Agilice sus registros con PayPal y Excel

Realice registros de eBay en un abrir y cerrar de ojos usando las funciones de PayPal

Si ha sido vendedor de eBay durante un período de tiempo, ya sabe que PayPal es una excelente forma de aceptar pagos en línea: es rápido, fácil y PayPal mantiene registros meticulosos de las transacciones realizadas de esta manera. De hecho, puede acceder a estas transacciones en un formato conveniente, listo para la hoja de cálculo para agilizar sus prácticas contables : ya sea usted comprador, vendedor o ambos, no tiene que usar el sitio web de PayPal directamente para acceder al registro de cada transacción.

En combinación con un programa de hoja de cálculo como Excel, esta función de PayPal puede hacer que la contabilidad para los compradores y vendedores de pequeño y mediano volumen sea muy fácil, especialmente si tiene cuidado de usar PayPal para la mayoría de sus transacciones.

Usar Excel para acceder a los registros de PayPal

PayPal pone su base de datos de sus transacciones a su disposición en un formato denominado CSV, o "valores separados por comas". La mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo como Excel, Quattro Pro o OpenOffice.org Calc, las mismas que puede usar para equilibrar su chequera o hacer sus impuestos, son capaces de leer e importar archivos almacenados en este formato.

Como PayPal puede crear archivos CSV en función de los intervalos de fechas, puede usar PayPal para generar información contable rápida, precisa y completa (incluidas las tarifas de PayPal , gastos de envío y otros detalles) sobre sus transacciones de eBay que luego puede almacenar en su propia computadora y manipular en una aplicación de hoja de cálculo, por ejemplo, para ordenar por tipo de transacción u obtener totales rápidos para fines impositivos.

Crear un archivo CSV usando PayPal

Para crear un archivo CSV de sus transacciones de PayPal, inicie sesión en el sitio web de PayPal tal como lo haría con su cuenta normalmente. Una vez que haya iniciado sesión y vea la página predeterminada "Mi cuenta", siga estos pasos:

1. Haga clic en "Historial". Haga clic en el enlace "Historial" azul y blanco cerca del centro superior de la página. (Sugerencia: está ubicado justo a la derecha del enlace "Retirar").

1. Seleccione un rango de fechas. Use las herramientas en el área superior de la página para seleccionar un rango de fechas para que se muestren las transacciones. Puede seleccionar solicitudes comunes como "La semana pasada" (para todas las transacciones durante los últimos siete días) o "Último mes" (para todas las transacciones durante los últimos 30 días), o puede optar por mostrar un intervalo de fechas específico.
2. Haga clic en el enlace "CSV". Haga clic en el enlace "CSV" justo a la derecha de la palabra "Descargar:" en la esquina superior derecha del área de visualización. Aparecerá una ventana emergente que le pedirá que seleccione un formato de descarga.
3. Haga clic en el botón "Descargar". Sin cambiar el tipo de archivo de "CSV", haga clic en el botón amarillo "Descargar". PayPal hará una pausa por unos momentos para acceder a su base de datos antes de enviar a su navegador web un archivo llamado Downoad.csv. Guarde esto en su escritorio para un fácil acceso.

Los usuarios avanzados que lean junto con este artículo quizás ya sepan qué es exactamente lo que quieren hacer con los datos en esta etapa; si es usted, puede descargarlo a otros formatos (como los formatos Quicken o Quickbooks) o desviarse de lo siguiente procedimiento.

Importación de archivos CSV a Excel

Ahora que ha descargado un archivo CSV que contiene las transacciones de su elección y el archivo se ha guardado en su escritorio, siga estos pasos para cargar el archivo en Excel.

1. Inicie Excel. Si el archivo CSV en su escritorio ya se parece a un archivo de Excel (es decir, el icono que representa el archivo tiene el mismo aspecto que los iconos que normalmente ve en los archivos de Excel), puede hacer doble clic en el archivo para abrirlo y vólar- ¡Ya terminaste! Muchos usuarios encontrarán, sin embargo, que el archivo CSV no se abre automáticamente en Excel cuando se hace doble clic en el icono. Si es usted, use su menú de inicio para iniciar la aplicación Excel.

1. Elija el menú "Archivo", luego seleccione "Abrir". Una vez que la aplicación de Excel está abierta, haga clic en el menú "Archivo" en la esquina superior izquierda de la ventana y seleccione la opción "Abrir" de la lista de opciones. Debería recibir una ventana de diálogo más pequeña con la etiqueta "Abrir" que muestra los archivos en su sistema informático.
2. Seleccione su escritorio. En las versiones recientes de Excel, esto se puede lograr haciendo clic en el icono "Escritorio" a la izquierda del cuadro de diálogo "Abrir". En las versiones anteriores de Excel, haga clic en la lista desplegable Ubicación que se encuentra cerca de la parte superior de la ventana y seleccione "Escritorio" en la lista larga de lugares que aparece.
3. Establezca el tipo de archivo a "Todos los archivos". Haga clic en la lista desplegable "Archivos de tipo" que se encuentra cerca de la parte inferior de la ventana y cambie el tipo de archivo de "Archivos de Excel" a "Todos los archivos". Esto hará que el cuadro de diálogo "Abrir" muestre cualquier archivo CSV en su escritorio.
4. Haga doble clic en el archivo "Descargar". Ubique el archivo CSV (llamado "Descargar" o "Descargar.csv" según su versión de Windows, puede que tenga que buscar a través de una lista de todos los archivos en su escritorio) en la lista de archivos que se muestra en el cuadro de diálogo "Abrir" y haz doble clic en él.

¡Eso es todo al respecto! Ahora debería ver una lista organizada y ordenable de todas sus transacciones recientes de PayPal en Excel. Si ya está familiarizado con Excel, debe ser capaz de poner esta información para usar en sus registros financieros de inmediato para procesar, filtrar, organizar, buscar o manipular sus registros de PayPal.

Tenga en cuenta también que, como se mencionó al principio de este artículo, se pueden seguir pasos similares para importar sus registros de PayPal en OpenOffice.org o Quattro Pro. Simplemente haga que su aplicación de hoja de cálculo importe o abra un archivo "CSV" o "valores separados por comas".

Como nota final, tenga en cuenta que si desea continuar utilizando esta información, probablemente deba volver a guardarla en el formato estándar de Excel (o en cualquier formato estándar que use su hoja de cálculo) para mayor comodidad. Para hacer esto, haga clic en el menú "Archivo" en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel y elija la opción "Guardar como". A continuación, seleccione "Libro de trabajo de Microsoft Excel" en la lista desplegable "Guardar como tipo", que se encuentra cerca de la parte inferior del cuadro de diálogo "Guardar como".

Feliz contabilidad!