o el kilometraje.

Puede otorgar a los empleados una asignación automática

La mayoría de las empresas otorgan a los empleados un subsidio automático para reembolsar los gastos de conducir un automóvil con fines comerciales. La asignación se puede dar además de proporcionar el automóvil al empleado.

Esta asignación no es un beneficio imponible para el empleado, siempre que se otorgue a través de un plan responsable. Un plan responsable es un conjunto de procedimientos establecidos por su negocio para contabilizar adecuadamente el dinero que se le entrega al empleado. El IRS quiere asegurarse de que no le está otorgando beneficios a los empleados, sino que estos son gastos comerciales legítimos pagados por el empleado y reembolsados ​​por usted.

Debe usar un plan responsable del IRS

Básicamente, para tener un plan responsable, los gastos del automóvil deben tener un objetivo comercial legítimo, el empleado debe proporcionarle registros adecuados que muestren el uso comercial y los montos gastados, y el empleado debe devolver cualquier reembolso en exceso en un período de tiempo razonable.



La asignación automática que otorgue a los empleados se puede determinar usando la tasa IRS estándar (diferente cada año) o los gastos reales. El método que use depende de usted, con algunas limitaciones.

Si no configura ni usa un plan responsable, cualquier asignación o reembolso que les dé a los empleados por conducir les está sujeto a impuestos, y debe incluir los montos de reembolso en su pago y los impuestos retenidos.

El uso de un automóvil por parte de un empleado es un beneficio de condición de trabajo

Un beneficio de condición de trabajo, de acuerdo con el IRS, es "la propiedad y los servicios que proporciona a un empleado para que el empleado pueda realizar su trabajo". Este beneficio se excluye de los ingresos del empleado en el supuesto de que el empleado podría tomar la deducción en una declaración de impuestos personal. En el caso de un automóvil de la empresa. Recuerde, este es solo el uso comercial del automóvil que es (a) permitido como un gasto comercial y (b) no gravable para el empleado como beneficio.

Sin embargo, el uso del automóvil por parte del empleado por razones personales no es deducible como un gasto comercial, ni para el empleado ni para su negocio. Así es como funciona esto:

El uso personal de un automóvil de la empresa es un beneficio imponible

Básicamente, cualquier cosa que le des a los empleados es un beneficio sujeto a impuestos. Si le da a un empleado el uso de un automóvil, el IRS considera que el uso personal del empleado es un beneficio adicional no monetario.

Intuit Payroll dice: "Una parte del valor del automóvil se considera parte de la compensación total del empleado para propósitos impositivos". Debe considerar el valor de este beneficio y mostrarlo en el sueldo del empleado y, por supuesto, retener impuestos federales y estatales y los impuestos FICA (impuestos de Seguro Social y Medicare) de esta cantidad, lo mismo que de otros pagos y beneficios.

Los automóviles están listados como propiedad de un negocio

Una nota final: los vehículos comerciales se encuentran en una clase especial de propiedad para fines de impuestos comerciales. Se consideran propiedades listadas, que incluyen propiedades que se pueden usar tanto por negocios como por motivos personales.

Ya sea que entregue o no el automóvil a un empleado o lo use usted mismo, si el automóvil se usa menos del 50% del tiempo para fines comerciales, aún puede deducir el uso comercial, pero debe usar la depreciación en línea recta.

Si decide entregar un automóvil de la empresa a un empleado

Veamos un ejemplo para ver cómo funciona todo esto:

Su negocio alquila un automóvil y se lo da a Mary para que lo use para manejar en una empresa.

Mary debe mantener buenos registros sobre la división entre el uso comercial y personal y proporcionar a su empresa informes detallados. Para este propósito, digamos que conduce un 50% para negocios y un 50% para usos personales.

Independientemente de quién conduzca el automóvil, el contrato de arrendamiento es a nombre de la compañía, por lo que el pago del arrendamiento es deducible como un gasto comercial, pero solo en la medida en que se utilice con fines comerciales. (Si se compra el automóvil, la depreciación del automóvil es deducible, de nuevo solo para la parte comercial de su uso).

Si reembolsa a Mary por los gastos de manejo de su negocio, no tiene que considerar que este reembolso es imponible si tiene un plan responsable, como se describe anteriormente.

Sin embargo, el valor del automóvil para el tiempo de manejo personal debe incluirse en los ingresos de Mary (y se aplican retenciones). Si el alquiler mensual del automóvil de la empresa Mary conduce es de $ 500, debe incluir $ 250 por mes en su cheque de pago.

Por qué es importante mantener buenos registros sobre el uso empresarial

Como puede ver en la discusión anterior, es muy importante que el conductor del automóvil de la compañía mantenga registros excelentes para demostrar la cantidad de manejo de negocios.

Esta prueba es necesaria:

Más información en Publicaciones del IRS

Descargo de responsabilidad: este artículo es solo para fines de información general. No pretende ser un asesoramiento fiscal o legal. Consulte con sus asesores impositivos y financieros antes de comenzar a entregarle a los empleados las llaves de los autos de la compañía.