Herramientas para organizar y automatizar sus tareas de eventos
Cada vez más planificadores de eventos están utilizando el software de gestión de eventos. Es posible que se pregunte de qué se trata el rumor y si tiene sentido o no para su negocio de planificación de eventos . Así que eliminemos el desorden para ayudarlo a decidir si el software de administración de eventos puede funcionar para usted.
¿Necesita software de gestión de eventos?
No, no necesita un software de gestión de eventos para ejecutar con éxito un negocio de planificación de eventos.
Si ha sido un organizador de eventos exitoso hasta este momento sin usar uno, ya sabía la respuesta a esa pregunta. ¿Puede hacer tu vida más fácil y tus eventos más exitosos? Quizás. Todo depende de sus necesidades específicas y del software de gestión de eventos en particular.
Características del software de gestión de eventos
El software de gestión de eventos existe para prácticamente todo tipo de planificación de eventos, incluidas convenciones, eventos sin fines de lucro y exposiciones. Y hay una larga lista de herramientas disponibles para organizar y administrar el proceso de planificación de eventos. Las características incluyen la gestión de proyectos, el intercambio de archivos, el registro automático, el seguimiento de contratos y propuestas, y la gestión de eventos múltiples. También hay herramientas para la venta de entradas, la administración de bloques de habitaciones y la promoción social, por nombrar algunos.
Con una oferta tan amplia, es importante investigar un poco y explorar qué ofrece cada paquete.
Después de todo, ¿de qué sirve el software de gestión de eventos que no incluye las herramientas que necesita para ser más eficiente? Las herramientas de solución solo funcionan si proporcionan soluciones a problemas que debe resolver. Lo que me lleva a mi siguiente punto.
Hacer una lista
Eche un vistazo a su negocio de planificación de eventos. ¿Cuáles son las tareas que completa regularmente como parte del proceso de planificación?
Haga una lista de estos artículos, señalando cualquiera que ya esté automatizado. Cuando su lista esté completa, separe las tareas que son más desafiantes, lentas o costosas. Estas son sus prioridades: necesita encontrar un software de gestión de eventos que ofrezca soluciones a estos problemas. Es tentador sentirse atraído por el glamour de un software de gestión de eventos o la larga lista de características de otro. Pero las campanas y silbatos son inútiles si no lo ayudan con su negocio de planificación de eventos.
Maximiza lo que ya tienes
¿Qué tecnología ya tienes en su lugar? ¿Estás optimizando sus capacidades? El software de gestión de membresía y los sistemas de administración de contactos a menudo tienen características de planificación de eventos que le permiten automatizar el registro, el pago en línea y generar avisos de confirmación. Antes de profundizar en un sistema completamente nuevo, haga un inventario de las funciones disponibles con su sistema existente.
Empieza a comprar
Ahora que tiene una lista de las herramientas de planificación de eventos que está buscando, es hora de darse una vuelta. Consulte las opciones disponibles, utilizando búsquedas filtradas para buscar software de planificación de eventos con herramientas que coincidan con su lista. Comience con aquellos que ya se pueden incorporar a su plataforma tecnológica existente.
Luego dales una prueba de funcionamiento. Algún software es gratis indefinidamente; otros ofrecen períodos de prueba gratuitos. Aproveche esta oportunidad para experimentar con los diferentes programas para ver si encajan perfectamente con lo que está buscando.
Pregunta por ahí
Habla con otros planificadores de eventos y descubre qué software de planificación de eventos usan y por qué. La experiencia de primera mano de otra persona con un producto o servicio no tiene precio. Puede ahorrarle tiempo y dinero. Mejor aún, su recomendación de un software de gestión de eventos que realmente funcione para ellos puede ahorrarle aún más tiempo y dinero a largo plazo. No existe una "talla única" cuando se trata de software de gestión de eventos; es una elección individual basada en las necesidades de su negocio y su preferencia personal.